Termo de responsabilidade de veículo da empresa: o que deve conter?

O termo de responsabilidade de veículo da empresa é um documento de vital importância para frotas de todos os tamanhos. Nele, devem estar presentes todas as principais diretrizes que o colaborador deve seguir, incluindo proibições e obrigações que podem incluir a conservação do veículo ao longo do uso.

Saber o que colocar é muito importante para manter a frota em boas condições. Além disso, esse termo é imprescindível para a distribuição das responsabilidades que envolvem a manutenção de um automóvel de uso diário.

Vamos explorar os pontos mais importantes que devem estar presentes no momento da assinatura? 

Importância do termo de responsabilidade de veículo da empresa

O termo de responsabilidade de veículo estabelece claramente as responsabilidades dos motoristas em relação aos veículos da empresa. Esse documento serve como um acordo formal que define as expectativas e os deveres do condutor, incluindo questões como manutenção adequada do veículo, uso seguro, relato de danos e responsabilidade por qualquer avaria ou acidente ocorrido durante o período de utilização. 

Além disso, o termo de responsabilidade protege a empresa, o que pode ser crucial em casos de litígio ou reclamações relacionadas ao uso inadequado do veículo. Em resumo, o documento fornece uma base legal sólida para garantir que os motoristas entendam suas obrigações e para proteger os interesses da empresa em relação à sua frota.

O que deve estar presente no termo de responsabilidade de veículo da empresa?

Embora cada empresa deva inserir os campos mais coerentes à sua realidade, há alguns pontos que são inevitáveis em um termo de responsabilidade de veículo. São eles:

• Identificações

O termo deve identificar a pessoa que conduzirá o carro. Isso faz com que a responsabilidade fique direcionada para oindivíduo, o que impede o empréstimo do automóvel e outros tipos de práticas que possam colocá-lo em uma situação que não esteja de acordo com a vida profissional do colaborador. 

• Conservação do veículo

Incluir diretrizes sobre a conservação do automóvel é fundamental para aumentar a sua vida útil. Oriente sobre limpezas semanais e sobre o estado de conservação dos bancos, volante e demais componentes. Tudo isso faz diferença na manutenção e até mesmo no momento em que for necessário realizar a transferência de veículos. 

• Permissões

Algumas empresas liberam o uso particular do carro da empresa nos fins de semana, enquanto outras são mais rígidas com relação ao uso pessoal. Analise seu caso e em seguida descreva suas permissões.

• Proibições

Aqui podem estar presentes a proibição para uso pessoal, para condução de passageiros que não sejam colaboradores da empresa dentre outras restrições. Deixe tudo claro para seu funcionário.

• Manutenção

A manutenção do veículo normalmente é por conta da empresa. Mas nada impede que você descreva qual é o tipo de cuidado realizado periodicamente e o que o condutor pode fazer para auxiliar nesse processo. 

• Vigência

O prazo de vigência é extremamente importante, especialmente se a frota for terceirizada. Nem todos os carros são utilizados ao longo do ano e, por muitas vezes, os veículos são uma alternativa para necessidades pontuais. Por isso, deixe claro o período de vigência e estipule-o de acordo com os objetivos da companhia.

• Responsabilidades

Todas as boas práticas do trânsito devem ser mantidas. Aponte o que pode acontecer no caso de multas e oriente sobre a velocidade e demais particularidades importantes para segurança.

Quando o termo deve ser assinado?

O documento sobre o veículo da empresa deve ser assinado obrigatoriamente antes do início do uso. Dessa forma, ambas as partes ficam protegidas e cientes de todas as responsabilidades e obrigações sobre o uso do carro.

Lembre-se: o  termo de responsabilidade de veículo da empresa deve ser elaborado de modo a ser seguro para ambas as partes. Na dúvida, conte com a ajuda de um advogado para reduzir ainda mais os riscos de todos os envolvidos. Não se esqueça de medir seus resultados antes de aumentar sua frota e ter mais carros à disposição.

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Garanta a eficiência da frota em todos os detalhes!

Da documentação até os acessórios mais usuais, como calhas, capas para direção e, claro, a tag plano empresarial para passagem livre em pedágios, todos esses detalhes são de responsabilidade dos gestores. Com esses cuidados, os veículos são mantidos de modo com que sejam seguros, eficientes e confortáveis. Você pode se aprofundar em mais dicas nos nossos materiais. Fique por dentro!