Como lidar com a redução do quadro de funcionários durante as férias?

O fim do ano, por si só, já é uma época repleta de significados. Para além das comemorações de Natal e de Réveillon, porém, os gestores de RH precisam estar atentos a outro fator característico desse período: a redução no quadro de funcionários ativos durante as férias.

Se você busca por informações consistentes sobre o tema, não deixe de ler o conteúdo até o fim! Neste post, você vai entender um pouco mais sobre o assunto e saber quais são os perigos de manter uma equipe desfalcada.

Além disso, também terá acesso a dicas valiosas para reduzir eventuais impactos negativos desse período na performance da empresa. Confira!

Quais são os impactos da redução no quadro de funcionários?

Se as férias são um momento de tranquilidade e relaxamento para o colaborador, elas representam um período de certa apreensão para a empresa. A ausência de parte do time, quando não há controle e planejamento, pode gerar problemas graves e prejudicar a saúde do negócio.

Dessa forma, antes de agendar as férias dos funcionários, é importante considerar alguns dos principais impactos negativos da medida:

• comprometer o andamento das operações, desconfigurando os fluxos operacionais e atrasando as entregas individuais e/ou coletivas;
• reduzir a performance das equipes e, por consequência, também da empresa, desestabilizando os resultados;
• descontrolar as finanças corporativas, desajustando o fluxo de caixa e afetando o controle monetário da empresa.

Evidentemente, os riscos são coerentes e devem ser suprimidos com eficiência. Cabe ao gestor de RH, portanto, assegurar que todo o planejamento de férias seja embasado em informações críveis e relevantes, dizendo respeito ao contexto atual da organização.

Como minimizar os efeitos negativos da redução no quadro de funcionários?

A primeira resposta você já sabe: o planejamento coeso. Somente ao conhecer as especificidades do segmento e as particularidades da empresa, endereçando as demandas corretamente, é possível ter segurança nas rotinas de férias.

Para efetivar o melhor dos cenários, trabalhando para a satisfação do funcionário sem dilapidar os interesses da empresa, é essencial que o RH fique atento a alguns parâmetros de gestão de férias.

Levante os beneficiados e avalie os históricos

Antes de qualquer ação, o RH precisa conhecer quais colaboradores pediram férias. Em seguida, a análise do histórico de concessão do benefício é indispensável, uma vez que também impacta o fluxo financeiro da organização.

Vale lembrar que, em função das características do negócio, pode ser importante que determinado profissional tire férias em um período específico — não necessariamente quando deseja. Nesse momento, é válido conversar com o colaborador e explicar as demandas do negócio, evitando desgastes de relacionamento.

Verifique as demandas da área e converse com o gestor

O próximo passo é conversar com o gestor da área que será temporariamente desfalcada. Antes de tomar qualquer decisão, o líder precisa se certificar de que as rotinas essenciais não serão seriamente prejudicadas com a ausência do profissional.

Caso a demanda não permita a dispensa, a saída é conversar com o colaborador, explicando a situação de forma clara — valorizando a sua contribuição para o momento da empresa.

Realoque profissionais conforme a necessidade operacional

Uma vez finalizado e validado com o gestor, o planejamento de férias pode demandar um esforço de realocação de profissionais. Áreas mais carentes ou com demandas maiores implicam a necessidade de cobrir a ausência do profissional.

Na prática, o RH deve orquestrar toda a rotina de férias e, claro, garantir que o quadro de funcionários, ainda que desfalcado, consiga executar todas as rotinas da empresa. Isso sem interferir na performance coletiva e nos resultados corporativos.

Avalie a necessidade de uma contratação temporária

Outra ação que pode ser tomada é contratar temporariamente um ou mais funcionários conforme as necessidades da empresa.

O cenário da economia nacional é propício para essas contratações. Existem muitos profissionais sem emprego e que buscam obter uma renda, pelo menos, temporariamente.

Além disso, até mesmo profissionais empregados podem aceitar a oferta se desejarem ganhar um dinheiro a mais.

O que é gestão de férias?

A gestão de férias é uma operação fundamental para o Departamento de Recursos Humanos da empresa. Por meio dela, o gestor assegura que não haverá nenhum problema com a legislação em relação aos funcionários. Um exemplo é o pagamento dobrado das férias quando existem prazos vencidos.

A gestão de férias ainda contribui para que os funcionários desenvolvam uma imagem positiva da empresa. Isso ajuda a motivá-los no trabalho, aumentando a produtividade de todos. Cada funcionário fica feliz com a sua posição no trabalho.

Conforme a lei (artigo 129 da CLT), o período de férias anual é um direito de todo trabalhador sem nenhum prejuízo em relação à sua remuneração. Depois de um período de 12 meses de trabalho (a partir da data em que o contrato começou a vigorar), o empregado tem direito a 30 dias de férias remuneradas. Esse período pode ser diminuído proporcionalmente, seguindo o período de faltas injustificadas no tempo de trabalho.

Qual é a importância da gestão de férias?

É importante que o Departamento Pessoal e o Setor de Recursos Humanos efetuem um planejamento eficaz no começo de cada ano, para que a organização não sofra nada durante a ausência de um ou mais profissionais.

