Quer saber como fazer o reembolso de despesas corretamente? Veja aqui!

Empresas que possuem funcionários que precisam se deslocar da empresa a trabalho já sabem que o reembolso de despesas é uma rotina comum. No entanto, esse processo requer atenção, já que incide em custos.

Além de apostar em uma política de reembolso de despesas, alinhada com a realidade e os objetivos da organização, é preciso ainda reduzir a burocracia para que o processo de reembolso seja ágil, mas ao mesmo tempo seguro, poupando os funcionários do preenchimento de diversos formulários.

Com o advento da pandemia desencadeada pelo novo coronavírus, o reembolso de despesas no home office também se tornou uma realidade, requerendo um novo posicionamento das empresas.

Quer saber mais sobre como fazer o reembolso de despesas de forma correta? Então, continue a leitura!

Como funciona o reembolso de despesas?

É possível entender o reembolso de despesas corporativas como sendo a justificativa de gastos que um funcionário teve fora do ambiente de trabalho, quando o profissional estava a serviço da empresa. Assim, mediante comprovação das despesas, o colaborador é ressarcido.

Grande parte do reembolso é feita quando o funcionário está em viagem a serviço da companhia e tem gastos com transporte, hotel, alimentação, aluguel de automóvel, entre outros.

É importante que a empresa possua uma política de reembolso. Dessa forma, é possível que se tenha uma proteção legal para o negócio e para o trabalhador.

As políticas de reembolso ainda colaboram para que o descolamento dos colaboradores ocorra de forma mais segura para todos os envolvidos, contribuindo para o registro correto das informações mais importantes da viagem.

Assim, uma política de reembolso alinhada com as necessidades dos funcionários e as demandas da empresa, otimiza todo o processo de reembolso de despesas, colaborando para o levantamento de dados que servem para projeções de despesas futuras.

Como o reembolso de despesas pode ser realizado?

A empresa pode realizar o pagamento dos gastos fora da empresa conforme três possibilidades. Acompanhe!

Reembolso

O colaborador arca com as despesas e é reembolsado após apresentar os recibos de tudo o que usou fora da companhia (recibo de táxi, aplicativos de transporte, lanchonete, restaurante, diária em hotel, entre outros).

Com a pandemia desencadeada pelo novo coronavírus, o reembolso para home office se tornou algo comum nas empresas. Ele compreende gastos com luz, internet, material de papelaria, entre outros, e é geralmente feito após a prestação de contas.

Adiantamento

A empresa faz uma estimativa de quanto o colaborador irá gastar e adianta o valor para que depois ele preste conta.

Pagamento de diárias

O pagamento de diárias funciona semelhante ao adiantamento: a empresa faz uma estimativa, baseada em históricos anteriores, de quanto o colaborador irá gastar por dia e libera o valor adiantado.

Como fazer um reembolso de despesas de modo eficiente?

Como adiantamos, para fazer o reembolso de despesas é preciso montar a política de benefícios alinhada com os objetivos da organização. Ainda é preciso reduzir a burocracia e também não restringir demais a experiência do colaborador, afinal, ele estará longe da estrutura do escritório, o que, por si só, já pode ser um grande desafio.

Com isso em mente, siga o passo a passo abaixo para adotar a política de benefícios da sua empresa!

Valide e armazene os recibos

Verificar a autenticidade dos recibos é fundamental para a correta execução dos trabalhos, além de armazená-los de forma correta para eles serem facilmente localizados, em casos de passivos trabalhistas.

De acordo com a legislação, o colaborador tem até dois anos, após o seu desligamento da empresa, para requerer seus direitos. Caso ele argumente que os valores do reembolso de despesas estavam incorporados no salário, a empresa precisa ter condições de provar que os valores depositados na conta do funcionário eram provenientes dos reembolsos de despesas.

Portanto, é muito importante garantir um correto armazenamento dos recibos, considerando também digitalizá-los para otimizar todos os processos.

Revise de forma constante o processo

Assim como acontece com outros processos na empresa, o reembolso de despesas também deve ter seus trâmites revisitados de tempos em tempos, a fim de promover a melhoria contínua dos trabalhos.

Para isso, você pode criar indicadores para serem monitorados e pedir a opinião dos funcionários para identificar o que pode ser melhorado nos processos. Anote todas as sugestões e analise os dados. Monte um plano de ação e execute para melhorar os processos.

Invista em soluções especializadas

O mundo corporativo está cada vez mais tecnológico e digital, por isso, contar com a ajuda de softwares para automatizar os recibos de reembolso de despesas e armazená-los em nuvem é o ideal.

Além disso, ao contar com a ajuda de um sistema, você tem diversas vantagens, como cálculo de quilometragem, eliminação do uso do papel, redução do tempo de preenchimento de papelada, fácil localização dos documentos, entre outros benefícios.

Se você gostou deste artigo confira nos nossas soluções em benefícios corporativos e entenda como podemos te ajudar a aumentar