Guia do vale-transporte: tudo que o RH deve saber sobre o benefício

Vale-transporte: um direito do trabalhador 

Na hora de disponibilizar os benefícios, o RH precisa estar atento ao que diz a legislação brasileira, como a Lei do Vale-Transporte. Por ser obrigatória a oferta do VT, cálculo equivocado culmina em prejuízo para a empresa, futura ação trabalhista e na incidência de multa e autuação pelo Ministério do Trabalho.

Por esses motivos, o gestor do RH tem de ficar atento à lei do Vale-Transporte para executá-la corretamente. Para que não restem dúvidas sobre o assunto, preparamos este guia completo para você. Acompanhe! 

O que diz a Lei do Vale-Transporte?

A Lei nº 7.418/85, que regulamenta o vale-transporte, diz que o benefício deve ser concedido pelo empregador ao trabalhador. Portanto, não se trata de uma reposição salarial — é uma antecipação para a cobertura de despesas com  transporte coletivo público.

O objetivo da Lei do Vale-Transporte é assegurar 94% dos gastos com a despesa de deslocamento da casa para o trabalho (e vice-versa) aos trabalhadores. Além disso, é uma forma de incentivo ao uso do transporte público, beneficiando, assim, toda a população de uma cidade — principalmente das metrópoles, que sofrem com o trânsito caótico.

A utilização do transporte público, além de contribuir com a mobilidade urbana, colabora com o meio ambiente e com a economia do país, uma vez que incentiva a redução do uso de veículos particulares e, consequentemente, diminui a emissão de gases poluentes.

Quem tem direito ao vale-transporte?

A concessão do benefício é obrigatória para todos os trabalhadores brasileiros, urbanos ou rurais, que possuam registro em carteira. Isso significa que, além do quadro de funcionários padrão, é necessário disponibilizar o vale-transporte para estagiários, temporários e domésticos. 

Uma dúvida comum entre os empregadores é de quantos vales-transporte o trabalhador tem direito por dia. A resposta é simples: quantos forem necessário. O benefício deve ser oferecido independentemente da distância entre a residência e o local de trabalho do funcionário. Também não existe limite mínimo ou máximo para o valor das passagens.

Sendo assim, no ato da admissão, cabe ao empregador solicitar ao colaborador:

1. Endereço residencial completo;
2. Meio de transporte que será usado para fazer o deslocamento;
3. Número de vezes que será feito o deslocamento de casa para o trabalho e vice-versa.
   
   

Dessa forma, uma vez informado o trajeto a ser percorrido, bem como as conduções que fará uso, o empregador deve fornecer o número necessário de vales-transporte para a cobertura de todo o trajeto.  Na hipótese de o colaborador mudar de endereço, é da responsabilidade dele avisar ao RH para que o valor do benefício seja ajustado.

Lei do Vale-Transporte x casos à parte

1. Colaboradores que não utilizam transporte público
   
   

   Com base na CLT, o uso das passagens deve se dar no sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal ou interestadual. Por isso,  não fazem jus ao auxílio transporte os empregados que se deslocarem de casa para o trabalho em veículo automotor, motocicletas, bicicletas e/ou a pé, bem como também não se enquadram os profissionais em home office.

   Nesses casos, é preciso que o trabalhador preencha uma declaração informando que não utiliza o transporte público para se deslocar de sua residência ao trabalho e vice-versa — não tendo, portanto, o perfil de beneficiário e informando os motivos pelos quais não faz uso dele.
   
   

2. Substituição pelo vale-combustível
   
   

   O vale-combustível não é equivalente ao vale-transporte. Mas caso o colaborador opte por não receber as passagens e sim o auxílio, três itens são indispensáveis:

   1. Acordo entre funcionário e empregador;
   2. Renúncia expressa do trabalhador do direito ao vale-transporte;
   3. Manifestação do empregado em relação à opção pelo vale-combustível.
   
   

   Entre as opções estão cartão auxílio combustível ou adiantamento em dinheiro. Independente da escolha, o valor deve cobrir os gastos com abastecimento equivalente ao consumo do veículo particular para o trajeto casa-trabalho-casa.

   Vale lembrar que, no caso do vale-combustível, não há desconto na folha de pagamento. Ou seja, o benefício não tem natureza salarial, pois é um aditivo não obrigatório fornecido pelas empresas.

3. Férias e faltas
   
   

   Férias, licenças ou dias de repouso são alguns exemplos de quando o funcionário não tem direito a vale-transporte. De igual forma, caso o colaborador falte ao trabalho, ainda que por motivo justificado, o empregador pode requerer a devolução dos valores referentes a esses dias. Neste caso, também é possível deixar como crédito para o mês seguinte ou debitar o valor referente ao futuro salário.

