Os encargos sociais e trabalhistas são tributos que, por lei, as empresas precisam pagar em benefício de seus funcionários. Apesar de serem considerados muito onerosos aos empregadores, é importante conhecer esses tributos, entender as suas aplicações jurídicas e saber, afinal, de que modo é possível se beneficiar deles.
Para que a contratação de novos colaboradores seja motivo de celebração em virtude dos bons resultados alcançados pelo negócio — e não de lamentação diante de tantos impostos a pagar —, é importante se atualizar e se apropriar das orientações corretas em relação aos tributos.
Neste post, apresentamos quais são os principais encargos com os quais uma empresa deve arcar, bem como as formas de reduzir o impacto que eles têm sobre o orçamento. Acompanhe!
Os encargos sociais e trabalhistas, de forma geral, consistem em tributos que estão diretamente ligados à contratação de mão de obra para a empresa. Tais impostos são divididos em duas categoriais principais: sociais e trabalhistas.
Os encargos sociais são compreendidos como aqueles impostos que são pagos pela empresa a fim de serem revertidos em benefícios indiretos e de longo prazo aos trabalhadores.
Por encargos trabalhistas, contudo, entendem-se os tributos que representam um benefício direto ao colaborador. Ou seja, constituem valores pagos além do salário, segundo normas previstas na legislação brasileira.
Agora que você já sabe, conceitualmente, o que são os encargos sociais e trabalhistas, está na hora de ver na prática quais são os principais e a quais a empresa precisa ter mais atenção. Confira!
O Fundo de Garantia é um tipo de poupança a que o trabalhador tem direito em caso de eventualidades, como demissão sem justa causa, tratamento de doenças por tempo prolongado, compra do primeiro imóvel, entre outras. Corresponde a 8% do valor do salário pago ao funcionário, e o valor não é descontado da remuneração.
O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é o órgão do governo federal que administra benefícios à população, como aposentadoria, pensões, auxílio-acidente e outros. Toda empresa precisa depositar mensalmente para cada funcionário o imposto devido ao INSS. Esse valor pode ser descontado da folha de pagamento, e a porcentagem varia de acordo com a faixa salarial.
Profissionais que recebem renda são obrigados a pagar o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRPF). No caso dos contratados sob o regime da CLT, o próprio empregador deve fazer o desconto mensalmente na folha de pagamento e repassar ao governo federal.
O cálculo é feito depois de serem deduzidos do salário bruto o valor do INSS, as faltas, os atrasos e outros fatores que possam interferir no valor. A alíquota do IRPF também varia de acordo com a faixa salarial.
Os trabalhadores registrados no regime CLT têm direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho, além de um adicional de 1/3 do valor do salário.
O 13º salário é um direito do trabalhador e corresponde ao salário de um mês trabalhado, nos casos em que o empregado tenha exercido as suas funções dentro do prazo de um ano. Trata-se de uma gratificação paga em duas parcelas aos funcionários: a primeira em novembro e a segunda em dezembro.
O vale-transporte é um benefício corporativo obrigatório que a empresa fica encarregada de conceder quando o valor da locomoção do colaborador para o local de trabalho é superior a 6% do seu salário. É regulamentado pela Lei nº 7.418/85 e não se trata de uma reposição salarial.
Além de conhecer quais são os principais encargos sociais que as empresas têm obrigação de suprir, é necessário que você saiba como fazer o cálculo de cada um deles, não é? É o que veremos a seguir.
Os valores desse tributo devem ser pagos mensalmente pelas empresas junto à Caixa Econômica Federal, sendo destinados às contas de cada colaborador. O valor do FGTS precisa ser depositado até o 7º dia de cada mês, cuja alíquota representa 8% da remuneração do funcionário.
Agora, se o contrato de trabalho for de aprendizagem, esse montante obrigatório cai para 2%. Além do mais, caso a empresa demita o empregado sem uma justa causa, precisará pagar uma indenização de 40% de todo o valor do FGTS depositado durante o período trabalhado.
Os valores pagos pelas empresas referentes ao INSS devem ser recolhidos até o 20º dia de cada mês, e as alíquotas variam segundo os vencimentos do colaborador. Por exemplo:
É importante saber, também, como fazer o cálculo dos principais encargos trabalhistas, ou seja, aqueles tributos desfrutados pelos trabalhadores em um curto espaço de tempo. Veja:
Diante de tantos encargos sociais e trabalhistas (não listamos todos), você deve estar pensando: como a empresa pode se beneficiar deles, afinal? Como é possível diminuir os seus impactos no orçamento?
