Como fazer o cálculo INSS e sobre quais valores ele incide?

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é um órgão indispensável para a proteção social dos trabalhadores. Ele é o responsável por administrar benefícios como aposentadorias, auxílio-doença, pensões por morte e salário-maternidade. Para empregadores, o recolhimento correto das contribuições previdenciárias garante a conformidade com as leis, evitando multas e assegurando que os direitos dos empregados sejam respeitados.

Para os trabalhadores, por outro lado, as contribuições ao INSS funcionam como uma garantia de renda em momentos-chave, como na aposentadoria ou em casos de incapacidade para o trabalho. O cálculo exato dessas contribuições, feito com base nos salários e benefícios pagos, é fundamental para manter a transparência e a relação justa entre empregador e empregado.

A seguir, você encontrará informações práticas sobre o cálculo INSS, entendendo como ele é feito e de que forma pode beneficiar ambas as partes. Confira!

Entendendo o INSS e seus impactos

O mercado de trabalho, e as próprias leis, passam constantemente por atualizações, e a gestão previdenciária das empresas deve acompanhar essas mudanças para garantir conformidade. O cálculo correto  do INSS é necessário, tanto para proteger os funcionários, assegurando seus direitos a benefícios como aposentadorias e auxílios, quanto para as empresas, que evitam penalidades por erros ou atrasos.

As alterações recentes na legislação previdenciária, como a Reforma da Previdência de 2019, impactaram diretamente o cálculo das contribuições. A alíquota do INSS passou a ser progressiva, variando conforme a faixa salarial, o que exige atenção redobrada por parte dos empregadores. Além disso, mudanças em benefícios específicos, como o reajuste no auxílio-doença, afetam diretamente as projeções financeiras das empresas.

Manter-se atualizado, portanto, é uma das tarefas de gestão de RH mais importantes. Para isso, pode ajudar a adoção de softwares de gestão de folha de pagamento, que facilitam o cálculo e garantem que as regras vigentes sejam aplicadas corretamente, evitando erros e dores de cabeça.

Como realizar o cálculo INSS

Ao calcular o INSS, é preciso ficar atento a alguns aspectos importantes, pois eles impactam diretamente o valor a ser pago. Aqui estão alguns pontos:

• Faixas de contribuição e alíquotas: o INSS tem alíquotas progressivas, de acordo com a faixa salarial. Em 2024, as alíquotas praticadas vão de 7,5% a 14%, dependendo da renda do trabalhador, sendo aplicadas de forma escalonada. Por exemplo, se um empregado ganha R$3.000,00, ele pagará 9% sobre o valor até o limite da faixa correspondente.
  
  
• Diferença entre empregados e autônomos: para os empregados, a contribuição é descontada diretamente da folha de pagamento, conforme a faixa salarial. Já a contribuição dos autônomos é calculada com base no valor total de seus rendimentos mensais, devendo ser paga por meio de GPS (Guia da Previdência Social).
  
  
• Benefícios a serem considerados: o cálculo do INSS leva em conta salários, férias, 13º salário, adicional de insalubridade e horas extras. Por exemplo, se um trabalhador recebe R$2.500,00 de salário e R$500,00 de horas extras naquele mês, ambos serão considerados para o cálculo do INSS.
  
  
• Benefícios que não incidem: adicionais como ajuda de custo, vale-transporte, benefícios não-obrigatórios, diárias para viagens e alguns tipos de bonificações não são considerados para o cálculo do INSS, ou seja, não entram na base de cálculo.

Tendo em mente quais aspectos considerar na hora do cálculo, veja, a seguir, um exemplo de como a gestão de RH pode fazê-lo:

1. Determine a base de cálculo: some o salário base com eventuais adicionais como horas extras, adicional de insalubridade etc. Por exemplo, para um salário de R$1.800,00 com R$200,00 em horas extras, irá totalizar em R$2.000,00.

2. Aplique as alíquotas em conformidade com as faixas de contribuição. Para o exemplo acima, a alíquota é de 9%. Lembrando que elas devem seguir as faixas: 

• Salário de até R$ 1.412,00 - faixa de 7,5%
• Salário de R$ 1.412,01 a R$ 2.666,68 - faixa de 9% 
• Salário de R$ 2.666,69 até R$ 4.000,03 - faixa de 12%
• Salário acima de R$ 4.000,04 até R$ 7.786,02 - faixa de 14%

Seguindo o nosso exemplo acima, já considerando as horas extras, o desconto de 9% sobre R$2.000 totaliza em R$180,00.

5  dicas para melhorar a gestão do cálculo INSS

O cálculo do INSS pode ser simplificado e com algumas boas práticas e ferramentas para a administração de recursos humanos. Confira as dicas que podem facilitar essa rotina na sua empresa:

1. Uso de software de gestão: automatizar o processo com ferramentas especializadas reduz a chance de erros humanos. Softwares de folha de pagamento calculam as alíquotas e identificam benefícios que incidem ou não no INSS.
   
   
2. Treinamento da equipe: um time capacitado entende as regras do INSS e evita inconsistências no cálculo. Promova treinamentos periódicos para que o RH conheça as legislações atuais e saiba aplicá-las na prática.
   
   
3. Consultoria especializada: contar com consultores em contabilidade ou legislação trabalhista é ideal para resolver dúvidas complexas, especialmente em casos de mudanças legais ou solicitação de auxílio-doença por algum colaborador.
   
   
4. Acompanhamento das mudanças legais: as regras do INSS são atualizadas regularmente, como novas faixas salariais ou benefícios incluídos. Consulte portais oficiais e mantenha o setor de RH atualizado.
   
   
5. Implementação de checklists: crie listas de verificação para garantir que todos os detalhes foram analisados, como adicionais no salário ou itens que não incidem contribuição. Isso organiza o fluxo e reduz retrabalhos.

Essas estratégias, principalmente combinadas, ajudam a otimizar o cálculo, economizar tempo e assegurar que a empresa esteja dentro das normas trabalhistas.

💡 Confira nosso guia para a Gestão de Recursos Humanos!

Atente-se ao cálculo INSS para torná-lo prático!

Para uma gestão eficiente do INSS, é fundamental que a equipe de recursos humanos esteja sempre atualizada sobre legislações e práticas de cálculo. Isso evita erros e preserva a transparência. 

Conhecer boas práticas, como a automação de processos e o uso de checklists, pode fazer toda a diferença. Por isso, explore essas estratégias e transforme os desafios em oportunidades para aprimorar sua gestão!