   Além disso, o funcionário não tem direito ao vale-transporte se o empregador fornecer a condução. No entanto, se essa condução não abranger todo o trajeto do colaborador, ele precisa receber os vales referentes ao trajeto não percorrido.

Os valores e descontos do vale-transporte

A empresa é obrigada a pagar vale-transporte de modo com que o valor seja suficiente para cobrir todos os gastos com as rotas de transporte público utilizadas pelo colaborador. Em contrapartida, o empregador está autorizado a descontar 6% do salário-base do funcionário. 

É importante acrescentar que a Lei do Vale-Transporte esclarece que o benefício tem natureza indenizatória, e não salarial. Por isso, ele não se incorpora à remuneração para qualquer tipo de efeito. O que também significa que ele não será considerado para o cálculo de contribuição previdenciária, de FGTS, de férias e de 13º salário.

Como calcular o valor do vale-transporte?

Primeiramente, precisamos esclarecer que o valor do vale-transporte não é igual para todos. Ele varia em função de dois aspectos: i) o preço da passagem (tarifa), que pode mudar de região para região e ii) o número total de passagens demandadas, que depende do deslocamento (casa-trabalho e vice-versa) feito por cada colaborador.

Dito isso, o artigo 4º, parágrafo único, da Lei 7.418/85 estabelece que “o empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”. Ou seja, se o colaborador gastar mais que 6% do seu salário com vale-transporte, o empregador deverá participar com o excedente.

Portanto, para calcular o valor do vale-transporte, precisaremos de 4 informações:

1. O salário-base do profissional — também chamado de salário bruto ou nominal, é a remuneração combinada com o trabalhador como pagamento pelos seus serviços;
2. O valor necessário em vale-transporte — gasto total com vale-transporte, que varia em função das tarifas e do número de passagens necessárias ao funcionário;
3. O desconto do vale-transporte — abatimento (em R$) de até 6% do salário do funcionário;
4. A participação do empregador — participação no que exceder os 6% do salário-base, colaborando com despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.
   
   

Exemplos para cálculo do vale-transporte

Imagine que uma colaboradora ganhe R$2.000 por mês. Ela gasta R$10 por dia para ir e voltar do trabalho (de segunda a sexta-feira), logo, seu gasto mensal  com passagem é de R$200. A empresa pode descontar, no máximo, R$120 - que representa 6% do seu salário. Portanto, o empregador terá de arcar com R$80.

Agora pense em um profissional com salário de R$4.200 que precisa de R$330 em vale-transporte. O desconto no salário-base (6%) é R$252, cabendo ao empregador participar com o excedente (R$78). Note que, nesse caso, a empresa acabou colaborando mais do que o primeiro exemplo, pois são muitas variáveis que envolvem o desconto. 

Vamos considerar um terceiro caso. Um profissional com salário de R$3.800 que precisa de R$220 em vale-transporte. O desconto de 6% seria equivalente a 228, valor superior ao demandado. Logo, desconta-se menos em sua folha de pagamento, sendo apenas 5,78% do seu salário. Além disso, por não exceder os 6%, a empresa não precisa participar com nada.

Uso do vale-transporte: entendendo para orientar

O RH precisa conscientizar o funcionário sobre a importância e usabilidade correta do vale-transporte. Confira algumas dicas a seguir!

1. Uso consciente
   
   

   Conscientize os funcionários sobre a finalidade do VT. Nesse sentido, o colaborador deve controlar o saldo do cartão e evitar utilizá-lo em casos que não sejam de deslocamento para o trabalho.

   Também é importante esclarecer que o uso do vale-transporte por terceiros significará um prejuízo para ele mesmo, pois ele deverá arcar com os gastos excedentes. 

2. Comunicação em caso de perda ou roubo
   
   

   A comunicação deve ser imediata para que o bloqueio seja efetivado e outro cartão seja providenciado. Se essa providência não for tomada em tempo hábil, o próprio funcionário poderá sair prejudicado, caso o cartão seja utilizado por outra pessoa.

3. Evitar perda ou roubo
   
   

   Para evitar que situações assim aconteçam, é preciso alertar os funcionários para que eles tenham o máximo de cuidado com o cartão, que deve ser tratado como documento importante e guardado de maneira segura.

4. Devolução do cartão
   
   

   Se o colaborador se desligar da empresa, ele deve efetuar a devolução do cartão para que o documento seja descadastrado ou transferido para outro usuário do vale-transporte.

Como agir em caso de utilização inadequada do benefício?

Conforme a Lei do Vale-Transporte, o benefício só pode ser usado para deslocamento de casa para o trabalho e do trabalho para casa. Porém, pode acontecer de alguns funcionários utilizarem o benefício para outros fins ou estenderem o vale a terceiros. Tais práticas são consideradas faltas graves e podem motivar a demissão por justa causa.

