O que é gestão de facilities e como o RH atua no setor?

Equipe Sem Parar Empresas - 4/10/2023

Sem Parar Empresas: Cinco pessoas reunidas em volta de uma mesa em um escritório para fazer a gestão de facilities

Manter o bem-estar dos colaboradores é uma estratégia essencial para qualquer empresa que busca otimizar seus resultados. E isso se torna um desafio para a equipe de RH, pois é preciso administrar diversos detalhes para, enfim, conquistar um bom ambiente de trabalho.

Nesse cenário, a gestão de facilities é um ponto indispensável e um verdadeiro aliado do time de recursos humanos. Vamos entender como as duas áreas devem trabalhar juntas?

O que é gestão de facilities e por que é importante?

Em resumo, é o conjunto de práticas que buscam cuidar do ambiente físico de uma organização para garantir que ele atenda de maneira eficiente às necessidades das equipes. Isso inclui desde os espaços de trabalho até os serviços indispensáveis para o bom funcionamento da empresa.

As facilities podem ser exemplificadas em pontos como disposição e manutenção do espaço físico, segurança e serviços de apoio. Na prática, um gestor de facilities atua coordenando todas essas áreas, sendo responsável pelo planejamento, gestão de serviços, controle de orçamento e melhorias contínuas.

Mas se engana quem pensa que essa é só mais uma das tarefas de gestão de RH. A criação de uma área exclusiva para administração de facilities pode ser extremamente benéfica para a empresa, principalmente pensando nos negócios de médio e grande porte. As vantagens são diversas, como uma melhor eficiência operacional, mais segurança, um índice mais elevado de bem-estar entre os colaboradores, além de contribuir para uma imagem mais positiva da empresa.

Qual a responsabilidade do RH na gestão de facilities?

Embora a gestão de facilities seja um departamento independente do RH, é preciso que ambos trabalhem juntos. Afinal, o objetivo em comum é atender as expectativas dos funcionários e garantir que o ambiente de trabalho propicie produtividade e segurança.

Ao trabalharem juntos, esses setores conseguem:

Retenção de talentos: enquanto o gestor de facilities deve garantir ambientes seguros e confortáveis a todos, o RH pode focar em ações de melhoria na experiência de trabalho. Tudo isso contribui para que os colaboradores se sintam à vontade na empresa.
Facilities adequadas: o gestor de facilities entrega suas demandas ao RH, e o departamento deve contratar mão de obra qualificada para superar os desafios, bem como assegurar que esses colaboradores - os prestadores de serviços que se enquadram na categoria facilities - também se sintam à vontade na empresa.
Alinhar objetivos: ao compartilhar informações e estratégias, o RH e a gestão de facilities podem alinhar os objetivos da empresa com as condições e necessidades do local de trabalho.
Aprimorar a eficiência operacional: juntos, é possível identificar oportunidades de melhorias nos processos e no ambiente de trabalho, aumentando a eficiência.

Como implementar a gestão de facilities?

Antes de começar a implementar a gestão de facilities, é importante observar alguns sinais que indicam que a sua empresa está pronta e tem maturidade para esse passo importante. Entre os principais pontos, estão:

Crescimento sustentado: se há um crescimento constante e a infraestrutura física está se expandindo, a gestão de facilities pode vir em um bom momento;
Complexidade nas operações: com atividades mais complexas e expansão de áreas diferentes, a área pode ajudar a coordenar necessidades específicas;
Busca por eficiência: se há necessidade de otimizar recursos e reduzir custos operacionais, essa pode ser uma solução inteligente;
Foco no bem-estar: ela também é bem-vinda em casos onde um dos pilares é valorizar o bem-estar e o conforto dos colaboradores.

Se você se identificou com o tópicos listados, chegou a hora de conferir o passo a passo para implementar a gestão de facilities:

Avaliação e Planejamento
Esse é o momento para identificar as necessidades específicas da empresa em termos de espaço físico, serviços e infraestrutura. Com isso em mente, é possível estabelecer metas claras para a gestão de facilities, alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e o orçamento disponível.
Estruturação da equipe
Nomeie um profissional responsável por coordenar as atividades, assegurando que ele tenha o conhecimento e as habilidades necessárias. Também é importante desenhar a equipe, contratando novos membros ou designando talentos para compor o time de facilities – como técnicos de manutenção, especialistas em segurança, entre outros.
Implementação de boas práticas
O próximo passo diz respeito à organização e otimização do uso dos espaços, levando em conta as necessidades dos colaboradores. Além disso, é preciso fazer uma boa gestão, garantindo a qualidade e boa rotina de trabalho dos serviços de apoio, como limpeza, segurança e manutenção.
Use a tecnologia a seu favor
Sistemas de gerenciamento e softwares que auxiliem na organização e monitoramento das atividades de facilities são aliados indispensáveis. Plataformas de feedback também fazem a diferença na hora de acompanhar a satisfação dos colaboradores e identificar áreas de melhoria.

Seguindo esses passos e adaptando-os à sua realidade, a implementação da gestão de facilities pode trazer benefícios significativos para o time e, é claro, para o sucesso do negócio.

💡Quer administrar múltiplas tarefas com praticidade? Confira nosso guia para Gestão de Recursos Humanos.

Garanta o bem-estar sem sobrecarregar o RH!

O departamento de gestão de facilities desempenha um papel vital ao assegurar o bem-estar dos colaboradores sem sobrecarregar o setor de Recursos Humanos. Trabalhando em parceria, ele cuida da infraestrutura física e serviços essenciais, deixando que o RH se concentre em estratégias de desenvolvimento e engajamento.

Para ter melhores resultados, que tal explorar mais práticas eficazes que simplificam a suas tarefas de RH? Assim, é possível promover um ambiente de trabalho mais produtivo e agradável.