A transformação digital está impactando todos os setores econômicos, inclusive o público. Uma das reclamações mais comuns é em relação à burocracia para resolver algum problema que envolve a esfera estatal. No entanto, o Governo está aderindo às inovações e buscando facilitar mais o relacionamento da sociedade civil e das empresas com ele. A carteira de trabalho digital é um exemplo disso.
Disponível desde 2017, a CTPS digital agora pode ser usada para a contratação de funcionários. Integrada ao sistema do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), ela vem com o intuito de otimizar o processo operacional de admissão. Se você quer saber mais sobre como ela impacta o setor de Recursos Humanos, confira abaixo! Boa leitura!
A CTPS digital é um documento virtual com validade para a realização de contratações de funcionários. Ela é a versão atualizada da carteira de trabalho física, em um ambiente virtual. Foi desenvolvida pela Dataprev (Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência) e é disponibilizada por meio de um aplicativo.
Com ele, é possível acessar as informações da carteira física, como a identificação civil, vínculos empregatícios, benefícios e remunerações, além de constar detalhes como promoções e férias. Em 2017, na sua primeira versão, somente era possível usar a CTPS digital para consulta dos seus dados, sem nenhuma validade jurídica.
A partir de 2019, com a atualização do aplicativo e a sua integração ao eSocial, hoje é possível que as contratações sejam feitas dispensando-se a carteira de trabalho física. No entanto, a versão digital não tem validade como documento de identificação civil. Além disso, o Governo orienta que a CTPS física permaneça guardada na posse do titular.
Com um viés inovador, fortalecendo a agilidade nas contratações e estimulando que as empresas mantenham funcionários registrados, a carteira de trabalho digital funciona por meio do aplicativo. Para isso, basta o usuário fazer o download do app da loja de serviços disponível no smartphone. É necessário informar somente o CPF.
Ao acessar o sistema, o profissional tem acesso às suas principais informações. E, com isso, pode acompanhar os lançamentos feitos pelo empregador. É uma ferramenta segura, que facilita muito as rotinas tanto para o departamento de admissão do RH como para o contratado.
O eSocial tem criado muitos processos online que estão otimizando o tempo de contratação, além de simplificar o procedimento, uma vez que o histórico do empregado está em uma base digital.
Como todo novo sistema, o aplicativo da carteira digital de trabalho enfrenta alguns problemas. O processo de migração das empresas para o eSocial ainda está em andamento. Então, pode ser que algum dado do empregado não esteja atualizado na base. Quanto a isso, não se preocupe. O Governo está empenhado e trabalhando continuamente na correção das informações.
Os dados que estiverem errados e forem referentes a períodos anteriores ao ano de 2019, a orientação é que o empregado aguarde, pois eles serão corrigidos automaticamente ou por meio de campanhas. Elas serão feitas por diversos canais e contarão com o apoio dos empregadores. Com a intenção de fazer a correção de dados incorretos inclusos após a implantação da nova versão da CTPS, é preciso que a contratante faça a atualização das informações pelo eSocial.
As vantagens da carteira de trabalho digital são muitas. Há benefícios tanto para o contratado como para o empregador. Do ponto de vista do empregado, agora, com o eSocial, ele tem o seu processo de contratação muito mais simples, dispensando uma série de documentos, inclusive a CTPS física. Basta informar o CPF (Cadastro de Pessoa Física) para que seja possível ao RH dar início à admissão do funcionário.
Além disso, os funcionários têm um ganho também em outros processos, além da contratação. No passado, a fim de registrar as férias do colaborador, por exemplo, ele precisava se dirigir ao departamento pessoal da empresa e solicitar a marcação das férias na sua CTPS física. Hoje, isso não é mais necessário. O empregador faz esse lançamento pelo eSocial e o contratado acompanha todas as movimentações na palma da mão, com o aplicativo da carteira de trabalho digital.
Os benefícios corporativos mais notáveis dessa novidade, com certeza, são a desburocratização do processo, a mobilidade e a otimização do tempo de contratação. Os processos seletivos costumam durar, em média, trinta dias e, antigamente, com o procedimento de envio dos documentos de admissão, a contratação do empregado demorava até sessenta dias. Com a versão online da CTPS, esse prazo reduziu-se bastante, podendo ser finalizado em uma semana.
Agora que você já conhece esse recurso, é importante entender como realizar a consulta e verificar se a sua carteira de trabalho já foi assinada. Para tanto, você pode seguir por três alternativas diferentes.
A primeira se refere à própria carteira, verificando se o registro atual de empresa está definido nos campos referentes a essa informação. Também é possível acessar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e utilizar seu número da carteira de trabalho com a intenção de verificar o vínculo empregatício.
