Encargos sociais e trabalhistas: o que são e como se beneficiar?

Os encargos sociais e trabalhistas são tributos que, por lei, as empresas precisam pagar em benefício de seus funcionários. Apesar de serem considerados muito onerosos aos empregadores, é importante conhecer esses tributos, entender as suas aplicações jurídicas e saber, afinal, de que modo é possível se beneficiar deles.

Para que a contratação de novos colaboradores seja motivo de celebração em virtude dos bons resultados alcançados pelo negócio — e não de lamentação diante de tantos impostos a pagar —, é importante se atualizar e se apropriar das orientações corretas em relação aos tributos.

Neste post, apresentamos quais são os principais encargos com os quais uma empresa deve arcar, bem como as formas de reduzir o impacto que eles têm sobre o orçamento. Acompanhe!

O que são encargos sociais e trabalhistas?

Os encargos sociais e trabalhistas, de forma geral, consistem em tributos que estão diretamente ligados à contratação de mão de obra para a empresa. Tais impostos são divididos em duas categoriais principais: sociais e trabalhistas.

Os encargos sociais são compreendidos como aqueles impostos que são pagos pela empresa a fim de serem revertidos em benefícios indiretos e de longo prazo aos trabalhadores.

Por encargos trabalhistas, contudo, entendem-se os tributos que representam um benefício direto ao colaborador. Ou seja, constituem valores pagos além do salário, segundo normas previstas na legislação brasileira.

Quais são os principais encargos?

Agora que você já sabe, conceitualmente, o que são os encargos sociais e trabalhistas, está na hora de ver na prática quais são os principais e a quais a empresa precisa ter mais atenção. Confira!

Encargos sociais

FGTS

O Fundo de Garantia é um tipo de poupança a que o trabalhador tem direito em caso de eventualidades, como demissão sem justa causa, tratamento de doenças por tempo prolongado, compra do primeiro imóvel, entre outras. Corresponde a 8% do valor do salário pago ao funcionário, e o valor não é descontado da remuneração.

Previdência Social

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é o órgão do governo federal que administra benefícios à população, como aposentadoria, pensões, auxílio-acidente e outros. Toda empresa precisa depositar mensalmente para cada funcionário o imposto devido ao INSS. Esse valor pode ser descontado da folha de pagamento, e a porcentagem varia de acordo com a faixa salarial.

Imposto de Renda

Profissionais que recebem renda são obrigados a pagar o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRPF). No caso dos contratados sob o regime da CLT, o próprio empregador deve fazer o desconto mensalmente na folha de pagamento e repassar ao governo federal.

O cálculo é feito depois de serem deduzidos do salário bruto o valor do INSS, as faltas, os atrasos e outros fatores que possam interferir no valor. A alíquota do IRPF também varia de acordo com a faixa salarial.

Encargos trabalhistas

Férias e adicional

Os trabalhadores registrados no regime CLT têm direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho, além de um adicional de 1/3 do valor do salário.

Décimo terceiro salário

O 13º salário é um direito do trabalhador e corresponde ao salário de um mês trabalhado, nos casos em que o empregado tenha exercido as suas funções dentro do prazo de um ano. Trata-se de uma gratificação paga em duas parcelas aos funcionários: a primeira em novembro e a segunda em dezembro.

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício corporativo obrigatório que a empresa fica encarregada de conceder quando o valor da locomoção do colaborador para o local de trabalho é superior a 6% do seu salário. É regulamentado pela Lei nº 7.418/85 e não se trata de uma reposição salarial.

Como fazer o cálculo dos encargos sociais?

Além de conhecer quais são os principais encargos sociais que as empresas têm obrigação de suprir, é necessário que você saiba como fazer o cálculo de cada um deles, não é? É o que veremos a seguir.

FGTS

Os valores desse tributo devem ser pagos mensalmente pelas empresas junto à Caixa Econômica Federal, sendo destinados às contas de cada colaborador. O valor do FGTS precisa ser depositado até o 7º dia de cada mês, cuja alíquota representa 8% da remuneração do funcionário.

Agora, se o contrato de trabalho for de aprendizagem, esse montante obrigatório cai para 2%. Além do mais, caso a empresa demita o empregado sem uma justa causa, precisará pagar uma indenização de 40% de todo o valor do FGTS depositado durante o período trabalhado.

INSS

Os valores pagos pelas empresas referentes ao INSS devem ser recolhidos até o 20º dia de cada mês, e as alíquotas variam segundo os vencimentos do colaborador. Por exemplo:

• 8% sobre a remuneração de até R$1.556,94;
• 9% sobre a remuneração de R$1.556,95 a R$2.594,92;
• 11% sobre a remuneração de R$2.594,93 até R$5.189,82.

Como fazer o cálculo dos encargos trabalhistas?

É importante saber, também, como fazer o cálculo dos principais encargos trabalhistas, ou seja, aqueles tributos desfrutados pelos trabalhadores em um curto espaço de tempo. Veja:

• férias e adicional: para calcular as férias, basta somar o salário com 1/3 da remuneração, acrescentando outros eventuais benefícios, como a hora extra. Exemplo: se o colaborador recebe R$900,00 por mês, é necessário dividir esse valor por três e somar o rendimento com o seu resultado (R$900,00/3 = 300 + 900 = R$1.200,00);
• 13º salário: o 13º deve ser pago em duas parcelas, nos meses de novembro e dezembro, e é proporcional a 1/12 do salário anual do funcionário. Ou seja, se o profissional trabalhou 12 meses, receberá o valor integral do seu salário no 13º. Mas se esteve na empresa por somente seis meses, por exemplo, receberá metade dessa quantia;
• vale-transporte: a empresa é obrigada a pagar pelo transporte para o colaborador ir e vir do trabalho quando esse valor é superior a 6% do salário que ele recebe. O empregador pode descontar essa porcentagem do salário, mas deve arcar com o restante dos custos com o deslocamento.

