Fornecedor de benefícios corporativos: 7 critérios para comparar propostas

Escolher um fornecedor de benefícios corporativos vai muito além de comparar preços.

Para o RH, essa decisão pode impactar diretamente a rotina de gestão, a experiência dos colaboradores e até a capacidade da empresa de acompanhar seus custos e processos. Afinal, benefícios como vale-refeição, vale-alimentação, vale-transporte e soluções flexíveis fazem parte do dia a dia da empresa e precisam funcionar de forma simples e consistente.

Por isso, antes de contratar ou trocar um fornecedor, é importante avaliar não apenas o que está sendo oferecido, mas como a solução funciona na prática e se ela acompanha as necessidades da empresa.

Neste artigo, você confere os principais critérios para comparar fornecedores de benefícios corporativos e tomar uma decisão mais segura.

Por que a escolha do fornecedor de benefícios é tão importante?

A gestão de benefícios envolve diferentes etapas: cadastro de colaboradores, pedidos e recargas, movimentações, acompanhamento de utilização, atendimento, resolução de problemas e, dependendo da solução contratada, gestão de diferentes categorias de benefícios.

Quando cada etapa exige processos diferentes ou vários fornecedores, a rotina do RH pode ficar mais complexa.

Por outro lado, uma estrutura mais integrada pode facilitar o acompanhamento das informações e reduzir atividades operacionais.

A centralização de benefícios, por exemplo, pode contribuir para uma gestão mais simples ao reunir diferentes soluções e processos em uma mesma estrutura.

Por isso, a escolha do fornecedor precisa considerar a experiência de quem administra os benefícios e também de quem utiliza as soluções.

7 critérios para avaliar um fornecedor de benefícios corporativos

Antes de fechar uma parceria, vale colocar as propostas lado a lado e analisar alguns pontos que vão além do valor apresentado comercialmente.

1. O portfólio atende às necessidades da empresa?

O primeiro passo é entender se o fornecedor oferece os benefícios que a empresa precisa hoje – e se possui capacidade para acompanhar possíveis mudanças no futuro.

Dependendo do perfil dos colaboradores, a empresa pode precisar administrar diferentes soluções, como:

• Vale-Transporte;
• Vale-Refeição;
• Vale-Alimentação;
• benefícios flexíveis;
• mobilidade;
• saúde;
• odontológico;
• bem-estar;
• benefícios voltados a despesas corporativas.

Por isso, não basta avaliar a quantidade de produtos disponíveis. É importante verificar se eles fazem sentido para o perfil da organização e dos colaboradores.

Uma empresa com equipes externas, por exemplo, pode ter necessidades diferentes de uma organização com funcionários predominantemente em escritório.

+ Leia mais: Guia completo para oferta e cálculos de VR e VA

Quanto mais aderente for o portfólio, menor a necessidade de buscar diferentes fornecedores para complementar a oferta.

2. Como funciona a gestão para o RH?

Um benefício pode ser interessante para o colaborador, mas se sua administração exigir muitos processos manuais, ele também pode gerar uma carga operacional significativa para o RH.

Na hora de comparar fornecedores, procure entender:

• Como são feitos os pedidos?
• Como ocorre o cadastro e a movimentação de colaboradores?
• Existe uma plataforma de gestão?
• É possível acompanhar pedidos e saldos?
• Quais processos podem ser automatizados?
• Como são disponibilizados relatórios?
• A empresa consegue centralizar diferentes benefícios em um mesmo ambiente?

Esse ponto é especialmente importante para organizações que estão crescendo.

O aumento do número de colaboradores tende a ampliar também a quantidade de movimentações. Uma estrutura que funciona bem para uma equipe pequena pode se tornar trabalhosa quando a operação ganha escala.

3. A solução oferece uma boa experiência para o colaborador?

O benefício não termina no momento em que o RH faz o pedido.

Para o colaborador, a experiência envolve desde o recebimento do benefício até sua utilização no dia a dia.

Por isso, vale avaliar aspectos como:

• facilidade de utilização;
• rede de estabelecimentos;
• abrangência;
• aplicativo;
• consulta de saldo;
• formas de pagamento;
• carteira digital;
• canais de atendimento;
• facilidade para solucionar problemas.

Esse cuidado é importante porque um benefício só gera valor quando é realmente útil para quem o recebe.

O próprio blog da Sem Parar Empresas já abordou o tema do engajamento em benefícios e como a baixa utilização pode estar relacionada à falta de aderência às necessidades dos colaboradores ou à complexidade de uso.

4. Qual é a abrangência da rede?

A rede de aceitação deve ser analisada de acordo com o perfil e a distribuição dos colaboradores.

Se a empresa possui profissionais em diferentes cidades ou estados, por exemplo, uma solução com atuação regional limitada pode gerar dificuldades de utilização.

Por isso, pergunte:

Onde os colaboradores poderão utilizar o benefício?

No caso de alimentação e refeição, por exemplo, é importante entender quais estabelecimentos fazem parte da rede e se ela atende às regiões onde a empresa possui funcionários.

Mais do que olhar para um número total de estabelecimentos, vale avaliar a disponibilidade real nas regiões de interesse da empresa.

5. Como é o atendimento ao cliente?

Problemas podem acontecer em qualquer operação. A diferença está em como o fornecedor responde quando eles aparecem.