Em primeiro lugar, estar em conformidade com a lei é uma prática de gestão de benefícios que evita problemas com a justiça e possíveis indenizações extremamente onerosas. Além disso, é importante considerar que, apesar de serem obrigatórios, os encargos sociais e trabalhistas podem ser transformados em elementos motivacionais para os funcionários.
No que diz respeito à questão financeira, especificamente, uma das formas de garantir um impacto menor dos encargos sobre o orçamento da empresa é a redução no imposto de renda. Isso porque o governo permite que as organizações deduzam o pagamento de alguns tributos de seus impostos. Alguns exemplos são o vale-refeição, o vale-alimentação e o vale-cultura.
Outra forma de desonerar a folha de pagamentos da empresa é analisar a possibilidade da terceirização de algumas atividades. Para isso, o gestor deve calcular quanto custa para a empresa cada colaborador e comparar com o preço dos serviços oferecidos por uma terceirizada. Se for menor, vale a pena contratar terceirizados.
Como você deve ter percebido, honrar todos os encargos sociais e trabalhistas é parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa, o que exige uma grande responsabilidade de todo o empreendedor e daqueles responsáveis pela administração dos recursos em caixa.
Com isso, é importante que a empresa mantenha um planejamento financeiro adequado, capaz de, além de tudo, honrar com esses encargos no momento certo. E isso passa, por exemplo, pela avaliação adequada de qualquer novo passo na expansão do negócio.
Pense que um novo funcionário gerará custos extras relativos não apenas ao salário, como também a esses encargos de natureza trabalhista e social. Logo, todo planejamento para aumentar a equipe deve levar em conta o peso que esses custos terão no caixa.
Com isso, avalie o momento pelo qual a empresa está passando e a necessidade efetiva de ampliar a força de trabalho. Desse modo, fica mais fácil tomar uma decisão segura, com a certeza de que o investimento na equipe trará o retorno esperado e sem que o pagamento de todos os encargos devidos prejudique o caixa.
Outra recomendação para esse planejamento é manter sempre uma reserva financeira em caixa para cobrir eventuais custos não previstos (como as rescisões) ou reajustes.
Sem isso, pode chegar um momento em que a empresa não terá capacidade sequer de honrar tais encargos. Como já destacamos, além de evitar problemas, o pagamento correto de alguns encargos pode gerar certos benefícios tributários, aliviando a carga de impostos devidos pela empresa.
O planejamento e o pagamento incorreto de todos os encargos trabalhistas e sociais pode gerar prejuízos para a empresa em diferentes frentes.
A primeira delas é interna: sem o planejamento adequado em relação a tais custos, fica difícil ter a dimensão exata sobre o custo de cada funcionário, comprometendo toda a saúde financeira da empresa.
No mais, o descumprimento do compromisso financeiro relativo aos encargos trabalhistas e sociais pode fazer com que a empresa precise responder na justiça em muitos casos. Isso, claro, traz custos extras, principalmente no que envolve o pagamento de juros, multas e demais custos gerados pelos processos judiciais. Ou seja, manter-se dentro do que diz a lei representa sempre um melhor custo-benefício.
Sem dúvida nenhuma, o uso de ferramentas adequadas para otimizar o trabalho dos responsáveis por lidar com o planejamento e o pagamento de todos os encargos trabalhistas e sociais previstos é muito interessante. Por isso, é sempre indicado contar com o apoio da tecnologia nessa tarefa.
Além de aumentar a eficiência do trabalho, permitindo que seja feito mais com menos tempo, o uso da tecnologia reduz erros e diminui os custos com todo o processo, o que é sempre válido.
No mais, vale ficar de olho em métricas e indicadores que apontem o tamanho das despesas com encargos sociais e trabalhistas, se todo o investimento realizado está surtindo o efeito esperado para os resultados da empresa e o que pode ser feito para aperfeiçoá-los, mantendo tais custos condizentes com a capacidade e a necessidade do negócio.
Os encargos sociais e trabalhistas são obrigações de toda empresa e devem ser encarados com bastante seriedade pelos gestores. O pagamento incorreto desses tributos pode trazer consequências sérias tanto para a empresa quanto para os colaboradores. No entanto, é importante frisar, aliás, que pode ser bastante estratégico oferecer benefícios extras (opcionais) aos funcionários, visando aumentar a produtividade, melhorar o clima organizacional, valorizar e reconhecer o desempenho das equipes.
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