De que forma o pagamento desses encargos beneficia a empresa?

Diante de tantos encargos sociais e trabalhistas (não listamos todos), você deve estar pensando: como a empresa pode se beneficiar deles, afinal? Como é possível diminuir os seus impactos no orçamento?

Em primeiro lugar, estar em conformidade com a lei é uma prática de gestão de benefícios que evita problemas com a justiça e possíveis indenizações extremamente onerosas. Além disso, é importante considerar que, apesar de serem obrigatórios, os encargos sociais e trabalhistas podem ser transformados em elementos motivacionais para os funcionários.

No que diz respeito à questão financeira, especificamente, uma das formas de garantir um impacto menor dos encargos sobre o orçamento da empresa é a redução no imposto de renda. Isso porque o governo permite que as organizações deduzam o pagamento de alguns tributos de seus impostos. Alguns exemplos são o vale-refeição, o vale-alimentação e o vale-cultura.

Outra forma de desonerar a folha de pagamentos da empresa é analisar a possibilidade da terceirização de algumas atividades. Para isso, o gestor deve calcular quanto custa para a empresa cada colaborador e comparar com o preço dos serviços oferecidos por uma terceirizada. Se for menor, vale a pena contratar terceirizados.

Como se planejar para honrar os encargos sociais e trabalhistas?

Como você deve ter percebido, honrar todos os encargos sociais e trabalhistas é parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa, o que exige uma grande responsabilidade de todo o empreendedor e daqueles responsáveis pela administração dos recursos em caixa.

Com isso, é importante que a empresa mantenha um planejamento financeiro adequado, capaz de, além de tudo, honrar com esses encargos no momento certo. E isso passa, por exemplo, pela avaliação adequada de qualquer novo passo na expansão do negócio.

Pense que um novo funcionário gerará custos extras relativos não apenas ao salário, como também a esses encargos de natureza trabalhista e social. Logo, todo planejamento para aumentar a equipe deve levar em conta o peso que esses custos terão no caixa.

Com isso, avalie o momento pelo qual a empresa está passando e a necessidade efetiva de ampliar a força de trabalho. Desse modo, fica mais fácil tomar uma decisão segura, com a certeza de que o investimento na equipe trará o retorno esperado e sem que o pagamento de todos os encargos devidos prejudique o caixa.

Outra recomendação para esse planejamento é manter sempre uma reserva financeira em caixa para cobrir eventuais custos não previstos (como as rescisões) ou reajustes.

Sem isso, pode chegar um momento em que a empresa não terá capacidade sequer de honrar tais encargos. Como já destacamos, além de evitar problemas, o pagamento correto de alguns encargos pode gerar certos benefícios tributários, aliviando a carga de impostos devidos pela empresa.

Qual a consequência de não manter esses encargos em dia?

O planejamento e o pagamento incorreto de todos os encargos trabalhistas e sociais pode gerar prejuízos para a empresa em diferentes frentes.

A primeira delas é interna: sem o planejamento adequado em relação a tais custos, fica difícil ter a dimensão exata sobre o custo de cada funcionário, comprometendo toda a saúde financeira da empresa.

No mais, o descumprimento do compromisso financeiro relativo aos encargos trabalhistas e sociais pode fazer com que a empresa precise responder na justiça em muitos casos. Isso, claro, traz custos extras, principalmente no que envolve o pagamento de juros, multas e demais custos gerados pelos processos judiciais. Ou seja, manter-se dentro do que diz a lei representa sempre um melhor custo-benefício.

Como a tecnologia pode auxiliá-lo nesse processo?

Sem dúvida nenhuma, o uso de ferramentas adequadas para otimizar o trabalho dos responsáveis por lidar com o planejamento e o pagamento de todos os encargos trabalhistas e sociais previstos é muito interessante. Por isso, é sempre indicado contar com o apoio da tecnologia nessa tarefa.

Além de aumentar a eficiência do trabalho, permitindo que seja feito mais com menos tempo, o uso da tecnologia reduz erros e diminui os custos com todo o processo, o que é sempre válido.

No mais, vale ficar de olho em métricas e indicadores que apontem o tamanho das despesas com encargos sociais e trabalhistas, se todo o investimento realizado está surtindo o efeito esperado para os resultados da empresa e o que pode ser feito para aperfeiçoá-los, mantendo tais custos condizentes com a capacidade e a necessidade do negócio.

Os encargos sociais e trabalhistas são obrigações de toda empresa e devem ser encarados com bastante seriedade pelos gestores. O pagamento incorreto desses tributos pode trazer consequências sérias tanto para a empresa quanto para os colaboradores. No entanto, é importante frisar, aliás, que pode ser bastante estratégico oferecer benefícios extras (opcionais) aos funcionários, visando aumentar a produtividade, melhorar o clima organizacional, valorizar e reconhecer o desempenho das equipes.

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