Processos burocráticos: o que é preciso para reduzi-los?

Diante da atual conjuntura do nosso mercado, abalada ainda pela crise econômica, só conseguirão crescer as empresas que focarem em atividades estratégicas e conseguirem eliminar, o máximo possível, os processos burocráticos.

Apesar de manter uma companhia organizada e funcional, a burocracia em excesso pode acabar prejudicando o bom funcionamento dos fluxos empresariais, travando a produtividade e desmotivando os funcionários.

Além disso, uma empresa com muitos processos burocráticos acaba perdendo boa parte de sua capacidade de reagir de forma rápida às mudanças que o mercado exige.

Por isso, preparamos um post especial para mostrar o que é preciso para reduzir a burocracia na sua empresa e acelerar o crescimento do negócio. Acompanhe!

Tecnologia para automatizar tarefas

A tecnologia é uma grande aliada para otimizar o tempo, melhorar processos e evitar acúmulo de papéis. Mas não é só isso. Ela é fundamental também para automatizar tarefas.

O objetivo da automação é substituir tarefas repetitivas, que podem ser realizadas sem intervenção humana, por softwares, aplicativos e interfaces. E é possível fazê-la de diversas formas.

Entre os exemplos mais clássicos de automação de tarefas estão os sistemas de CRM, que o ajuda a descobrir rapidamente quantos e quais clientes adquiriram determinado produto. Muito mais fácil do que conferir as notas fiscais uma por uma, não é mesmo?

Outro exemplo é a automação de marketing, que possibilita a análise do comportamento de atuais e potenciais clientes nas suas redes sociais e blog, e define quais tipos de conteúdo devem ser enviados para cada um deles, de maneira personalizada. O resultado é muito mais interação e resultados.

Terceirização

Será que seus funcionários precisam realmente realizar todas as tarefas que envolvem a empresa?

Ao terceirizar algumas tarefas, é possível reduzir custos operacionais, contar com especialistas, priorizar investimentos, manter o foco na estratégia corporativa, otimizar o tempo dos colaboradores, entre diversas outras vantagens.

O que você acha de terceirizar, por exemplo, a gestão dos benefícios oferecidos pela empresa?

Ao contar com um fornecedor especializado nessa tarefa você eliminará preocupações com erros e parcerias desnecessárias, o que garantirá mais tempo para pensar em ações estratégicas voltadas à gestão de pessoas.

Autonomia à equipe

Libere sua equipe para tomar decisões rápidas, sem precisar necessariamente consultá-lo para tudo. Um processo longo de aprovação prévia do chefe ou do proprietário da empresa com certeza só acarretará em demora e perda de bons negócios.

É claro que ao falarmos sobre autonomia é necessário que os funcionários sejam capacitados para terem essa liberdade.

Portanto, é importante investir em treinamentos para que cada membro da equipe seja capaz de tomar decisões rápidas e seguras, de forma que isso reflita positivamente na empresa.

Revisão frequente de processos

Sim, uma das ações para reduzir a burocracia é fazer uma revisão frequente dos processos. Reúna a equipe e levante questionamentos sobre os atuais processos. Será que eles envolvem mais pessoas do que é necessário? Eles impactam o negócio de maneira positiva ou negativa?

Por meio dessa análise será possível definir quais processos são mais burocráticos e quais são as soluções para reduzi-los.

Otimização das reuniões

Sua empresa realiza diversas reuniões ao longo da semana, sendo que boa parte delas é improdutiva? Alerta vermelho! Isso é perda de tempo e de dinheiro para o seu negócio.

O ideal é diminuir o número de reuniões e, quando realizá-las, focar nas prioridades. Estabeleça horário de início e fim, faça uma lista de assuntos prioritários e convide apenas os funcionários que são essenciais para discutir o assunto. Elimine da rotina da empresa as reuniões que só servem como entraves burocráticos.

Viu como não é difícil eliminar os processos burocráticos que impedem sua empresa de ser mais competitiva? Agora aproveite para nos seguir nas redes sociais (Facebook e LinkedIn) e acompanhar vários posts como este!