Planilha de controle de combustível realmente funciona? Descubra neste post!

Com a flutuação no preço dos combustíveis, cada vez mais os gestores de frotas têm buscado soluções para a redução desses custos. Com isso em mente, elaboramos este post fundamental para o setor logístico, em que descrevemos um dos instrumentos mais eficientes no controle desse gasto: a planilha de combustível.

Nesse momento, você pode até se questionar: mas como uma planilha pode ajudar nessa economia? Aqui vale perceber que o segredo dessa estratégia está na combinação de planejamento e monitoramento.

Implementando a planilha de controle de frota de veículos e combustível, você acompanha o desempenho de cada unidade na frota, além de avaliar a conduta dos motoristas responsáveis por esses veículos. Sendo assim, não perca tempo e acompanhe!

O funcionamento de uma planilha de combustível

No fim das contas, a planilha acaba sendo uma aliada do gestor da frota, oferecendo valores e estatísticas importantes para a tomada de decisão, em abordagens corretivas ou preventivas. Embora existam muitos aplicativos que permitam o controle de combustíveis, já frisamos que não será necessário baixar nenhum deles.

Na realidade, o bom e velho Excel será suficiente para cobrir todas as funcionalidades necessárias. Antes da implementação da planilha, você deverá iniciar com a coleta de dados, reunindo informações sobre os veículos e os seus motoristas. Com isso, você cria um banco de dados consistente para as suas análises. Abaixo, veja as informações mais essenciais para essa ferramenta:

• identificação do veículo e do motorista;
• quantidade abastecida em litros;
• indicação de posto e/ou setor;
• distância percorrida em km;
• registro do hodômetro;
• tipo de combustível.

A maneira como esses dados contribuem na operação logística

A partir dessas informações, você conseguirá avaliar a média de consumo para cada veículo da frota. Além disso, também será possível analisar exageros, entendendo quando, onde e como eles estão acontecendo. Afinal, o consumo de combustível é diretamente influenciado pela qualidade do abastecimento, a condução do motorista, a condição mecânica do veículo e os demais fatores.

Com essa visão aumentada, a planilha entrega para você a oportunidade de ser mais eficaz nas suas decisões, adotando práticas corretivas sobre os veículos e funcionários, além das preventivas, que focam na conscientização e manutenção antes que os problemas aconteçam. Feito isso, você passará a observar a redução dos custos operacionais e o aumento na margem de faturamento da operação.

O preenchimento correto da planilha de controle

Agora, vamos entender como se deve inserir os dados na planilha para que ela seja útil para você. Primeiro, é preciso identificar qual veículo foi abastecido. Depois, deve-se identificar o motorista responsável pelo abastecimento e por sua condução. É importante perceber que esse dado tende a variar à medida que o veículo é utilizado pela equipe. Por isso, é essencial que o campo para a identificação do motorista conte com o espaço para a inclusão de vários nomes.

Depois, é necessário identificar qual posto foi o fornecedor do combustível e qual tipo de produto foi usado — gasolina, etanol, diesel, gasolina aditivada, etc. Por fim, anota-se a medida do hodômetro parcial, zerando essa contagem, além de marcar a quantidade de litros abastecida. Na hora de abastecer novamente, volte nesse campo e preencha a quilometragem percorrida com o tanque.

As melhores dicas para ter uma planilha ideal

Chega o momento de conhecer as principais práticas para construir uma planilha compatível com a sua operação. Mas, primeiro, uma recomendação: seja objetivo e simples! Esse aviso é importante, pois, como você perceberá ao usar a ferramenta, quanto mais complexa a planilha, maior o esforço necessário para fazer o acompanhamento.

Por essa razão, é essencial que você tente montar uma planilha enxuta, que concentre as informações vitais da operação em uma maneira fácil de ler e de inserir novos dados, já que essa será uma ferramenta de utilização diária. Você deve fazer o possível para que esse documento seja uma solução ágil e não uma etapa demorada e desnecessária. Agora, vamos às demais dicas!

Analise a rentabilidade da frota

Gerir uma frota sem avaliar a sua performance é o mesmo que conduzir no escuro. Sendo assim, é fundamental que se definam metas para a sua operação, determinando reduções de consumo, conscientizando a equipe sobre a importância desse objetivo e incentivando uma condução mais dócil, causando abastecimentos mais espaçados.

Acompanhe o uso de combustível

A gestão inteligente da sua frota pede que você faça um controle minucioso em relação ao consumo de combustível. Para isso, registre a quilometragem rodada por cada veículo, por condutor e região. Para a validação do custo, acompanhe no site da ANP (Agência Nacional de Petróleo) os valores dos combustíveis em cada cidade e estado.

