Carteira de trabalho digital: como ela impacta o RH?

A transformação digital está impactando todos os setores econômicos, inclusive o público. Uma das reclamações mais comuns é em relação à burocracia para resolver algum problema que envolve a esfera estatal. No entanto, o Governo está aderindo às inovações e buscando facilitar mais o relacionamento da sociedade civil e das empresas com ele. A carteira de trabalho digital é um exemplo disso.

Disponível desde 2017, a CTPS digital agora pode ser usada para a contratação de funcionários. Integrada ao sistema do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), ela vem com o intuito de otimizar o processo operacional de admissão. Se você quer saber mais sobre como ela impacta o setor de Recursos Humanos, confira abaixo! Boa leitura!

O que é a carteira de trabalho digital?

A CTPS digital é um documento virtual com validade para a realização de contratações de funcionários. Ela é a versão atualizada da carteira de trabalho física, em um ambiente virtual. Foi desenvolvida pela Dataprev (Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência) e é disponibilizada por meio de um aplicativo.

Com ele, é possível acessar as informações da carteira física, como a identificação civil, vínculos empregatícios, benefícios e remunerações, além de constar detalhes como promoções e férias. Em 2017, na sua primeira versão, somente era possível usar a CTPS digital para consulta dos seus dados, sem nenhuma validade jurídica.

A partir de 2019, com a atualização do aplicativo e a sua integração ao eSocial, hoje é possível que as contratações sejam feitas dispensando-se a carteira de trabalho física. No entanto, a versão digital não tem validade como documento de identificação civil. Além disso, o Governo orienta que a CTPS física permaneça guardada na posse do titular.

Como funciona?

Com um viés inovador, fortalecendo a agilidade nas contratações e estimulando que as empresas mantenham funcionários registrados, a carteira de trabalho digital funciona por meio do aplicativo. Para isso, basta o usuário fazer o download do app da loja de serviços disponível no smartphone. É necessário informar somente o CPF.

Ao acessar o sistema, o profissional tem acesso às suas principais informações. E, com isso, pode acompanhar os lançamentos feitos pelo empregador. É uma ferramenta segura, que facilita muito as rotinas tanto para o departamento de admissão do RH como para o contratado.

O eSocial tem criado muitos processos online que estão otimizando o tempo de contratação, além de simplificar o procedimento, uma vez que o histórico do empregado está em uma base digital.

Quais os problemas comuns?

Como todo novo sistema, o aplicativo da carteira digital de trabalho enfrenta alguns problemas. O processo de migração das empresas para o eSocial ainda está em andamento. Então, pode ser que algum dado do empregado não esteja atualizado na base. Quanto a isso, não se preocupe. O Governo está empenhado e trabalhando continuamente na correção das informações.

Os dados que estiverem errados e forem referentes a períodos anteriores ao ano de 2019, a orientação é que o empregado aguarde, pois eles serão corrigidos automaticamente ou por meio de campanhas. Elas serão feitas por diversos canais e contarão com o apoio dos empregadores. Com a intenção de fazer a correção de dados incorretos inclusos após a implantação da nova versão da CTPS, é preciso que a contratante faça a atualização das informações pelo eSocial.

Quais são os benefícios?

As vantagens da carteira de trabalho digital são muitas. Há benefícios tanto para o contratado como para o empregador. Do ponto de vista do empregado, agora, com o eSocial, ele tem o seu processo de contratação muito mais simples, dispensando uma série de documentos, inclusive a CTPS física. Basta informar o CPF (Cadastro de Pessoa Física) para que seja possível ao RH dar início à admissão do funcionário.

Além disso, os funcionários têm um ganho também em outros processos, além da contratação. No passado, a fim de registrar as férias do colaborador, por exemplo, ele precisava se dirigir ao departamento pessoal da empresa e solicitar a marcação das férias na sua CTPS física. Hoje, isso não é mais necessário. O empregador faz esse lançamento pelo eSocial e o contratado acompanha todas as movimentações na palma da mão, com o aplicativo da carteira de trabalho digital.

Vantagens para o negócio

Os benefícios corporativos mais notáveis dessa novidade, com certeza, são a desburocratização do processo, a mobilidade e a otimização do tempo de contratação. Os processos seletivos costumam durar, em média, trinta dias e, antigamente, com o procedimento de envio dos documentos de admissão, a contratação do empregado demorava até sessenta dias. Com a versão online da CTPS, esse prazo reduziu-se bastante, podendo ser finalizado em uma semana.

Como saber se a carteira já foi assinada?

Agora que você já conhece esse recurso, é importante entender como realizar a consulta e verificar se a sua carteira de trabalho já foi assinada. Para tanto, você pode seguir por três alternativas diferentes.

A primeira se refere à própria carteira, verificando se o registro atual de empresa está definido nos campos referentes a essa informação. Também é possível acessar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e utilizar seu número da carteira de trabalho com a intenção de verificar o vínculo empregatício.

