Como não errar mais no cálculo do vale-transporte

O cálculo do vale-transporte é uma obrigação das empresas que contratam funcionários no regime CLT. Regulamentado pela Lei nº 7.418/1985, esse benefício é uma garantia de que os trabalhadores tenham acesso ao deslocamento entre sua residência e o local de trabalho usando transporte público.

No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades para calcular esse valor corretamente, o que pode resultar em erros na folha de pagamento ou até em problemas legais. Para evitar adversidades, é preciso conhecer todas as variáveis envolvidas nesse processo. A seguir, reunimos boas práticas e exemplos para ajudar você a realizar esse cálculo de forma descomplicada. Confira! 

Para que serve o vale-transporte?

O vale-transporte (VT) é um benefício obrigatório concedido aos funcionários para cobrir os custos do deslocamento para suas atividades diárias. Ele tem como objetivo garantir que os trabalhadores façam isso de forma acessível, sem comprometer demasiadamente sua renda. As empresas podem descontar até 6% do salário base do colaborador para ajudar a custear o benefício, arcando com o valor excedente quando necessário.

O VT pode ser disponibilizado em forma de vales, cartões ou como vale-transporte digital. Seja como for o meio, ele só é aceito como pagamento de transporte público.

Vale lembrar que há situações em que o vale-transporte pode ser dispensado. Se o funcionário optar por outro meio de deslocamento, como veículo próprio, ele pode renunciar ao benefício. Para evitar problemas futuros, essa decisão deve ser formalizada por meio de um termo de recusa assinado pelo colaborador. 

Como funciona o cálculo do vale-transporte?

O saldo mensal deve ser definido com base na quantidade de dias úteis trabalhados e no custo das passagens utilizadas no trajeto de ida e volta do colaborador. A empresa pode descontar até 6% do salário base do usuário, e o valor excedente deve ser custeado pelo empregador.

Veja um passo a passo do cálculo:

1. Identifique os dias úteis do mês que o colaborador irá trabalhar;
   
   
2. Calcule o custo diário, multiplicando o valor da passagem pelo número de deslocamentos no dia;
   
   
3. Defina o saldo mensal, multiplicando o custo diário pelos dias úteis do mês;
   
   
4. Aplique o desconto do vale-transporte: calcule 6% sobre o salário base e compare com o saldo mensal. O funcionário paga até esse limite, e a empresa cobre o restante.

Caso haja acúmulo de saldo de um mês para outro, o RH deve analisar se há necessidade de compra adicional ou se o saldo anterior supre a demanda do novo período, ajustando a recarga conforme necessário. 

Fazendo o cálculo do vale-transporte na prática

O desconto do vale-transporte é limitado a 6% do salário base do colaborador. Se o custo do transporte for menor que esse percentual, o funcionário arca com todo o valor, tendo o abatimento direto no pagamento do salário. Caso contrário, a empresa cobre a diferença.

→ Para exemplificar, veja como calcular vale-transporte quando o custo é menor que o limite de 6%:

• Salário: R$2.000
• Custo mensal do vale-transporte: R$100
• 6% do salário: R$120

Como o custo é menor que o limite, é descontado do salário do funcionário o valor integral do VT, ou seja, R$100.

→ Agora, confira um exemplo de quando o custo está acima do limite de 6%:

• Salário: R$2.000
• Custo mensal do vale-transporte: R$180
• 6% do salário: R$120

Como o custo é maior que o limite, é descontado do salário do funcionário o valor de R$120, que é equivalente a 6%, e a empresa cobre os R$60 restantes.

Uma vez definida a quantidade de passagens de cada colaborador, é possível adotar sistemas que realizam o cálculo mensal do benefício, bem como identificam eventuais acúmulos para que haja a compensação no mês seguinte. Assim, além de automatizar o processo, as chances de erro são diminuídas.

💡Veja mais no nosso guia sobre o vale-transporte!

Atente-se ao cálculo do vale-transporte!

Realizar o cálculo do vale-transporte corretamente é essencial para garantir conformidade com a legislação trabalhista e evitar problemas para a empresa e seus colaboradores. Pequenos erros podem resultar em descontos indevidos ou custos desnecessários para o empregador.

Ao entender as regras e aplicar boas práticas, o RH pode tornar esse processo mais simples e evitar dores de cabeça. Além disso, é importante revisar regularmente os valores e o saldo acumulado para evitar recargas desnecessárias.

Quer se aprofundar no assunto e garantir uma gestão ainda mais precisa? Confira nosso guia completo sobre vale-transporte e tenha mais segurança na administração desse benefício!