Veja os 3 principais problemas encontrados na auditoria de frete!

Como todos sabemos, as operações de transporte estão entre as mais detalhadas e técnicas de uma empresa. Por essa razão, é normal que a gestão submeta seus processos à revisão e análise de uma observação externa, o que chamamos de auditoria de frete.

Mas, afinal de contas, você sabe qual a finalidade desse processo? Mais do que isso, você sabe qual a real importância desse procedimento para a qualidade técnica da sua empresa? Isso é o que responderemos agora. Então, não perca tempo e acompanhe!

O que é auditoria de frete e qual é a sua importância?

Em essência, a auditoria é um procedimento de análise, observação e revisão de determinada prática, operação ou setor. Por isso, existem auditorias para os mais variados campos de uma empresa, como o legal, contábil, comercial, entre outros.

Com a área logística, isso não é diferente. Nesse sentido, o objetivo da auditoria de frete é examinar possíveis negligências, excessos ou desperdícios nas suas operações de transporte, identificando custos desnecessários, cobranças duplicadas, cálculos mal-executados e demais noções equivocadas.

Por ser uma operação tão ligada a custos, a auditoria de frete acaba interferindo até mesmo na saúde financeira da operação, que, após a investigação minuciosa do procedimento, se tornará mais transparente, enxuta e eficaz.

Quais são os 3 principais problemas encontrados?

Não importa se você conta com uma frota exclusiva ou terceiriza suas entregas a prestadores de serviço de caminhão autônomo, em todos os casos existe a possibilidade de custos, negligências, desperdícios e desvios. Agora, conheça os três principais problemas encontrados nesse tipo de auditoria!

1. Erros de cálculo

Sem sombra de dúvidas, esse é o problema mais comum. A divergência de custos entre a cotação do serviço de transporte e a fatura dele é um erro recorrente. O importante é identificar essas discrepâncias com agilidade, comunicando de maneira transparente e objetiva o prestador de serviço para a correção da fatura e emissão do pagamento.

2. Cobranças erradas

A duplicidade também é comum e costuma ser um engano que parte do transportador, que, na ausência de um balanço detalhista de seus gastos, envia a cobrança duas vezes. Com uma boa plataforma de faturamento, você evita tal problema, garantindo pagar apenas as faturas que são devidamente compromissadas.

3. Uso incorreto da tabela de frete

Quando o cálculo dos componentes da tabela é feito erroneamente, as cobranças são emitidas em um valor proporcionalmente indevido. Para evitar, é importante contar com sistemas dedicados a isso, que facilitem a cotação, o cálculo e faturamento do serviço, sem que as variáveis da equação sejam alteradas.

Como fazer a auditoria corretamente?

Mas como realizar uma auditoria de qualidade, que considere todos os detalhes, sem deixar nada de fora? Em nossa opinião, isso é possível por meio de três táticas:

• realizar a conferência periodicamente, evitando grandes intervalos sem uma auditoria para padronizar e colocar a operação nos trilhos;
• contestar todas as divergências, desestimulando a reincidência desses erros, sejam eles cometidos por negligência, sejam intencionais;
• investir em tecnologia, como plataformas de gestão de frotas, a fim de minimizar equívocos de faturamento, de cálculo e na documentação.

Além disso, vale lembrar que um bom sistema de gestão entregará um controle completo sobre a frota e suas operações, oferecendo painéis dedicados ao inventário de emissões, custos e calendários de manutenções, IPVA, controle de multas, planejamento de rotas e muito mais!