Por último, também vale recorrer a uma consulta no INSS por meio de um aplicativo próprio. Caso o registro seja efetuado, constará no aplicativo as informações referente ao vínculo empregatício.

Como saber o número?

Diferente da versão antiga, a carteira de trabalho digital não conta mais com o número de série convencional. Isso se deve a mudança na estrutura da carteira para que ela possa ser associada diretamente ao CPF do titular.

Isso significa que o usuário pode realizar essa consulta por meio do eSocial — sistema unificado para o armazenamento de dados do Governo Federal — o qual exige que você disponha de uma conta no site gov.br. Após a criação da carteira, é possível consultar essa e demais informações na aba de Dados Pessoais.

É possível alterar os dados?

Sim, é possível. Tanto dados pessoais, quanto os do trabalho podem ser alterados em caso de erros na hora de informar. No primeiro caso, é possível fazer a alteração por meio do site da Receita Federal e no Meu INSS. Assim, caso tenha nome, data de nascimento ou outra informação pessoal errada, é possível ajustar.

Já se há equívocos nos dados de trabalho, é preciso alterar via eSocial. Nesse sentido, o RH desempenha um papel importante de ajuste e comunicação com os colaboradores a fim de manter os cadastros realizados de maneira adequada.

A carteira de trabalho digital substitui a impressa?

Sim. Inclusive, esse processo de transformação digital está se tornando cada vez mais frequente na organização de documentos pessoais. Entretanto, conforme as recomendações da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, quem já dispõe da versão impressa, vale guardar esse documento.

Especialmente para os trabalhadores que contam com registro mais antigos, é possível que tais informações ainda não estejam presentes no meio online. Por isso, a carteira impressa ainda mantém sua importância como recurso da comprovação de vínculo de trabalho.

Quais indicadores de pendências podem aparecer?

É possível que, ao consultar a carteira digital, você observe indicadores de pendência. Eles servem ao objetivo de garantir que as informações estejam corretas e cheguem ao CNIS sem erros. Assim, é importante ter atenção a eles.

Esses indicadores podem estar associados a informações desatualizadas ou então equivocadas. Desse modo, será necessário proceder com o ajuste da informação no CNIS para que, com isso, haja a permissão para utilizar o SIBE.

Como a carteira de trabalho digital impacta o RH?

O eSocial e a carteira digital de trabalho estão promovendo uma revolução nas rotinas produtivas de Recursos Humanos. O departamento pessoal está ficando menos operacional, o que é um ganho significativo nos custos do setor. Com a automatização dos processos e a mobilidade disponibilizada, podendo fazer a contratação sem ter que movimentar funcionários para ir em órgãos públicos, por exemplo, o RH ganha muito em produtividade.

Essa inovação é uma das mudanças que está condicionando o setor de Recursos Humanos a um posicionamento cada vez mais estratégico para o sucesso dos negócios. Com a redução de rotinas operacionais, o RH consegue focar no desenvolvimento de planos de ações voltados com o intuito de otimizar a gestão do seu capital humano.

Mudanças no setor

Na mesma época em que surgiu a primeira versão da carteira digital de trabalho, novas estratégias em gestão de pessoas passaram a ganhar espaço nos fóruns e eventos do setor. Alguns exemplos delas são o Employer Branding (marca empregadora) e o Employee Experience (experiência do colaborador), que tornam a empresa mais competitiva ao desenvolver, por exemplo, a gestão de benefícios.

O movimento já é nítido em grandes organizações: novos subsetores estão surgindo no departamento de RH, específicos para trabalhar esses exemplos de estratégias. Além disso, a área está cada vez mais atuando de forma analítica, usando técnicas de Business Intelligence a fim de otimizar o gerenciamento dos recursos humanos. Um exemplo disso é a ascensão do People Analytics (análise de pessoas).

Como os funcionários podem obtê-la?

Uma ótima ideia é fazer uma campanha de comunicação informando para os seus colaboradores as novidades do eSocial. Você pode contar com o apoio da Comunicação Interna a fim de desenvolver um conteúdo com o passo a passo para que os empregados saibam como obter a CTPS digital.

Neste informativo, deve constar que, para adquirir a carteira digital de trabalho, basta que o empregado acesse a loja de serviços do smartphone e faça o download gratuito do aplicativo. Com a intenção de sincronizar o app, é preciso informar somente os dados do CPF. Uma dica é anexar ao comunicado o tutorial publicado pelo Governo, que explica detalhadamente como funciona o sistema.

Com certeza, você percebeu como a carteira de trabalho digital vem no objetivo de facilitar os processos operacionais do setor de Recursos Humanos. Ela é sinônimo de inovação e vem com o intuito de agregar mais agilidade e desburocratizar as contratações. Isso é uma maneira de incentivar as empresas a contratarem mais profissionais e de forma registrada.

Se este texto foi útil e você quer se informar mais sobre as novidades que surgem com o eSocial, então, não deixe de seguir nossas páginas nas redes sociais para acompanhar conteúdos exclusivos! Estamos no Facebook, Instagram e LinkedIn!