Como planejar uma viagem a trabalho com veículos da empresa?

Para fechar bons negócios, muitas vezes, as viagens a trabalho se tornam essenciais. Elas têm como objetivo realizar entregas de produtos a clientes estratégicos, vender para um novo público, participar de eventos e cursos profissionalizantes, entre outros.

Independentemente da natureza da jornada, o planejamento de rota e de estadia é crucial, especialmente quando os veículos da empresa estão envolvidos. Nesse sentido, gestores de frotas - ou profissionais capacitados para a função - devem garantir eficiência e otimização de recursos, mantendo-se por dentro das melhores práticas para uma viagem a trabalho. Vamos conhecê-las? 

Importância do planejamento da viagem a trabalho

A falta de um planejamento em uma viagem a trabalho pode resultar em desafios significativos para as empresas, afetando tanto a produtividade quanto o orçamento. Por isso, um cronograma bem elaborado não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também contribui para a segurança dos colaboradores, uma vez que a organização deve envolver todas as etapas do deslocamento - desde o trajeto até a estadia. 

Quando a viagem a trabalho é bem planejada, os colaboradores em serviços externos podem obter melhores resultados em seus objetivos, bem como ficam mais preparados para lidar com imprevistos. Esse plano, portanto, deve ser feito previamente, e cabe ao gestor de frota ou responsável pela função elaborá-lo. 

4 dicas de planejamento para viagem a trabalho

Sabendo que a organização da viagem é um trabalho minucioso e que deve ser feita com antecedência, é essencial que o gestor inclua em seu plano alguns pontos principais. Para isso, as dicas que separamos podem ajudar: 

1. Delimite o objetivo da viagem: deslocamentos são custosos, portanto, devem ser feitos quando há projeções de ganhos - sejam financeiros, de experiência, de network etc. Por isso, estabeleça quais benefícios são esperados a partir de cada viagem.
   
   
2. Faça um cronograma de atividades: considerando o objetivo da viagem a trabalho, crie um planejamento de tarefas para atingir as metas. Calcule a duração de cada uma, bem como o tempo de deslocamento entre um local e outro. Lembre-se de incluir no cronograma os momentos para refeição e descanso dos colaboradores. 
   
   
3. Escolha uma hospedagem estratégica: essa decisão, além de impactar no conforto dos colaboradores, também pode influenciar na proximidade com os locais de interesse, otimizando o tempo de deslocamento.
   
   
4. Mapeie restaurantes: garantir alimentação saudável e adequada ao perfil dos viajantes é crucial. Além de promover o bem-estar, essa organização prévia contribui para o aumento da produtividade durante a viagem e a empresa pode economizar com os custos de refeições. 

E quando a viagem a trabalho é na estrada?

Em casos de deslocamentos rodoviários, como participação em eventos em cidades próximas, transporte de mercadorias ou serviços de entrega, a gestão eficiente é ainda mais importante. Utilizar veículos corporativos demanda atenção especial a detalhes, como:

• Manutenção veicular: os gestores devem garantir a segurança nas viagens, e um dos principais pontos está nas condições dos veículos da empresa. Por isso, é necessário estabelecer uma rotina de manutenções preventivas e revisões periódicas, a fim de manter a integridade do carro.
  
  
• Gestão de abastecimentos: para otimizar o consumo e manter o bom funcionamento do veículo, é necessário abastecer em postos confiáveis. Uma excelente solução para evitar dores de cabeça é a adoção de um cartão combustível, que além de assegurar a usabilidade, permite maior controle ao gestor, que pode mapear postos no aplicativo, acompanhar cada abastecimento e analisar o relatório de consumo de combustível.
  
  
• Direção consciente: os colaboradores que irão assumir a direção devem seguir as regras que são disseminadas pelo gestor. A direção consciente envolve práticas como controle de rotação do motor, peso da carga transportada, vidros abertos ou ar condicionado e até quando desligar o motor em caso de congestionamento. Detalhes assim impactam no consumo e eficiência do veículo. 
  
  
• Otimização de rotas com pedágio: filas de pedágio geram custos elevados no consumo de combustível, afinal, a cada arranque em marcha lenta, mais o motor é solicitado. A utilização de tags veiculares pode ser uma estratégia inteligente para otimizar o trajeto, economizando tempo e recursos.

💡 Fique por dentro das melhores práticas para sua gestão de frota de carros.

Otimize as viagens da sua empresa!

Investir tempo e recursos em um planejamento eficaz para as viagens a trabalho resulta em benefícios tangíveis para a empresa. Gestores de frotas desempenham um papel crucial nesse processo, assegurando que cada deslocamento seja estrategicamente planejado e executado. 

Por isso, é indispensável se aprofundar nas melhores práticas de planejamento, garantindo que cada viagem contribua para o sucesso e eficiência operacional da sua empresa.