Calendário de RH para 2021: as 7 principais datas que você deve ficar de olho

Mais um ano começa e com ele uma série de obrigações do departamento de RH reaparecem no horizonte, cada uma delas em um momento específico dos 12 meses que temos pela frente. Para facilitar todo o processo, um bom planejamento é essencial. Fazer tudo com antecedência torna a rotina mais simples e evita atropelos.

Uma boa forma de fazer isso é criando um cronograma com as datas das principais obrigações dos Recursos Humanos, principalmente no que diz respeito ao pagamento de benefícios e tributos. Por isso, indicamos neste post as datas mais importantes do calendário de RH para 2021. Acompanhe!

1. CAGED

O CAGED é a Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ele é uma base de dados mantida pelo governo e permite aos órgãos oficias obter informações sobre o nível de pessoas empregadas no país a cada mês.

Para que a obtenção desses dados seja possível, toda empresa precisa enviar periodicamente informações sobre demissões, admissões ou mesmo transferência de profissionais. O preenchimento das informações do CAGED por parte do setor de RH é obrigatório, sob pena da imposição de multas trabalhistas para a empresa.

Esse processo pode ser feito em dois momentos: se o trabalhador admitido estiver recebendo o seguro-desemprego, a empresa deve inserir a informação no cadastro no momento da admissão. Nos demais casos, as informações devem ser repassadas sempre até o dia 7 do mês subsequente às novas contratações e demissões.

2. GPS

A GPS é a Guia da Previdência Social, documento emitido para o recolhimento dos valores devidos pela empresa ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), que financia aposentadorias, pensões e outros benefícios dos profissionais que contribuem durante sua carreira.

Embora profissionais autônomos possam fazer o recolhimento por conta própria, numa empresa isso é obrigação do departamento responsável, que desconta, coleta e repassa os valores a partir do salário dos colaboradores como contribuição para o INSS.

O pagamento da GPS deve ser feito sempre até o dia 20 do mês subsequente ao pagamento da remuneração ao colaborador. Ou seja, o valor da GPS referente a janeiro deve ser pago até o dia 20 de fevereiro. Em caso de atraso, será preciso arcar com multas e juros, que aumentam à medida que o tempo passa.

3. GFIP/SEFIP

O SEFIP é o Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social. Por meio dele, a empresa consegue consolidar seus dados financeiros, bem como dos seus colaboradores, além de gerar a guia de recolhimento do FGTS (o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

Essa guia é chamada de GRF e deve ser quitada até o 7º dia útil posterior ao mês referente ao pagamento da remuneração ao trabalhador. Atrasos geram o pagamento de multas, então é importante ficar atento à data, sempre.

Todos os arquivos gerados no SEFIP devem ser transmitidos também por meio da GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência), mesmo quando não houver recolhimento do INSS. Nessa guia estão presentes informações de admissão e remuneração.

4. eSocial e RAIS

Tanto o eSocial quanto o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) são plataformas que devem ser preenchidas com informações a serem transmitidas para o governo. Cada uma delas possui particularidades específicas, incluindo prazo que o RH tem para fazer isso.

O eSocial é mais recente (está em vigor desde 2018) e tem como função também unificar informações sobre folha de pagamento, incluindo nisso dados sobre a jornada de trabalho, encargos, descontos e outros benefícios empresariais. Cada tipo de evento tem um prazo diferente para ser lançado na plataforma, então é importante ter isso em mente na hora de organizar seu cronograma.

Dentro do eSocial, algumas empresas (o que varia de acordo com o faturamento), devem enviar as informações do RAIS, sempre no ano posterior àquele em que os eventos ocorreram, seguindo o calendário proposto pelo Ministério da Economia.

Como ele varia de acordo com a categoria da empresa, consulte essa informação o quanto antes para também incluí-la em seu cronograma. De toda forma, a entrega costuma ocorrer entre os meses de março e abril.

5. DIRF e DARF

A DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda retido na Fonte) e a DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) são duas obrigações relativas ao imposto de renda que devem ocupar um espaço significativo em qualquer planejamento das metas de RH.

A entrega da DIRF é uma obrigação para todas as pessoas jurídicas que fizeram pagamentos sobre os quais houveram imposto retido na fonte no ano anterior. Como ela se repete todo ano, esse procedimento não costuma gerar maiores problemas. No entanto, não se esqueça da data: em 2021 a DIRF deve ser enviada até o dia 26 de fevereiro, o último dia útil do mês.

Já a DARF é um documento emitido para o pagamento de tributos federais. Sua emissão varia de acordo com o que está sendo pago, então o ideal é repassar sempre a agenda para fazer esse processo sem atraso e pagar os impostos devidos na data correta.

6. Folha de pagamento

Não ignore a importância do prazo para a emissão de folha de pagamento, o salário e demais benefícios empresariais dos seus colaboradores. Normalmente, o respectivo depósito acontece até o 5º dia útil do mês, então se programe para isso.

No final do ano, é preciso honrar também com o 13º salário, normalmente pago em duas parcelas: a primeira é depositada até o dia 30 de novembro, enquanto a segunda até 20 de dezembro.

7. Feriados, pontos facultativos e datas comemorativas

Além de importante para o descanso, os feriados são indispensáveis para o planejamento do calendário, já que eles podem afetar uma série de datas importantes, como aquelas relativas ao pagamento de impostos.

Por isso, confira quando caem os principais feriados nacionais e veja se na sua cidade há algum ponto facultativo. Se o orçamento do RH permitir, aproveite as datas comemorativas e faça celebrações que reforcem a união da equipe.

Na hora de preparar o calendário de RH para 2021, o ideal é já de cara listar todas as pendências, junto a seus prazos, e definir quem serão os responsáveis por elas. Dessa forma, toda a equipe estará ciente daquilo que deve ser feito, o que evita esquecimentos, atrasos e aumenta a eficiência de todo o setor.

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