Essa gestão deve ser feita conforme o tempo de trabalho de cada um, considerando as épocas em que a empresa precisa do time integral e os gastos que terá quando dispensar os funcionários para as férias. O departamento deve se certificar de que todos os funcionários ficarão satisfeitos e que a empresa não correrá riscos de enfrentar ações trabalhistas.

Se o Departamento Pessoal não efetiva o devido planejamento, o RH pode encarar sérias dificuldades ao gerir as férias do quadro de funcionários. Essa gestão deve ser realizada da forma mais responsável possível, de modo a não afetar a produtividade empresarial.

Como fazer uma gestão de férias?

Antes de iniciar o planejamento e de determinar um mecanismo adequado para a gestão de férias, convém conhecer toda a legislação relacionada ao tema. As convenções coletivas podem definir algumas regras diferentes que variam conforme o segmento em que a empresa atua. Isso significa que não existem métodos universais para efetivar a padronização das férias dos funcionários.

Alguns conceitos importantes para conhecer são:

• Período concessivo: conforme o artigo 134 da CLT, as férias são concedidas pela empresa a cada período de 12 meses seguidos geralmente depois que a Carteira de Trabalho é assinada (data inicial de vigência do contrato);
• Aviso de férias: no artigo 135 da CLT, a concessão das férias é apresentada de forma oficial 30 dias antes do seu início (o funcionário assina, nesse momento, um recibo);
• Férias vencidas: conforme o artigo 137 da CLT, sempre que as férias forem concedidas depois do período de 12 meses previsto em lei, a empresa deve pagar em dobro;
• Férias coletivas: conforme o artigo 139 da CLT, as férias coletivas podem ser concedidas a todos os colaboradores ou a um setor específico;
• Abono de férias: o artigo 143 da CLT, a empresa pode converter 1/3 do período de férias em abono pecuniário (dinheiro) equivalente ao valor da remuneração que seria paga nesses dias;
• Pagamento de férias: o artigo 145 da CLT determina que o pagamento das férias ou do abono pecuniário deve ser realizado até dois dias antes do começo do descanso.

Agora, mostraremos um passo a passo para efetivar uma gestão de férias eficaz, que satisfaz a empresa e o quadro de funcionários: vamos considerar o controle de dias, a solicitação e a programação das férias e o cálculo de pagamento das férias.

O controle de dias

Os conceitos de período aquisitivo, período concessivo e férias vencidas são importantes para efetuar essa etapa. Já falamos sobre período concessivo e férias vencidas. Quanto ao período aquisitivo, ele corresponde aos 12 meses de trabalho em que o funcionário faz jus ao período concessivo.

Essas são informações valiosas para gerir as férias dos empregados. Esse controle deve se iniciar no momento em que o funcionário é admitido no cargo, dentro da empresa. A data em que o trabalhador começa a atuar é a data ideal para começar a contar o período aquisitivo. No final desse período, inicia-se o período de concessão, durante o qual o funcionário passa 30 dias seguidos sem trabalhar, mas recebendo a sua remuneração. Depois, um novo ciclo começa.

A solicitação e a programação

A solicitação das férias deve ser feita com 30 dias de antecedência, seja ela realizada pela empresa ou pelo empregado. A empresa pode determinar quando acontecerão as férias, mas é importante que exista um acordo entre as duas partes. Mesmo que o colaborador diga qual será o melhor momento para as suas férias, a empresa é que dará a decisão final (ela pode ou não aprovar a sugestão do funcionário).

O primeiro dia de férias não pode começar em um sábado, domingo ou feriado. Deve ser em um dia útil.

O cálculo do pagamento

Para calcular o valor das férias de um funcionário, deve ser considerado o valor da remuneração-base, que é o seu salário mensal. Levando em conta o salário do mês, calcula-se o valor de um dia de trabalho. O resultado é multiplicado pelo total de dias em que ele ficará de férias: 15, 20, 30 dias. Também se acrescenta 1/3 desse valor como adicional de férias.

Para entender melhor, nada melhor que exemplificar. Um funcionário gozará de 20 dias de férias e a sua remuneração é de R$2.500,00. Assim, a sua remuneração-base é R$2.500,00. Cada dia do seu trabalho vale R$83,33 (2.500/30). O valor de férias é de R$1.666,70. Mas ainda é preciso acrescer 1/3 do valor das férias, ou seja, 1/3 de R$1.666,70, cujo resultado é R$555,55. O total aproximado é de R$2.222,25.

Desse total, ainda se desconta o percentual relativo ao INSS, conforme a alíquota da empresa: 8% de R$2.222,25 (um total aproximado de R$177,80). No final, o funcionário fará jus, em suas férias, a uma remuneração de R$2.044,45. De maneira similar, é feito o cálculo do abono pecuniário, mas sem a incidência do INSS.

Enfim, realizar a gestão de férias do quadro de funcionários da forma mais eficaz possível otimiza o relacionamento entre empregador e empregado, além de garantir que a empresa não sofrerá nenhum passivo trabalhista.

O conteúdo serviu de motivação para buscar conhecimentos complementares? Então, aproveite para entender como é possível aliar cultura da inovação, diversidade e colaboração na sua empresa.