Outro ponto que pode ser encarado como de má-fé pelo empregador são as informações inverídicas repassadas ao RH, como endereço e as necessidades de transporte extrapoladas. Esses casos também podem resultar em demissão por justa causa.

Enfim, cabe ao empregador o papel de fiscalizar a devida utilização desse direito e agir em caso de uso inadequado. Nos casos em que a rescisão do contrato não é uma opção, é possível dar advertências suspensões, e, quando nada der resultado, demissão por justa causa.

A gestão de vale-transporte

O objetivo principal de qualquer administração é fazer com que seja possível ter uma operação eficaz com custos enxutos. Na gestão de vale-transporte, é preciso adotar algumas boas práticas para potencializar a sua eficiência. 

5 práticas que auxiliam na gestão do VT

1. Aderir a um cartão
   
   A melhor forma para otimizar os custos com transporte é fazer o controle do que é pago aos seus funcionários. Assim, o caminho ideal é investir na adoção de um cartão para disponibilizar o valor referente aos dias trabalhados. 
   
   Para a empresa, o cartão é benéfico, pois evita que valores indevidos sejam passados para o colaborador. Para o funcionário, o ganho está na facilidade de não ter de ficar procurando o dinheiro ou os tickets na hora de pegar o transporte. Além disso, existe uma vantagem mútua: reduz os impactos em caso de roubo, já que a empresa pode solicitar o bloqueio do cartão e a transferência do saldo imediatamente.
   
   
   
2. Usar dinheiro apenas em situações emergenciais
   
   O cenário ideal é que a empresa tenha cartões de reserva, caso o colaborador venha a perder ou ter o seu roubado. No entanto, muitas vezes, é difícil. Nessa situação, é necessário usar o dinheiro para transporte. 
   
   Outra questão também é a necessidade de se evitar ao máximo que o colaborador use dinheiro do próprio bolso. Fazer o reembolso de benefícios parece simples, mas, na prática, é uma tarefa operacional complexa, principalmente pelo fato de envolver a verificação de valores e, no caso do vale-transporte, ainda ter a dedução dos 6%.
   
   
3. Fazer controle rigoroso dos períodos de trabalho
   
   Para otimizar a sua gestão de benefícios, é primordial garantir o gerenciamento preciso da batida de ponto dos seus colaboradores.
   
   Muitas empresas usam a ficha em papel para validar a entrada e a saída dos funcionários. No entanto, vale a pena pesquisar a possibilidade de investir em um relógio de ponto digital com um sistema integrado. Assim, é possível utilizar as informações para acompanhar o banco de horas e realizar os cálculos de vale-transporte, refeição e até mesmo da remuneração pelos dias trabalhados.
   
   
   
4. Investir em automatização
   
   Investir em um software para ajudar na gestão de benefícios permite reduzir o tempo e os recursos de capital humano em tarefas operacionais. Dessa forma, a sua equipe vai monitorar as ações e focar em atividades mais estratégicas para o negócio.
   
   
   
5. Manter histórico de pedidos
   
   Outro ponto essencial é ter todas as informações relacionadas ao vale-transporte em um documento, uma planilha ou até mesmo um software de gestão de benefícios. É preciso consolidar um histórico dos pedidos do VT, tanto no ingresso de novos funcionários quanto na reposição e até devolução de cartão em caso de desligamento.
   
   Nesse histórico, é necessário detalhar a data em que foi concedido o benefício, os dados do colaborador, bem como a área em que ele atua. É interessante esse tipo de controle, principalmente para aquelas empresas que atuam com departamentalização em centros de custos.

E as falhas no recolhimento do vale-transporte?

Para garantir a boa gestão do benefício, é fundamental trabalhar para que falhas sejam evitadas, de modo que a empresa se mantenha aderente à legislação, desconte valores adequados dos empregados e contribua com o excedente. Erros podem implicar em problemas legais, financeiros e gerenciais.

Felizmente, muito pode ser feito nesse sentido. Veja algumas dicas importantes:

• Invista em tecnologias que facilitem a gestão e distribuição de benefícios;
• Audite os descontos e contribuições, garantindo que estejam sempre adequados;
• Mantenha as informações dos funcionários, como endereço, sempre atualizadas;
• Aprenda com as falhas e trabalhe para que não aconteçam novamente;
• Adeque-se continuamente às mudanças em termos de tecnologia e legislação.

Vale destacar que a tecnologia é sua principal aliada. Ela simplifica seus processos, gera mais informações e relatórios de controle e, muitas vezes, automatiza suas tarefas mais básicas. Portanto, busque por parceiros tecnológicos que melhorem sua administração de benefícios, sobretudo vale-transporte, agregando agilidade e precisão ao processo.

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