Antes da contratação, procure entender:

• Quais são os canais de atendimento?
• Existe suporte especializado para a empresa?
• Quais são os horários de atendimento?
• Como são tratados casos urgentes?
• O colaborador possui canais próprios de suporte?
• Existe acompanhamento das solicitações?

Esse é um daqueles critérios que podem parecer secundários durante a negociação, mas fazem diferença na rotina.

Afinal, quando um problema afeta o benefício de um colaborador, o RH geralmente também acaba envolvido na resolução.

6. O fornecedor oferece segurança e conformidade?

Benefícios corporativos envolvem processos financeiros, dados de colaboradores e, em determinadas categorias, regras específicas de utilização.

Por isso, a empresa deve verificar quais mecanismos de segurança, controles e recursos de gestão são oferecidos pelo fornecedor.

Também é importante entender como a solução está estruturada em relação às regras aplicáveis a cada benefício.

No caso de alimentação e refeição, por exemplo, empresas que utilizam o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) devem observar as regras específicas relacionadas ao programa.

O fornecedor precisa apresentar de forma clara como sua solução atende às necessidades de conformidade da empresa.

7. Quanto custa – e o que está incluído?

Preço é importante, mas comparar somente o valor da proposta pode levar a uma análise incompleta.

Antes de escolher, procure entender:

• Existem taxas?
• Quais serviços estão incluídos?
• Existem custos adicionais?
• Há cobrança por funcionalidades específicas?
• Quais recursos de gestão estão disponíveis?
• Existem condições diferentes de acordo com o volume de colaboradores?
• O fornecedor oferece serviços complementares?

A melhor comparação não é necessariamente entre o menor e o maior preço.

É entre o que cada proposta entrega pelo investimento realizado.

Uma solução aparentemente mais barata pode exigir mais trabalho operacional do RH ou demandar a contratação de outros fornecedores para completar o pacote.

Um fornecedor ou vários? O que considerar

Outro ponto que merece atenção é a quantidade de fornecedores que a empresa pretende administrar.

Trabalhar com parceiros especializados em diferentes benefícios pode ser uma escolha adequada em determinadas situações. Porém, quanto maior o número de fornecedores, maior também pode ser a quantidade de processos, contratos, plataformas, contatos e rotinas que o RH precisa acompanhar.

Por isso, vale colocar na balança:

A centralização, porém, não deve ser considerada um objetivo por si só.

O mais importante é verificar se o fornecedor escolhido consegue entregar qualidade, abrangência e boa experiência nas diferentes soluções que a empresa realmente precisa.

Como comparar propostas de fornecedores de benefícios?

Depois de definir os critérios, uma maneira simples de organizar a decisão é criar uma matriz de comparação.

Para cada fornecedor, atribua uma avaliação interna aos critérios mais relevantes para sua empresa:

Essa análise ajuda a evitar que a decisão seja tomada exclusivamente com base em preço ou em uma apresentação comercial.

O ideal é considerar o conjunto da solução.

E quando a empresa já possui um fornecedor?

A avaliação também pode ser feita por empresas que não estão começando do zero.

Se já existe um fornecedor, vale revisar periodicamente a qualidade da parceria e perguntar:

• O atendimento continua atendendo às expectativas?
• A plataforma evoluiu?
• Os colaboradores estão utilizando os benefícios?
• A rede de aceitação atende às necessidades?
• O RH consegue administrar os processos com facilidade?
• Os custos continuam competitivos?
• O portfólio acompanha as novas necessidades da empresa?

Essa análise ajuda a identificar se o fornecedor atual continua adequado ou se chegou o momento de pesquisar alternativas.

Inclusive, estabelecer critérios e metas para acompanhar fornecedores é uma das práticas recomendadas para uma gestão mais estruturada dessas parcerias.

O que avaliar antes de tomar a decisão?

No fim, escolher um fornecedor de benefícios corporativos significa encontrar um equilíbrio entre necessidades da empresa, experiência dos colaboradores e facilidade de gestão para o RH.

Antes de assinar o contrato, confira se você consegue responder “sim” para estas perguntas:

✓ O portfólio atende ao perfil dos meus colaboradores?

✓ A gestão será simples para o RH?

✓ Os benefícios possuem boa aceitação nas regiões onde minha equipe está?

✓ Os colaboradores terão uma experiência de utilização adequada?

✓ O atendimento oferece suporte quando necessário?

✓ A solução possui os controles e recursos de segurança necessários?

✓ O investimento faz sentido diante de tudo o que está sendo entregue?

Se a resposta for positiva para esses pontos, a empresa estará comparando fornecedores com uma visão mais completa – e não apenas olhando para o preço da proposta.

Conheça as soluções de benefícios da Sem Parar Empresas

A Sem Parar Empresas possui um portfólio completo de soluções para diferentes necessidades de gestão de benefícios, incluindo Vale-Transporte, FLEX (VR+VA), Cartão MULTI e serviços adicionais de saúde, odontologia e assistências, entre outras opções.

O FLEX, por exemplo, reúne Vale-Refeição e Vale-Alimentação em um único cartão, enquanto o MULTI permite reunir diferentes categorias de benefícios em um único cartão com bandeira Mastercard, conforme as carteiras habilitadas pela empresa.

Para empresas que buscam centralizar diferentes soluções, também existe a possibilidade de administrar um portfólio mais amplo com um mesmo fornecedor.

Quer avaliar uma solução de benefícios para sua empresa?

Conheça o portfólio da Sem Parar Empresas e veja quais soluções podem fazer sentido para a realidade do seu negócio.