Como o RH pode gerenciar uma viagem de negócios com eficiência?

Em muitos segmentos, investir em viagens de negócios é um pré-requisito para bons resultados. Essas jornadas podem ajudar em diversos aspectos, como prospecção de clientes, participação de eventos para aumentar networking, conhecimento de novos fornecedores etc.

Contudo, para que essas oportunidades sejam aproveitadas da melhor maneira, é preciso que os gestores planejem corretamente o investimento para viagens, incluindo pontos como rota, estadia, alimentação, entre outros fatores. 

Vale a pena fazer uma viagem de negócios?

Viagens de negócios são investimentos estratégicos que podem impulsionar o crescimento de empresas de diferentes portes e segmentos. Sem dúvidas, setores como vendas, marketing e desenvolvimento de parcerias podem se beneficiar dessas ocasiões. 

Além disso, a participação em eventos específicos do setor da empresa pode fornecer insights valiosos e oportunidades de networking únicas. E vale lembrar que, muitas vezes, esses encontros são em locais diferentes do escritório, mas como as oportunidades são imperdíveis, a viagem é um investimento assertivo. 

Dessa forma, com investimento em viagens de negócios, as empresas têm a chance de alcançar objetivos cruciais – como a expansão geográfica, fortalecimento de relações comerciais, a captação de novos clientes e, é claro, fechamento de contratos importantes. Além disso, essas viagens podem ser uma verdadeira plataforma para treinamento e capacitação profissional, possibilitando o desenvolvimento da equipe.

7 dicas para a gestão de uma viagem de negócios

1. Planejamento antecipado: antes da viagem, é fundamental elaborar um itinerário detalhado, incluindo datas, horários de voos e reuniões agendadas. Isso ajuda a evitar conflitos de agenda e a maximizar o tempo disponível.
   
   
2. Escolha consciente de hospedagem: dê preferência às acomodações bem localizadas, próximas aos locais de interesse. Avalie com cuidado as comodidades oferecidas para garantir o conforto e a produtividade durante a estadia.
   
   
3. Gestão de despesas transparente: estabeleça políticas claras e forneça orientações sobre como os colaboradores devem reportar gastos. Utilizar ferramentas de gestão específicas pode facilitar esse processo.
   
   
4. Priorize a comunicação: mantenha linhas de comunicação abertas entre os colaboradores em viagem e a equipe no escritório. Isso é essencial para resolver questões urgentes e manter todos alinhados, evitando dores de cabeça.
   
   
5. Garanta a segurança dos colaboradores: forneça informações sobre medidas de segurança locais e instruções em caso de emergências. É fundamental que a equipe se sinta protegida em ambientes desconhecidos.
   
   
6. Cumprimento das políticas de viagem: assegure-se de que todos os colaboradores estejam cientes e sigam as políticas da empresa em relação a viagens, incluindo limites de gastos, escolha de fornecedores e possibilidades de ajuda de custo pontuais.
   
   
7. Avaliação pós-viagem: ao retornar, promova uma avaliação do desempenho da viagem. Isso permite identificar pontos de melhoria para futuras jornadas de negócios e otimizar os investimentos.

Vale-combustível para viagem de negócios

Nas viagens de negócios, o uso do transporte terrestre será inevitável em algum momento - mesmo que o maior deslocamento seja por vias aéreas, os trajetos entre aeroporto, acomodação e evento são feitos em veículos. 

Pensando no trajeto terrestre, seja usando carro pessoal, alugado ou da própria empresa, o custo do abastecimento é uma responsabilidade da companhia. Para simplificar o processo, muitas organizações oferecem o vale-combustível, benefício disponibilizado em forma de cartão ou voucher, que pode ser utilizado em postos de credenciados para abastecimento. 

Entre as principais vantagens do vale-combustível para o colaborador está a facilidade de uso, já que o cartão é prático, evitando a necessidade de recolher notas fiscais para o reembolso. Também tem pontos positivos para o RH, pois permite um controle mais preciso dos gastos com benefícios em postos de abastecimento, facilitando o planejamento financeiro e evitando surpresas. 

💡 Confira nossas dicas para simplificar a Gestão de Recursos Humanos.

Ganhe praticidade na gestão de viagem de negócios!

Ao planejar viagens corporativas, algumas boas práticas podem tornar o processo mais eficiente. E o uso do vale-combustível certamente é uma delas. Esse benefício auxilia na cobertura dos gastos com abastecimento, proporcionando praticidade para o colaborador e facilitando o controle de despesas para a empresa. 

E existem mais soluções como essa, que facilitam sua rotina. Por isso, não deixe de aprofundar nas melhores metodologias e ferramentas para conquistar mais praticidade!