Por último, também vale recorrer a uma consulta no INSS por meio de um aplicativo próprio. Caso o registro seja efetuado, constará no aplicativo as informações referente ao vínculo empregatício.
Diferente da versão antiga, a carteira de trabalho digital não conta mais com o número de série convencional. Isso se deve a mudança na estrutura da carteira para que ela possa ser associada diretamente ao CPF do titular.
Isso significa que o usuário pode realizar essa consulta por meio do eSocial — sistema unificado para o armazenamento de dados do Governo Federal — o qual exige que você disponha de uma conta no site gov.br. Após a criação da carteira, é possível consultar essa e demais informações na aba de Dados Pessoais.
Sim, é possível. Tanto dados pessoais, quanto os do trabalho podem ser alterados em caso de erros na hora de informar. No primeiro caso, é possível fazer a alteração por meio do site da Receita Federal e no Meu INSS. Assim, caso tenha nome, data de nascimento ou outra informação pessoal errada, é possível ajustar.
Já se há equívocos nos dados de trabalho, é preciso alterar via eSocial. Nesse sentido, o RH desempenha um papel importante de ajuste e comunicação com os colaboradores a fim de manter os cadastros realizados de maneira adequada.
Sim. Inclusive, esse processo de transformação digital está se tornando cada vez mais frequente na organização de documentos pessoais. Entretanto, conforme as recomendações da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, quem já dispõe da versão impressa, vale guardar esse documento.
Especialmente para os trabalhadores que contam com registro mais antigos, é possível que tais informações ainda não estejam presentes no meio online. Por isso, a carteira impressa ainda mantém sua importância como recurso da comprovação de vínculo de trabalho.
É possível que, ao consultar a carteira digital, você observe indicadores de pendência. Eles servem ao objetivo de garantir que as informações estejam corretas e cheguem ao CNIS sem erros. Assim, é importante ter atenção a eles.
Esses indicadores podem estar associados a informações desatualizadas ou então equivocadas. Desse modo, será necessário proceder com o ajuste da informação no CNIS para que, com isso, haja a permissão para utilizar o SIBE.
O eSocial e a carteira digital de trabalho estão promovendo uma revolução nas rotinas produtivas de Recursos Humanos. O departamento pessoal está ficando menos operacional, o que é um ganho significativo nos custos do setor. Com a automatização dos processos e a mobilidade disponibilizada, podendo fazer a contratação sem ter que movimentar funcionários para ir em órgãos públicos, por exemplo, o RH ganha muito em produtividade.
Essa inovação é uma das mudanças que está condicionando o setor de Recursos Humanos a um posicionamento cada vez mais estratégico para o sucesso dos negócios. Com a redução de rotinas operacionais, o RH consegue focar no desenvolvimento de planos de ações voltados com o intuito de otimizar a gestão do seu capital humano.
Na mesma época em que surgiu a primeira versão da carteira digital de trabalho, novas estratégias em gestão de pessoas passaram a ganhar espaço nos fóruns e eventos do setor. Alguns exemplos delas são o Employer Branding (marca empregadora) e o Employee Experience (experiência do colaborador), que tornam a empresa mais competitiva ao desenvolver, por exemplo, a gestão de benefícios.
O movimento já é nítido em grandes organizações: novos subsetores estão surgindo no departamento de RH, específicos para trabalhar esses exemplos de estratégias. Além disso, a área está cada vez mais atuando de forma analítica, usando técnicas de Business Intelligence a fim de otimizar o gerenciamento dos recursos humanos. Um exemplo disso é a ascensão do People Analytics (análise de pessoas).
Uma ótima ideia é fazer uma campanha de comunicação informando para os seus colaboradores as novidades do eSocial. Você pode contar com o apoio da Comunicação Interna a fim de desenvolver um conteúdo com o passo a passo para que os empregados saibam como obter a CTPS digital.
Neste informativo, deve constar que, para adquirir a carteira digital de trabalho, basta que o empregado acesse a loja de serviços do smartphone e faça o download gratuito do aplicativo. Com a intenção de sincronizar o app, é preciso informar somente os dados do CPF. Uma dica é anexar ao comunicado o tutorial publicado pelo Governo, que explica detalhadamente como funciona o sistema.
Com certeza, você percebeu como a carteira de trabalho digital vem no objetivo de facilitar os processos operacionais do setor de Recursos Humanos. Ela é sinônimo de inovação e vem com o intuito de agregar mais agilidade e desburocratizar as contratações. Isso é uma maneira de incentivar as empresas a contratarem mais profissionais e de forma registrada.
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