Saber como fazer o orçamento de RH é importante por uma série de razões. Em primeiro lugar, tal orçamento determina os recursos financeiros disponíveis ao setor ao longo de determinado período. Por consequência, promove mais economia e senso de direção.
Se o RH não tem clareza sobre seu orçamento, pode ainda deixar de trabalhar com o que é prioritário e gastar seus recursos estratégicos com coisas triviais. Isso não prejudica apenas a empresa, também afeta os colaboradores e equipes de trabalho.
Adiante, ganhamos profundidade no tema. Explicamos como fazer o orçamento de RH com acerto e apresentamos 6 passos que você pode seguir. Boa leitura!
Primeiro, você precisa ter clareza sobre quais seus custos atuais e com que frequência eles aparecem. Isso porque seu orçamento não deve ser feito com base no achismo, muito pelo contrário! São necessários dados e estimativas confiáveis — o que será explicado adiante.
Para conhecer sua média de custos, o ideal é conversar com o setor financeiro. Ele costuma registrar o RH (e outros setores da empresa) como um centro de custo, ou seja, uma área que demanda recursos financeiros para operar. Desse modo, é bem provável que o setor financeiro da sua empresa já saiba quanto (e onde) você gastou ao longo dos últimos anos.
Se não houver tal controle, faça por conta própria um levantamento. Ponha no papel os gastos dos últimos meses e atribua valores (com base em cotações reais) de quanto seu RH precisou para funcionar. Assim, terá uma ótima ideia dos custos do seu departamento.
O RH tem assumido uma posição cada vez mais estratégica e, por isso, necessita de investimentos mais expressivos. Por exemplo, despesas com employer branding ou ações de endomarketing, que não existiam há só alguns anos, agora são bem comuns.
Portanto, pense nas suas metas de crescimento para o futuro. Se o plano é aumentar em um terço a força de trabalho, também precisará elevar os custos com benefícios oferecidos e treinamentos, entre outras coisas. Logo, seu orçamento deverá ser bem mais robusto.
O objetivo é construir um orçamento capaz de comportar suas metas de melhoria. Do contrário, no meio do percurso, ficará sem recursos financeiros para continuar a trabalhar. Pior ainda, poderá deixar muitos dos seus projetos inacabados, desperdiçando dinheiro e energia.
Um terceiro passo é levantar seus atuais indicadores de desempenho. Eles revelarão se o departamento de RH está operando com precisão e entregando ótimos resultados ou se há muito desperdício que pode/deve ser eliminado da rotina.
Quanto mais desperdício, mais dinheiro está “escoando pelo ralo” e afetando a aplicação dos seus recursos. Por exemplo, se você contrata profissionais pouco qualificados e isso gera turnover precoce, terá de investir muitos recursos financeiros na correção do erro.
Avalie sua taxa de erros e ineficiência para criar seu orçamento. O ideal é que o orçamento estimule você e sua equipe a acertar com mais frequência e trabalhar com menos recursos, promovendo a chamada economia em escala. Assim, todos ganham.
Você já deve ter percebido, mas o ideal é basear todo o seu orçamento em dados verídicos sobre sua rotina de trabalho e acerca da empresa. Caso as premissas assumidas sejam ruins ou descoladas da realidade, é pouco provável que seu orçamento seja adequado.
Nesse caso, o melhor é construir um relatório de RH e analisá-lo com alta frequência. Tal relatório contribuirá para que você entenda o que tem dado certo, onde seu orçamento tem sido aplicado e se são precisos mais recursos. Ou seja, permitirá ótimos diagnósticos.
Ao levantar dados, preocupe-se com três Vs, que são: veracidade, volume e variedade. Os dados empregados pelo RH devem, acima de tudo, ser verídicos. Eles também têm de ser volumosos e variados, de modo que representem a realidade da gestão estratégica de pessoas.
Por mais avançado que seja seu processo de planejamento e análise preditiva, nenhum orçamento é perfeito. É comum que precise gastar um pouco a mais e lidar com demandas que inicialmente não foram. Portanto, o melhor é assumir uma margem de erro.
Imagine, por exemplo, que precise de um orçamento de R$200 mil para o próximo ano, que basicamente será direcionado a um programa de treinamento e fidelização de talentos. É apropriado assumir uma margem de erro, por exemplo, de 10%. Logo, seu orçamento final deverá ser de R$220 mil, o que será suficiente para cobrir exigências não previstas.
Quanto menos você usar a quantia dessa margem de erro, melhor. É sinal de que seu processo de projeção está funcionando, e você está realmente se aproximando do valor aplicado ao RH. Por outro lado, se sua reserva é ultrapassada, em termos de análise, é um péssimo sinal.
Nenhum plano é perfeito. No meio do caminho, é possível que existam imprevistos que nem mesmo foram imaginados. A pandemia do Covid-19 é um bom exemplo disso, sendo que muitas empresas tiveram de digitalizar suas relações de trabalho, mudar a gestão de pessoas e adotar o home office — custos impossíveis de prever no primeiro mês de 2020, mas que se tornaram reais.
Exatamente por isso, seu orçamento deve contar com algum grau de flexibilidade. O ideal é que revise ele de tempos em tempos, avaliando se o que foi inicialmente acordado está sendo cumprido ou se precisará de mais recursos financeiros para cumprir com as metas.
Essa possível revisão orçamentária deve ficar clara à liderança da empresa, bem como ao time de RH. É importante que a liderança veja o orçamento de RH como algo estratégico e que pode potencializar os resultados da empresa, nunca como uma exigência burocrática. Assim, fica mais fácil de definir seu orçamento e, no futuro, ajustar pontos específicos.
Lembre que o RH é um setor estratégico, capaz de potencializar os resultados da empresa e do time de trabalho. Para isso, você precisa saber como fazer um orçamento de RH compatível com seus gastos atuais e metas de crescimento.
E então, você já sabe como fazer o orçamento de RH e está pronto para investir no assunto? Aproveite para acompanhar todas as nossas novidades, é só nos seguir nas redes sociais — estamos no LinkedIn, Instagram e Facebook.