Aprenda a montar uma política de frotas para a sua empresa

Administrar uma operação logística demanda dedicação, cuidado e ética, afinal, esse é um setor carregado de normas e regulamentos, exigindo um bom balanço moral do gestor, que deve ser capaz de elaborar regras claras e justas para a harmonia do trabalho. Com isso em mente, preparamos este post especial sobre a política de frotas.

Como você vai ver durante a leitura, esse é um ponto fundamental para garantir a boa qualidade dos processos, sendo indispensável no cotidiano de uma empresa logística — inclusive, facilitando a modernização da gestão de frotas. Não perca a oportunidade de aprimorar o seu controle, aprendendo mais sobre o tema!

O conceito e a importância da política de frotas

Primeiramente, é importante entender o que é a política de frotas. Basicamente, trata-se de um documento que contém todos os detalhes e as condições para o uso dos veículos da empresa, contando com a participação de todos os setores relacionados: o departamento de compras, as equipes técnicas, o time de motoristas e afins.

A política descreve as finalidades que permitem o uso das unidades, as modalidades e os pontos de abastecimento, bem como as responsabilidades do usuário, a atribuição de responsabilidade no caso de infrações e todos os demais parâmetros que orientam a condução do veículo.

Além disso, vale lembrar que esse documento confere segurança jurídica à empresa, pois esclarece aos colaboradores sobre os termos para a utilização dos carros. Por fim, a política inclui detalhes de padronização, definindo uma identidade visual e um pacote de equipamentos padronizados para cada novo veículo adquirido. 

Por conta desse nível de detalhe, esse é um documento que impacta positivamente nos custos de frota.

As 5 etapas para implementar uma política de frotas na sua empresa

É chegado o momento de saber como definir essa política no cotidiano da sua empresa. Para simplificar a atividade, listamos 5 etapas. Veja!

1. Respeite os fundamentos da sua gestão

Uma boa gestão de frotas costuma se basear em alguns pilares, que orientam as decisões e atitudes do gestor em torno desses objetivos principais. Geralmente esses fundamentos priorizam a economia de combustível, a conduta ética e a observação da frota.

Por isso, é importante que você descreva o que se espera dos usuários em cada um desses pontos, detalhando a finalidade do rastreamento de carga, o monitoramento de cabine, o acompanhamento do consumo, a escolha de rotas, as políticas de reembolso e situações afins.

2. Conte com a ajuda dos seus colaboradores

Ao elaborar uma política, é interessante contar com o feedback e a participação daqueles que serão policiados. Geralmente esses funcionários têm pontos de vista valiosos sobre a operação, pois lidam cotidianamente com as vulnerabilidades operacionais da empresa.

3. Preze pela objetividade e pela transparência

A principal meta da implementação de uma política é fazer com que todos a respeitem. Portanto, utilize essa oportunidade com inteligência, elaborando um documento com linguagem clara e direta ao ponto. Com isso, você reduz a probabilidade de erros causados por uma interpretação equivocada.

4. Exponha a política para todos verem

Não adianta elaborar o documento e deixá-lo apenas no seu gabinete, esperando que todos colaborem. É fundamental que essas regras estejam disponíveis para que as pessoas possam percebê-las, com cópias no refeitório, nos departamentos, na oficina e no interior de cada veículo.

5. Atualize a política conforme necessário

Gerenciar uma frota é sinônimo de lidar com o inusitado. Todos os dias, novas situações se apresentam para que você possa resolvê-las. Conforme interage com esses casos — tentativas de fraudes, desvios, negligências e enganos —, você tem a possibilidade de atualizar o documento, fazendo com que ele seja cada vez mais específico, detalhado e justo.

Por fim, vale lembrar que esse passo a passo pode ser alterado em alguns pontos, justamente para atender às características da sua operação. De qualquer forma, o objetivo final é que você implemente essa política, reduzindo práticas e condutas prejudiciais aos veículos da empresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre a importância da política de frotas? Então aproveite o interesse no ambiente logístico para aprimorar a sua profissão, conhecendo agora os 5 principais erros na gestão de frotas!