A procrastinação no trabalho é responsável por grandes prejuízos para as empresas. Ela é relacionada ao presenteísmo, que é quando o colaborador está no seu posto de trabalho, mas não produz para a companhia.
As causas da procrastinação no trabalho vão desde a má gestão do tempo, a falta de conhecimento e habilidades para a função, até a desmotivação para executar as atividades diárias na empresa.
Ao longo desta leitura, trazemos para você as causas e soluções para a procrastinação no trabalho. Acompanhe!
Procrastinação é adiar ou demorar a executar uma tarefa que precisa ser feita. Sabe aquela reunião que você sabe que precisa fazer, mas adia ao máximo porque desconfia que ela não vai trazer os resultados esperados? Isso é procrastinação. E aquele relatório que você não faz porque exige muitos dados que você mão tem à mão. Isso também é procrastinação.
A maioria das pessoas tende a entregar as tarefas próxima ao prazo limite, mas o problema acontece quando procrastinar torna-se um hábito, e passa a prejudicar sua rotina e também da equipe.
O adiamento das tarefas tem vários motivos e acontece em diferentes setores e níveis hierárquicos. A maioria dos fatores relacionados à procrastinação têm caráter emocional e são também ligados à falta de organização. Veja a seguir quais são os principais fatores que levam à procrastinação!
A maioria das pessoas coloca a culpa na falta de tempo para justificar o atraso de suas entregas. Mas o que acontece, na maioria das vezes, é que o tempo no trabalho não é aproveitado como se deveria.
Distrações com grupos de conversa, redes sociais e até mesmo aquele cafezinho que dura mais de uma hora são os grandes responsáveis pela falta de tempo no trabalho.
Outras atividades que não têm relação com sua função ou com a do colega também são um dos grandes “roubadores de tempo”. Por isso, é preciso ficar atento.
Pode parecer estranho, mas muitos profissionais adiam a entrega das suas tarefas por medo das consequências ou por dificuldade de reconhecer que não sabem realizar o trabalho.
Por exemplo, um relatório que vai prejudicar uma área da empresa, ou uma pessoa em específico, ou mesmo o receio de algum dado estar errado e trazer consequências negativas para a própria carreira.
As tarefas mais complexas tendem a ser procrastinadas. E um dos grandes motivos pode ser a falta de conhecimento técnico e dúvidas para executar a tarefa.
Dessa forma, as atividades vão sendo postergadas, até que chega um ponto que não tem jeito: a “bomba estoura” e as coisas têm de ser feitas às pressas, gerando transtornos e, não raro, prejuízos para as empresas.
Atividades complexas costumam tomar muito tempo. Por isso mesmo, elas acabam sendo deixadas por último, pois as pessoas consideram que vão ficar muito ocupadas com elas, o que implicaria em deixar outras tarefas acumuladas.
Assim, os dias passam, e a tarefa é protelada até que alguém cobre ou um efeito negativo surja em função do adiamento.
Falta de energia para o trabalho, motivada pelo estresse do dia a dia, inevitavelmente causa doenças como estafa mental, estresse, depressão, e até mesmo síndromes, como a de Burnout. Como consequência, a produtividade do profissional cai drasticamente, culminando em vários problemas para a empresa.
Até aqui você já deve ter percebido que a procrastinação no trabalho e o presenteísmo impactam diretamente a produtividade e, como consequência, os resultados da empresa também são comprometidos.
É uma reação em cadeia que pode prejudicar a reputação da companhia e até mesmo a sua competitividade no mercado. Por isso, cabe aos gestores ficarem atentos aos sinais da procrastinação no trabalho e criar estratégias para motivar, engajar e capacitar todos os funcionários para os objetivos organizacionais.
Para ajudar você a criar um plano para evitar a procrastinação no trabalho, separamos o passo a passo a seguir. Acompanhe!
Em cargos de gestão, é mais fácil programar a semana, pois você já tem uma noção das atividades mais importantes que estão acontecendo na empresa. Se não der para programá-la até o fim, tente fazer um planejamento com metas profissionais até quarta ou quinta-feira. Dessa forma, você saberá o que de mais importante tem para resolver e poderá estar mais focado nas suas atividades.
Caso surja imprevistos no meio do caminho, avalie se é realmente importante, se é possível delegar, ou se essa atividade pode esperar. Caso tenha tempo para executá-la, programe-a de acordo com sua agenda.
Para otimizar o tempo, faça listas diárias de entregas. Comece pelo mais urgente e vá elencando as tarefas mais importantes. À medida que realizá-las, risque-as. Esse também pode ser um incentivo para você entregar um maior número de tarefas diariamente.
Nos compromissos diários, lembre-se de contar com imprevistos. Para isso, deixe livre de uma a duas horas no dia. Assim, você tem tempo de dar atenção às questões não programadas e se mantém dentro do prazo para as outras entregas.
Não é porque tem de ser entregue que você fará de qualquer maneira. Mesmo que o projeto ou atividade leve mais tempo para ser entregue, comunique aos interessados o status da tarefa e, se preciso, peça reforço para ajudar a colocar as demandas em dia. Isso também ajudará a identificar como impulsionar a motivação do grupo de trabalho.
Avise a todos quando estiver com uma demanda que requer um elevado grau de concentração. Para isso, comunique à equipe sobre a sua demanda e peça para não ser interrompido.
Faça a sua parte evitando olhar aplicativos e redes sociais, sair no meio do expediente para resolver coisas pessoais, entre outras situações. A autogestão é fundamental para seu sucesso profissional!
Parar de procrastinar pode não lhe trazer ganhos financeiros em curto prazo, mas com certeza trará muitos rendimentos no futuro. A lógica é simples: mais produtividade e mais qualidade só podem render bons resultados.
Por isso, não se apegue ao imediatismo e procure visualizar os benefícios para você e a empresa a médio e longo prazo. O reconhecimento profissional certamente virá!
Como vimos ao longo desta leitura, parar de procrastinar no trabalho é possível com a adoção de hábitos simples, mas extremamente eficientes para o seu dia a dia no trabalho. Comece identificando o que causa a sua procrastinação, trabalhe isso internamente e saia da sua zona de conforto.
Se você gostou deste artigo sobre procrastinação no trabalho, confira também como motivar sua equipe!