O que você precisa saber sobre o controle e gestão do abastecimento de frotas

A gestão do abastecimento é uma rotina essencial para garantir a qualidade e a performance do seu processo logístico. Este é um tema importante e urgente. Um estudo realizado pelo Instituto Somatório em parceria com a Sem Parar Empresas, aponta que 57%, ou seja, mais da metade das empresas entrevistadas não realizam o controle de abastecimento de frota.

Se esse é o contexto do seu negócio ou se está em busca de otimizar o seu processo de abastecimento de frotas, você está no lugar certo! 

Neste artigo, você vai ter a oportunidade de conhecer o cenário atual de abastecimento de frotas no Brasil e como consolidar uma rotina de alta performance. Vamos lá?

Por que fazer o controle de abastecimento de frotas?

Quando pensamos em negócios, a organização é essencial para evitar desperdícios e situações que gerem prejuízos à empresa. 

O controle de abastecimento de frotas é uma atividade necessária tanto em frotas leves e pesadas, como frotas pequenas e grandes. Mesmo que a sua empresa conte somente com um veículo, é preciso realizar essa gestão no dia a dia.

Conforme o levantamento realizado pela Sem Parar Empresas e o Instituto Somatório, 70% das empresas entrevistadas, e que operam com menos de 5 veículos na frota, não reconhecem que de fato contam com uma frota corporativa.

Esse dado indica que muitas empresas deixam de fazer o controle de abastecimento de frotas, não porque não querem, mas por uma percepção equivocada sobre o tema. 

Para esclarecer a importância desse procedimento operacional, listamos a seguir alguns aspectos que são impactados pelo abastecimento da frota.

Redução de custos

O processo de transporte e logística é uma das rotinas operacionais mais onerosas para as organizações. Além do abastecimento, destacamos o custo de manutenção de frota e as perdas financeiras causadas pela improdutividade da frota. 

Quando não existe um controle de abastecimento de frotas, a sua empresa está exposta ao mau uso dos veículos. A ausência de direção defensiva, por exemplo, aumenta o gasto de combustível. 

Isso pode ser identificado de maneira reativa, pelo desgaste frequente de veículos ou de maneira preditiva por meio da gestão de abastecimento de frotas. 

Prevenção a fraudes

O estudo realizado pela Sem Parar Empresas e o Instituto Somatório, também apontou que 1 em cada 4 organizações já relataram situações de desvios e fraudes em suas operações. 

Ações simples como o motorista adicionar itens de consumo, como café, água ou uma coxinha ao abastecer, erros de digitação durante o processo de abastecimento e até a compra e revenda de combustível podem representar um grande prejuízo para as empresas.

Por isso, é importante a escolha de uma ferramenta de gestão de abastecimento eficiente para ajudar no controle e ajudar na prevenção de fraudes. Afinal, isso ajuda a inibir qualquer ação que tenha como objetivo lesar o patrimônio da sua empresa.

Melhora de performance

Ainda conforme o estudo realizado pela Sem Parar Empresas e pelo Instituto Somatório, uma redução de 25% dos custos com o abastecimento é observado entre as empresas entrevistadas que adotam soluções profissionais para a gestão de combustível. Entre essas soluções, o sistema de gestão de abastecimento ecartão combustível são destaque.

Quais são os erros mais comuns no controle de combustível?

Em todo processo sempre vai existir oportunidades de otimizar a qualidade da rotina operacional. Como e quando essas lacunas ocorrem é muito particular de cada negócio.

No entanto, identificamos que existem padrões que levam a erros comuns no controle de abastecimento de frotas. Entre eles, listamos os seguintes itens:

• não realizar o controle da frota;
• não contar com uma solução de tecnologia;
• deixar de ter critérios para cadastro de fornecedores de abastecimento;
•  não orientar a equipe enquanto às boas práticas no abastecimento.

Como fazer o controle de abastecimento de frotas?

Para que a sua gestão de abastecimento de frotas seja feita da melhor maneira possível, primeiramente, é preciso fortalecer na cultura da operação os seguintes valores:

• melhoria contínua;
• qualidade e segurança;
• confiança e ética;
• data driven (ser guiado a dados).

Essa construção não acontece de maneira imediata. É um processo e deve ser fortalecido sempre. Vale reforçar que isso não deve ser motivo para deixar de fazer o controle de frota: é preciso começar quanto antes se quiser ter uma operação de alto desempenho.

A seguir, entenda melhor o que fazer para colocar em prática a gestão de abastecimento de combustível. 

Mapeie o processo de abastecimento 

O primeiro passo é mapear o que a sua empresa entende como ser o processo ideal. Começar a rodar rotinas operacionais sem contar com esse mapeamento é o que leva muitos negócios a se frustrarem e terem “dores de cabeça”. 

Identifique os pontos de gargalos

Nesse mapeamento, é necessário identificar possíveis pontos que podem se tornar gargalos. Geralmente, eles acontecem quando há procedimentos que ocorrem entre áreas diferentes. Vale realizar um benchmarking para conhecer as dores enfrentadas por outras empresas e o que elas fizeram para tratar isso.

Conte com a telemetria da frota

A tecnologia é a principal aliada da gestão de frotas. A telemetria é um recurso essencial para diversos procedimentos dessa rotina. Por meio dessa inovação, é possível coletar dados em tempo real sobre os veículos, como o valor do hodômetro e a velocidade empregada em rota.

Esses dois pontos são importantes para a conferência do abastecimento e rendimento de combustível e para garantir a segurança dos colaboradores e das pessoas que usam a via. Além disso, é um recurso que ajuda a prevenir furtos da frota, ao ser possível bloquear os veículos à distância.

Oriente os seus colaboradores

Para o sucesso do seu fluxo de controle de abastecimento de frotas é primordial ter ações contínuas de alinhamento e treinamento dos colaboradores. Isso deve ser feito tanto no onboarding de novos talentos como no reforço e na atualização das boas práticas entre os colaboradores mais antigos.

Implemente uma ferramenta de gestão de abastecimento

Além da telemetria, o uso de uma solução especializada potencializa os resultados da sua gestão. 

Ela contribui para que as empresas diminuam suas perdas financeiras, tanto em decorrência de possíveis fraudes como ao contar com um processo mais preciso. 

Na pesquisa realizada e citada ao longo deste artigo, constatou-se que as empresas que contam com soluções especializadas, percebem uma economia de 25%. Já as empresas que utilizam soluções básicas, como convênios com postos e reembolsos mencionam 13% de economia percebida.

Portanto, realizar a gestão de abastecimento de frotas é essencial para a performance financeira da sua empresa. Além disso, ela pode ser feita de maneira descomplicada e segura ao contar com a solução e com o parceiro fornecedor ideal.

A Sem Parar Empresas é líder no segmento de soluções inteligentes para a gestão de frotas. Com o nosso cartão combustível, você reduz as perdas do negócio enquanto conquista alta performance operacional sem burocracias. 

Tudo isso com uma gestão a vista por meio do nosso painel de dados para potencializar ainda mais a gestão de abastecimento de frotas. 

Para operações de maior porte, o sistema CTF Abastecimento é a alternativa ideal e a melhor opção na prevenção de erros, fraudes e desvios de combustível. A percepção de economia das empresas que utilizam esse sistema é ainda maior, de acordo com o estudo realizado pelo Instituto Somatório, chegando a 32%.

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