Por meio da conversão dessas informações, você pode validar a autonomia desempenhada por cada unidade da frota e seu respectivo responsável.

Adote sistemas de roteirização

Uma das principais variáveis no consumo de combustível está na qualidade dos roteiros escolhidos para as operações de transporte. Por conta disso, é interessante que você conte com sistemas de roteirização, identificando os trajetos menos congestionados, mais bem pavimentados, mais econômicos ou simplesmente mais rápidos.

Controle a manutenção preditiva

O desgaste avançado dos componentes internos é uma fórmula perfeita para o aumento no consumo, porque, operando em sobrecarga, o conjunto mecânico passará a exigir mais combustível para realizar o deslocamento.

No fim das contas, isso reflete na litragem calculada nas bombas e no caixa da operação. Por isso, a importância de se valorizar o calendário de procedimentos periódicos, garantindo que as unidades estejam nas melhores condições possíveis.

Monitore os seus motoristas

Um indicador muito importante para o desempenho da sua frota é o perfil de condução dos motoristas. Por meio dele, é possível mapear como é o desempenho da sua equipe na direção ao fazer o apanhado de dados como a quantidade de infrações e a gravidade delas, por exemplo.

Além disso, cruzar a base de informação em relação às manutenções com o relatório de multas é uma forma analítica para identificar a correlação entre elas: um motorista com mais infrações tende a ser menos cuidadoso com o carro? Essa é uma das perguntas que podem ser respondidas com esse indicador.

Mantenha um relatório detalhado

Temos uma dica que você pode achar que contradiz aquela lá de cima, em que recomendamos o foco na simplicidade. Bem, ambas as dicas são pautadas na realidade. A simplicidade será fundamental para que você não se canse de usar a ferramenta. Já o detalhismo é indispensável para o momento de tomar decisões ajustadas, com uma visão mais estratégica.

Os benefícios da automatização

Uma plataforma tecnológica é capaz de minerar todos os dados da operação, em tempo real, apresentando gráficos, relatórios e extratos sem que o gestor faça uma ação sequer. Por conta disso, o controle automatizado do combustível tem ganhado o mercado logístico, dando agilidade, eficiência e comodidade para a gestão desse gasto. Confira abaixo as suas principais vantagens!

Acompanhamento de rotina

Por meio de uma aplicação de monitoramento da frota, é possível acompanhar a evolução diária do seu processo logístico. Para que a produtividade dela seja potencializada ao máximo, é essencial monitorar todos os dias o seu desempenho por meio dos relatórios de dados. Com a análise preditiva, você otimiza os resultados do seu negócio ao desenvolver estratégias mais certeiras para o uso da frota.

Relatórios gerenciais práticos

Uma das dificuldades para muitos analistas é desenvolver um painel que contemple a experiência do usuário. Isso quer dizer que, muitas vezes, eles criam dashboards com termos e design que tornam a leitura dos resultados um desafio para outros profissionais, inclusive os gestores.

Com uma plataforma tecnológica, a linguagem e disposição das informações são desenvolvidas por meio da simplicidade. Assim, os relatórios gerenciais se tornam mais práticos para a compreensão e, consequentemente, para a criação de planejamentos estratégicos para otimizar a sua gestão de frotas.

Controle de gastos com a frota

A plataforma automatizada para o gerenciamento e controle de combustível da sua frota é uma ferramenta que ajuda na redução de gastos com a frota. O monitoramento da relação entre a quilometragem percorrida, o preço do combustível e a autonomia do veículo permite identificar alguma anomalia no processo.

Geralmente, o “prejuízo” no negócio está diretamente ligado a gaps. Ao serem mapeados e corrigidos, você potencializa o desempenho da frota. Isso contribui para que a sua empresa possa prospectar mais clientes sem impactar a qualidade do serviço. É importante sempre acompanhar os indicadores de performance para colocar em prática soluções cada vez mais inovadoras.

Reforçamos a importância e funcionalidade dessa solução para o setor, incentivando que você, gestor, cogite uma plataforma automatizada para o monitoramento dos abastecimentos. Dessa maneira, você ganhará muito tempo útil para comandar novas decisões na operação, sem que precise dedicar tempo para o preenchimento manual da ferramenta.

A planilha de controle de frota de veículos e combustível não é a ferramenta mais indicada para aquelas empresas que têm uma grande quantidade de automotores, ou mesmo para as que sabem a importância em desenvolver o foco na análise em vez de se limitar ao operacional.

Gostou deste post listando as vantagens da planilha de combustível? Então, não perca a oportunidade de aprimorar a sua frota, aprendendo mais com o nosso artigo sobre a gestão de motoristas e o incentivo desses colaboradores!