Guia de melhores práticas em gestão de frota de carros

As vantagens de comprar um veículo com o CNPJ da empresa começam na economia financeira. A venda para pessoa jurídica enquadra-se na modalidade direta, isso significa que a empresa irá comprar o veículo diretamente com a transportadora, podendo ter até 10% de desconto no valor final.

Além disso, possuir veículos específicos sob o nome da empresa atribui mais credibilidade e profissionalismo para o negócio e melhor gestão e organização dos gastos referentes ao transporte, como manutenção, controle de qualidade dos pneus, relatório de consumo de combustível, entre outros.

Conceito de gestão de frotas

O setor da gestão de frota de carros de uma empresa deve garantir o uso seguro e eficiente dos veículos, assim como a manutenção para que estejam sempre em boas condições. Também é da responsabilidade deste gestor garantir a disponibilidade do automóvel e administrar todos os detalhes técnicos e de logística, como cálculo de rota e pedágio, planejamento de trajeto, monitoramento do motorista e relatório de consumo de combustível.

No Brasil, os dados do setor de frotas de veículos mostram o forte impacto que o segmento exerce na economia do país. De acordo com o Sindicato Nacional da Indústria de Componentes para Veículos Automotores (Sindipeças), em 2020 foram registrados 108 milhões de veículos, sendo carros, camionetes, motocicletas, ônibus e caminhões.

O mercado de gestão de frotas movimenta 30 bilhões de dólares por ano no mundo, segundo a empresa de consultoria americana Market and Markets. 

Importância de uma gestão bem estruturada

Seja falando de uma empresa com três carros corporativos ou uma entregadora com uma frota mais robusta, os veículos dão gastos e precisam de manutenção. 

Imagine você, como pessoa física, cuidando do seu carro do abastecimento à troca de peças. No caso das companhias, são múltiplos automóveis movidos por diferentes motoristas. Além disso, como os veículos são usados, em sua maioria, diariamente, estratégias com rotas e gastos durante as viagens também exigem atenção. Por isso, é necessário centralizar a responsabilidade sobre a frota e estruturar bem a gestão. Fazendo isso, é possível notar benefícios como:

• Redução de despesas referentes a combustível, uma vez que as rotas são planejadas de maneira estratégica e os relatórios de consumo de combustível são gerados, oferecendo mais clareza sobre as melhores opções no momento (gasolina ou etanol, por exemplo);
• Controle da agenda da frota para garantir que sempre haja veículos disponíveis e não aconteçam conflitos entre as datas de utilização;
• Gestão de manutenção periódica para cada veículo de maneira mais eficaz;
• Processos claros para tomar decisões benéficas no que diz respeito à compra, venda e manutenção de veículos.;
• Relatórios precisos que permitem realocar custos para aumentar o faturamento.

Afinal, o que faz o gestor de frota de carros para empresas?

Um gestor de carros para empresas observa o estado dos veículos na companhia e cuida das manutenções periódicas. Ele também é responsável pela equipe de motoristas, instruindo boas práticas e auxiliando no que for preciso. Mas a função vai muito além, envolvendo tarefas como:

Vamos à prática? O dia a dia do gestor, muitas vezes, entra no piloto automático, mas sempre há meios de aprimorar as tarefas, otimizando a manutenção dos carros, as viagens dos motoristas e as próprias obrigações do líder. Isso porque há muitas formas de tornar trabalhos recorrentes mais rápidos e práticos, principalmente com a ajuda da tecnologia.

Quais desafios o gestor pode encontrar?

É importante conhecer os desafios e possíveis problemas da gestão de frota de carros, a fim de se adiantar quanto a eles e tornar a rotina mais prática e eficiente.

Um dos principais problemas no dia a dia do gestor de veículos é o desperdício de combustível, que pode ser um dos fatores mais prejudiciais ao faturamento da empresa. Alguns motivos que ocasionam esse problema são a falta de estratégia na criação da rota, negligência do motorista em não se preocupar em escolher os postos corretos ou fazer uso pessoal do veículo.

Outros desafios comuns na administração de frota de carros são os custos de manutenção, necessários para garantir a segurança do veículo; mudanças constantes nas rotas, o que exige novas estratégias para os trajetos; gerenciamento e monitoramento de acidentes e riscos aos condutores; e carga excessiva de trabalho, especialmente em empresas pequenas, onde uma pessoa é responsável por todas as tarefas.

Boas práticas para a gestão de frota de carros

Para se prevenir quanto aos problemas que podem acontecer na gestão de frota de carros empresariais e contornar os desafios comuns, separamos sete boas práticas que você pode aplicar no dia a dia: 

Da tag pedágio aos softwares de gestão, aplicar as boas práticas por meio de ferramentas atualizadas pode transformar sua rotina, tornando-a mais prática e agilizando tarefas.

Importância da tecnologia

Usar softwares e outras ferramentas tecnológicas promove melhorias na gestão, como agilidade, centralização de informações, fim dos erros manuais, praticidade, entre outros. Atualmente, existem programas que fazem importação de dados de maneira automática, geração de relatórios, otimização de rotas e muito mais.

Exemplo de ferramentas para a gestão de veículos

Separamos ferramentas direcionadas tanto para sua gestão, quanto para otimização de viagens pelos motoristas. Vamos lá?

• Roteirizador
  O Google Maps e/ou Apple Maps já pode ajudar - e muito - na disponibilização dos melhores trajetos para chegar aos destinos. Dependendo da demanda e quantidade de viagens da sua empresa, também é possível utilizar softwares específicos para a função;
• Cartão Combustível
  Além de disponibilizar um valor exclusivo para o abastecimento, evitando desvio de dinheiro, a solução disponibiliza relatórios de acompanhamento para aprimorar sua gestão. E o Cartão Combustível da Sem Parar Empresas vai além, proporcionando mais economia e possibilidade de cashback conforme o uso. Ele também pode ser utilizado para comprar pneus, fazer manutenções, troca de óleo etc. Ou seja, com um produto, você centraliza o investimento e o acompanhamento de diversas tarefas recorrentes.

• Tag Pedágio
  Imagine em quantos pedágios os motoristas da empresa passam ao longo de suas viagens? Logicamente, a tag para o pagamento automático e passagem rápida deve fazer parte dos veículos da empresa, evitando o estresse na estrada. A solução da Sem Parar Empresas vai além, pois pode ser utilizada em estacionamentos e postos de combustível. Ela também possui serviços inclusos, como reparos nos carros, audiobook, software para pagamento de impostos e regularização de carros etc.