A contratação de um funcionário envolve diversos procedimentos. Não basta assinar o seu contrato de trabalho: é preciso cuidar da sua integração, preparação e de aspectos mais burocráticos.
As tarefas se dividem entre o RH, a Gestão de Pessoas e o Departamento Pessoal (DP), sendo este último, comumente, responsável pela burocracia. Nas práticas desse setor, os documentos para admissão têm um papel fundamental.
Fazem parte da valorização do funcionário os cuidados com bem-estar, mas é necessário garantir os seus direitos. Assim, o DP também contribui nesse sentido, pois formaliza o contrato e tudo que o contratado deverá receber. Aliás, isso ajuda toda a empresa, pois a mantém dentro das normas, respeitando a Legislação Trabalhista.
A seguir, confira os documentos obrigatórios para esses procedimentos, além daqueles que não devem ser pedidos. Vamos lá?
Após o recrutamento e seleção, uma nova etapa se inicia: a admissão do novo funcionário. Diversos momentos fazem parte desse processo, incluindo ações burocráticas e outras integrativas.
Entre essas práticas, é necessário solicitar os documentos obrigatórios, para que os registros sejam adequadamente realizados. A seguir, listamos os principais que devem ser pedidos para o contratado. Para facilitar, separamos os documentos pessoais, os de dependentes e familiares e, por fim, algumas observações importantes. Vamos lá?
São os documentos referentes ao próprio indivíduo, incluindo:
São documentos de cônjuges e familiares na situação de dependentes do contratado, como:
Vale dizer que pode haver alterações nessas listas, incluindo ou retirando documentos, de acordo com o tipo de trabalho e particularidades do contratado. Por exemplo:
No mais, alguns documentos citados acima são necessários apenas no caso de salário-família ou outros auxílios que incluem familiares.
Portanto, é importante ficar atento às normas, percebendo variações. Não deixe de conferir, ainda, os prazos que a empresa tem para devolver os documentos aos contratados.
Mesmo se tratando de uma parte burocrática do processo, é essencial manter os cuidados necessários para não ferir a integridade do contratado. Muito se fala em RH humanizado, o que é essencial.
No entanto, toda a empresa deve levar em conta o respeito e a valorização humana. Isso se inicia desde o momento da admissão, seja no processo de onboarding, seja no ato de conferir os documentos.
Assim, o DP também deve tomar certos cuidados, evitando qualquer tipo de discriminação ou exposição desconfortável para os funcionários. Existem aqueles documentos que não podem ser pedidos ao contratado, trazendo, até mesmo, o risco de multa para a empresa, caso os solicite.
É o caso, por exemplo, de comprovações de dívidas, certidões negativas (do Serasa ou de ações trabalhistas, entre outras), exame de HIV, informações criminais e provas de gravidez. Tome cuidado, proteja os direitos dos seus colaboradores e evite problemas com os documentos para admissão.
Como comentamos na introdução, os documentos vão assegurar os direitos, tanto da empresa quanto do funcionário. Eles comprovam informações sobre o contratado, de modo a identificá-lo e permitir seu acesso a benefícios, por exemplo.
O conjunto de documentos obrigatórios traz desde informações básicas, como o CPF, até outras particularidades, que podem ser necessárias em diferentes momentos. Isso acontece, por exemplo, no caso de benefícios que contemplam familiares.
Se você vai oferecer auxílio-creche, precisa da confirmação de quantos filhos a pessoa tem, além da idade de cada um. O mesmo acontece com o salário-família e outros tipos de auxílio, que precisam saber do número de integrantes e outras características.
Em síntese, os documentos ajudam a conhecer alguns aspectos da vida dos funcionários, trazendo detalhes que vão além das habilidades profissionais. Claro que, como já comentamos, há um limite, pois não se pode exigir certas informações. Mesmo assim, esse ponto é válido.
No trabalho formal, os documentos ainda servem para garantir direitos básicos, como o próprio salário. São eles que levam à formalização do vínculo de contratação. Assim, se não estão registrados, os direitos do funcionário não estão tão seguros, por mais que sua empresa tenha uma postura justa.
Por outro lado, o empregador também será prejudicado caso tudo isso não esteja em ordem: o negócio sempre está sujeito a fiscalizações e, em casos de qualquer tipo de irregularidade, poderá receber multas ou ter outros problemas. Assim, lidar adequadamente com os documentos é uma das bases fundamentais para que as coisas andem bem no Departamento Pessoal de uma empresa.
Agora, você já conhece os principais documentos para admissão, assim como o quanto são importantes. Lidar com eles, porém, pode parecer desgastante e complexo. Na verdade, com os cuidados certos, tudo será mais tranquilo. Procure, junto ao seu time, organizar o tempo e pedir os documentos com antecedência, buscando evitar a sobrecarga. A tecnologia também já pode ajudar em vários momentos da burocracia.
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