O funcionamento adequado de toda empresa envolve o gerenciamento de uma grande quantidade de informações. Muitas vezes, isso requer uma série de processos burocráticos, que apesar de importantes podem ser prejudiciais quando em excesso.
Pensando nisso, separamos 5 dicas para reduzir burocracias. Confira!
O fato de muitas vezes precisar da opinião ou aprovação de várias pessoas para realização de ações simples gera muita burocracia e pode atrapalhar o fluxo empresarial.
Ao dar mais autonomia aos funcionários, os processos são simplificados e concluídos com maior rapidez. Quando isso ocorre, a motivação também aumenta, o que traz ganhos para a produtividade organizacional.
Contudo, é preciso que todos tenham conhecimento de quais decisões podem ou não ser tomadas de forma autônoma. Para fazer isso de forma efetiva, é necessário que as tarefas sejam delegadas com clareza e que haja o sentimento de responsabilidade pelas ações tomadas.
Quando as equipes de trabalho estão suficientemente qualificadas, há redução da burocracia, pois os funcionários sabem como agir diante de diferentes situações.
Além disso, a autonomia só traz bons resultados se os profissionais estiverem devidamente preparados e treinados para o exercício de suas funções.
Sendo assim, a realização de treinamentos é uma ferramenta que garante que as equipes estejam sempre atualizadas acerca dos processos que executam.
O organograma define toda a estrutura hierárquica da empresa e, mais do que isso, pode mostrar as atribuições e responsabilidades de cada cargo existente, o que contribui para a definição de papéis.
Além disso, garantir a clareza do organograma é importante para reduzir burocracias porque sempre que alguém tiver uma dúvida, saberá a quem deve recorrer.
Apesar de haver uma hierarquia, é importante incentivar uma postura colaborativa entre os trabalhadores. A existência de lideranças deve ser mostrada como um fator positivo e de possibilidades de crescimento.
As reuniões são práticas comuns e muitas vezes necessárias, mas nem sempre são feitas de forma objetiva, o que podem torná-las chatas, burocráticas e ineficientes.
Para garantir que isso não ocorra, responda à pergunta: “o melhor meio de trabalhar essa questão é em uma reunião?”. Se a resposta for “não”, use outras ferramentas de comunicação.
Para que uma reunião seja produtiva, é recomendado haver um horário predefinido de início e término, pautas preestabelecidas e objetividade.
A tecnologia é uma grande aliada na organização de processos, pois o uso de um software de gestão diminui o fluxo de papéis, auxilia no uso de dados e sistematiza aspectos operacionais da rotina.
Esses sistemas também diminuem a probabilidade de erro e permitem a elaboração de relatórios em tempo real. Tudo isso otimiza a gestão e reduz o tempo de algumas atividades, sendo fundamental para aumentar a vantagem competitiva no mercado.
Ao seguir essas dicas e reduzir burocracias, o RH se torna mais estratégico e apto a desenvolver os colaboradores em conformidade com os objetivos empresariais. Dessa forma, a empresa será cada vez mais eficiente e estará mais próxima ao sucesso organizacional.
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