Como todos sabemos, as operações de transporte estão entre as mais detalhadas e técnicas de uma empresa. Por essa razão, é normal que a gestão submeta seus processos à revisão e análise de uma observação externa, o que chamamos de auditoria de frete.
Mas, afinal de contas, você sabe qual a finalidade desse processo? Mais do que isso, você sabe qual a real importância desse procedimento para a qualidade técnica da sua empresa? Isso é o que responderemos agora. Então, não perca tempo e acompanhe!
Em essência, a auditoria é um procedimento de análise, observação e revisão de determinada prática, operação ou setor. Por isso, existem auditorias para os mais variados campos de uma empresa, como o legal, contábil, comercial, entre outros.
Com a área logística, isso não é diferente. Nesse sentido, o objetivo da auditoria de frete é examinar possíveis negligências, excessos ou desperdícios nas suas operações de transporte, identificando custos desnecessários, cobranças duplicadas, cálculos mal-executados e demais noções equivocadas.
Por ser uma operação tão ligada a custos, a auditoria de frete acaba interferindo até mesmo na saúde financeira da operação, que, após a investigação minuciosa do procedimento, se tornará mais transparente, enxuta e eficaz.
Não importa se você conta com uma frota exclusiva ou terceiriza suas entregas a prestadores de serviço de caminhão autônomo, em todos os casos existe a possibilidade de custos, negligências, desperdícios e desvios. Agora, conheça os três principais problemas encontrados nesse tipo de auditoria!
Sem sombra de dúvidas, esse é o problema mais comum. A divergência de custos entre a cotação do serviço de transporte e a fatura dele é um erro recorrente. O importante é identificar essas discrepâncias com agilidade, comunicando de maneira transparente e objetiva o prestador de serviço para a correção da fatura e emissão do pagamento.
A duplicidade também é comum e costuma ser um engano que parte do transportador, que, na ausência de um balanço detalhista de seus gastos, envia a cobrança duas vezes. Com uma boa plataforma de faturamento, você evita tal problema, garantindo pagar apenas as faturas que são devidamente compromissadas.
Quando o cálculo dos componentes da tabela é feito erroneamente, as cobranças são emitidas em um valor proporcionalmente indevido. Para evitar, é importante contar com sistemas dedicados a isso, que facilitem a cotação, o cálculo e faturamento do serviço, sem que as variáveis da equação sejam alteradas.
Mas como realizar uma auditoria de qualidade, que considere todos os detalhes, sem deixar nada de fora? Em nossa opinião, isso é possível por meio de três táticas:
Além disso, vale lembrar que um bom sistema de gestão entregará um controle completo sobre a frota e suas operações, oferecendo painéis dedicados ao inventário de emissões, custos e calendários de manutenções, IPVA, controle de multas, planejamento de rotas e muito mais!