Etiquetas para reuniões virtuais: entenda quais são as principais dicas

O mundo já não é o mesmo desde que surgiu a pandemia do novo coronavírus. Além de esse cenário ter acelerado a transformação digital nas empresas, essa fase também exige que os profissionais revisem hábitos e ainda se adequem a novos processos, como é o caso das videoconferências. Mas, para muitos, essa ainda é uma novidade, e pode surgir a dúvida: existem etiquetas para reuniões virtuais? A resposta é: sim!

Isso porque, da mesma forma como acontece nos ambientes presenciais, nas reuniões virtuais os profissionais também são observados e, por isso, é tão importante manter um comportamento adequado, a fim de transmitir credibilidade a tudo o que está sendo dito. Logo, é fundamental adotar algumas regras de etiqueta.

Para ajudar você a saber tudo sobre etiquetas para reuniões virtuais, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que significa etiquetas para reuniões virtuais?

Da mesma forma como acontece na etiqueta social, onde as regras não são escritas, mas fazem parte de um contexto cultural, as etiquetas para reuniões virtuais também fazem parte de um contexto corporativo, e certas regras devem ser observadas. É importante lembrar que, mesmo em home office ou em outro local fora do escritório, o profissional representa a empresa, e sua conduta deve estar alinhada com os valores e diretrizes da corporação, assim como acompanhar o comportamento esperado pelo meio social no qual se está inserido.

Nesse contexto, é importante evitar se apresentar mal vestido, com o cabelo desarrumado e a barba por fazer, por exemplo. Isso, além de revelar a falta de cuidado pessoal, passa uma impressão ruim frente aos outros colegas de trabalho, o que pode prejudicar a sua reputação profissional.

Por que isso acontece? Porque um profissional é avaliado o tempo todo no ambiente corporativo, mesmo que esse não seja o objetivo final de quem se relaciona com você. Além disso, os seres humanos são muito visuais, e a forma como você se apresenta, e também o ambiente à sua volta, comunica muito sobre a sua personalidade. Logo, estar atento aos detalhes é importante. Do contrário, você pode prejudicar a sua reputação, o que interfere negativamente na sua carreira.

Qual a importância das etiquetas para reuniões virtuais?

Você concorda que, não é porque a reunião é virtual, que ela não é profissional? Logo, é importante pensar o que é de bom tom e o que deve ser evitado enquanto se participa desse tipo de atividade. E a melhor forma de fazer isso é por meio de uma série de pequenas recomendações, que no final fazem toda a diferença.

Além de evitar constrangimentos e embaraços, aplicar algumas regras de etiquetas para reuniões virtuais garante que o tempo empregado seja mais bem aproveitado, o que evita aquela sensação bastante comum de que determinada reunião poderia ter sido um e-mail.

Adotar tais práticas também evita falhas de comunicação, previne desentendimentos e reduz o estresse e o cansaço gerado por essa forma de encontro, ainda mais em um contexto em que os colaboradores podem estar saturados do contato exclusivo por meio digital.

A preocupação de como agir nas reuniões virtuais deve ser ampliada quando pensamos que, antes da atual situação, muitos profissionais não estavam acostumados em participar de encontros do tipo ou mesmo não tinham o hábito de se comunicar com suas equipes e colegas de trabalho apenas por meios digitais.

Quais são as melhores dicas para evitar problemas?

Para garantir que suas reuniões virtuais transcorram da melhor forma possível, veja a seguir uma lista com dicas simples, mas valiosas. Dessa forma, haverá mais chances do encontro de entregar os resultados esperados, contribuindo com o bem-estar no trabalho em um momento tão atípico.

Faça as reuniões em um ambiente adequado

Na hora de montar a estação de trabalho em casa para participar de uma reunião virtual, o local deve ser pensado com cuidado. Antes de tudo, ele precisa ser tranquilo e silencioso. Isso ajuda a evitar distrações e interrupções.

O fundo do local, que aparecerá atrás da câmara, deve ser o mais neutro possível, para que não chame a atenção dos demais participantes. Uma parede é o mais recomendável, mas uma estante com livros do escritório também não costuma gerar muitos problemas.

Vista-se adequadamente

Por mais que o home office incentive a vontade tentadora de trabalhar de pijama, nunca apareça assim numa reunião virtual. Ainda que algumas empresas tenham flexibilidade no seu código de vestuário durante o período de trabalho remoto, o ideal é comparecer a esses encontros do mesmo modo que se ele fosse presencial.

Ou seja, isso inclui também pentear os cabelos e escovar os dentes. Tais descuidos podem gerar constrangimentos, então não os ignore só porque você está trabalhando de casa, ok? Além de evitar constrangimentos, esse tipo de cuidado pode ajudar na motivação do dia a dia de trabalho.

Tome cuidado com a câmera e o microfone

Antes e durante a reunião, tome todo o cuidado necessário com a utilização da câmera e do microfone. Salvo raras exceções (como uma conexão ruim) não é adequado deixar a câmera fechada, já que isso corta o contato visual dos outros participantes.

