Prejuízos do uso particular do carro da empresa e como evitar

Gerenciar os veículos é um dos principais desafios no dia a dia de companhias que possuem frotas. E uma das maiores questões enfrentadas é ter um controle efetivo capaz de evitar o uso particular do carro da empresa feito pelos colaboradores. Aliás, essa prática bastante comum pode trazer diversos prejuízos para a empresa, sabia?

Como é feito o uso particular do carro da empresa?

Isso acontece quando um funcionário utiliza o veículo da empresa para fins pessoais, que não estão ligados às suas atividades profissionais. Essa prática inclui situações como compras, deslocamentos, viagens de lazer e outros trajetos não autorizados. 

Uma grande questão é que identificar o uso particular do carro da empresa pode ser difícil por vários fatores, como falta de registro ou acompanhamento dos itinerários. Porém, mesmo sendo desafiador, é possível fazer um controle de uso, estabelecendo desde políticas claras e comunicação eficaz, até um registro e acompanhamento mais rigoroso. Afinal, isso não apenas resulta em economia de recursos, como também em mais segurança para sua operação. 

Por que a empresa deve evitar o uso particular da frota? 

• Aumento nos custos de combustível: sem dúvidas, o primeiro impacto a ser sentido são as despesas extras com o combustível da frota nesses usos fora do trabalho. Rodar mais quilômetros significa abastecer mais e, consequentemente, gastar mais. 
  
  
• Necessidade de manutenção: não é apenas um aumento do consumo de combustível que uma quilometragem maior representa. Mais tempo na estrada resulta em mais desgastes nos veículos, e isso gera uma necessidade mais frequente de reparos e manutenções, como luzes, troca de óleo, pneus, entre outros. 
  
  
• Encarecimento de franquias e seguros: o mau uso da frota pode afetar custos de seguro, seja pela quantidade de quilômetros rodados ou pela exposição a riscos. 
  
  
• Riscos de responsabilidade: empresas que utilizam esse tipo de transporte já lidam, obrigatoriamente, com riscos e responsabilidades, incluindo situações de multas ou incidentes. Quanto mais tempo de estrada, maior a exposição a esse tipo de acontecimento, logo, o uso não autorizado torna essas situações ainda mais graves, especialmente em acidentes com não-funcionários. 
  
  
  

Como evitar o uso particular do carro da empresa?

• Política clara: antes de mais nada, é imprescindível desenhar uma política clara sobre o uso dos veículos da empresa. Ela precisa ser comunicada de forma transparente a todos os funcionários por meio de treinamentos e colocada à disposição para consulta. É importante que esse guia reúna as regras, boas práticas e também as consequências do uso pessoal dos veículos da frota.
  
  
• Sistemas de Rastreamento por GPS: esse tipo de recurso torna possível o monitoramento em tempo real da localização dos veículos, incluindo o estabelecimento de zonas geográficas e alertas de aviso caso um veículo saia da área autorizada. 
  
  
• Controle de Acesso e Autenticação: em alguns casos, pode ser interessante implementar sistemas que exijam autenticação para operar veículos, por meio de chaves ou cartões de acesso. 
  
  
• Cartão combustível com relatórios detalhados: outro ponto é adotar cartões de combustível vinculados à frota. Além de serem direcionados exclusivamente aos gastos em postos, eles são ferramentas poderosas aos gestores, que fornecem benefícios como o relatório de consumo de combustível. 
  
  

Essas informações proporcionam um controle eficiente, sem falar na prevenção de fraudes e maior transparência em todo o processo. Assim, você inibe irregularidades e ganha mais robustez na gestão. Por fim, esses cartões facilitam a integração das informações financeiras para a empresa, possibilitando análises e à prova de erros humanos. 

• Câmeras de monitoramento veicular: instalar esse tipo de dispositivo ajuda a monitorar a atividade dos motoristas e serve como uma forma de proteção adicional em casos de incidentes.
  
  
• Softwares de gestão: utilizar a tecnologia a seu favor pode fazer toda a diferença, pois eles oferecem relatórios detalhados sobre o histórico de viagens e atividade dos seus veículos. 
  
  
• Verificações periódicas: esse tipo de ação te ajuda a garantir que a frota está sendo utilizada de acordo com a política estabelecida. Essas verificações podem incluir revisões dos registros de viagem, dispositivos de rastreamento e a própria quilometragem.
  
  

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Tenha controle sobre sua frota!

Como você viu, fazer a gestão de veículos é crucial para evitar prejuízos. Isso garante que os veículos sejam utilizados de uma forma eficiente e que possíveis mau usos sejam prevenidos. Por isso, é importante sempre aprender cada vez mais sobre as melhores práticas para garantir o sucesso com sua frota e melhorar os resultados.