Quem não estiver falando deve deixar o microfone desligado. Isso ajuda a evitar ruídos desagradáveis enquanto outros estiverem conversando, o que pode prejudicar a dinâmica do momento. Para recados menores, o chat que a maioria das plataformas de videoconferência disponibiliza para os participantes pode ser utilizado.

Mantenha um comportamento profissional

Pense em tudo aquilo que jamais faria em uma reunião presencial e não faça nada disso em um encontro no ambiente virtual. Por isso, nunca fuja do assunto da reunião, não interrompa os demais participantes e, sempre que for sua vez de falar, procure ser claro e conciso na sua mensagem. Não se esqueça ainda de cumprimentar os demais envolvidos, como sinal de educação e consideração pela participação.

Evite atrasos

Uma dica para evitar atrasos nas reuniões virtuais é não deixar para se conectar em cima da hora. Todos os participantes devem, sempre que possível, estar presentes alguns minutos antes do horário combinado. Desse modo, qualquer problema pode ser resolvido a tempo, sem que isso postergue o início da atividade.

Elabore um roteiro e separe os documentos

Vai utilizar uma apresentação de PowerPoint? Tenha ela salva e facilmente acessível antes da reunião começar, e teste-a mais de uma vez com antecedência. Sempre que for compartilhar sua tela para mostrar qualquer documento, tome cuidado para não expor informações sensíveis.

Para otimizar o tempo da reunião, vale sempre a pena elaborar e compartilhar de forma antecipada um roteiro com todos os tópicos que serão debatidos. Qualquer documento importante para o debate deve ser compartilhado antecipadamente também.

Deixe o celular no mudo

Quando um telefone celular toca em uma reunião, seja ela presencial ou online, isso tira a concentração das pessoas, levando a atenção para o som do aparelho, o que pode interferir na linha de raciocínio das pessoas, trazendo prejuízos à assimilação das informações. Além disso, vale lembrar que, no caso do home office, ainda podem “vazar” outros barulhos, como o do cachorro e o das crianças brincando. Logo, ter o cuidado de colocar o celular no modo avião ou mudo colabora para minimizar os barulhos, o que ajuda no aumento da eficiência da reunião.

Mantenha uma boa aparência

Independentemente se você está em casa ou não, é de bom tom se apresentar como se estivesse na empresa. Por isso, vestir-se adequadamente e manter os cuidados com os cabelos, acessórios e barba feita é primordial. É sempre bom lembrar que a sua reputação profissional é avaliada em todos os momentos. Por isso, não se descuide. O autocuidado diz muito sobre você!

Conte com bons equipamentos

Além dos cuidados com a sua imagem pessoal, também é importante estar atento a todos os equipamentos utilizados nas reuniões virtuais. Isso porque, eles são fundamentais para que a comunicação aconteça de forma fluida, ou seja, que você se faça entender e também entenda o que as outras pessoas estão dizendo.

Logo, é importante contar com bons equipamentos, a exemplo de microfones, alto-falantes e câmaras. Essas ferramentas devem ser capazes de atender às suas necessidades e, por isso, vale solicitá-las à empresa ou fazer o investimento para garantir uma boa comunicação com a equipe.

Teste tudo antecipadamente

Sempre antes de qualquer reunião, separe alguns minutos para testar tudo o que será utilizado. Abra a plataforma utilizada para a reunião, verifique se o microfone e a câmera estão funcionando conforme o esperado. Tal cuidado evita que contratempos impeçam sua participação ou atrasem o andamento do compromisso, o que gera sempre irritação.

Verifique a velocidade da internet

Na era da transformação digital, todos dependem muito de uma boa conexão com a internet. Mas, como muitas pessoas estão utilizando mais dados em casa, é comum que a largura de banda e do serviço de internet diminua. Afinal, são muitas pessoas utilizando o serviço ao mesmo tempo.

Para verificar se a internet da sua casa ou local onde você está é adequada para a reunião virtual, acesse o site speedtest.net para medir sua velocidade de internet. Caso ela esteja inferior a 20 megabits por segundo, existe uma grande chance do áudio não sincronizar e da sua imagem parecer pixelada.

Tenha paciência

Todos estão sujeitos a um engasgo na conexão ou ainda a algum ruído inconveniente durante o encontro virtual, como o barulho dos filhos ou do cachorro, por exemplo. Na maior parte dos casos, é possível levar tais percalços sem maiores esforços e manter o andamento da reunião. Além disso, trabalhar fora do escritório é um desafio para muitas pessoas, que também precisam lidar com outras questões além do trabalho. Por isso, praticar a empatia e ter paciência é muito importante para ter sucesso nesse tipo de reunião.

Na hora de promover reuniões virtuais mais produtivas e agradáveis, cabe ao RH estabelecer algumas regras de boa conduta (como aquelas que foram mostradas neste artigo). Os profissionais desse setor podem reforçar que tais encontros devem acontecer com moderação, para evitar a fadiga causada pelo excesso deles, algo cada vez mais comum.

A expectativa é de que as videoconferências continuem sendo adotadas pelas empresas, já que elas são práticas e reduzem custos com deslocamentos. Por isso, para facilitar a adaptação, é importante adotar essas dicas de etiquetas para reuniões virtuais e tirar o melhor proveito dessas ferramentas.

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