Confira 7 dicas de como delegar tarefas

Você sabe como delegar tarefas com consciência? Como nem sempre podemos ou conseguimos cumprir tudo o que precisa ser feito no trabalho, ter a habilidade de distribuir as pendências entre os colegas de equipe é parte importante do dia a dia dentro de uma empresa, ainda mais por quem ocupa cargos de liderança.

Tal competência também permite que sejam alcançadas melhorias na produtividade, já que cada profissional pode ficar responsável por aquilo que tem mais familiaridade — e melhorar o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho, evitando que ninguém fique sobrecarregado. Por isso, veja agora algumas dicas de como fazer essa distribuição de forma eficiente.

1. Conheça a equipe

É impossível delegar qualquer tarefa sem ter um conhecimento satisfatório sobre quem está disponível para desenvolvê-la e se eles têm as habilidades e competências necessárias para entregar o resultado esperado. Por isso, o primeiro passo para distribuir as atividades é saber quais são os pontos fracos e fortes de cada membro do time e como isso pode contribuir para o desenvolvimento do que for proposto.

Além da qualidade do resultado, esse discernimento ajuda na produtividade: quem não sabe como efetuar determinada atividade pode demorar muito mais tempo para concluí-la, já que precisará passar por todo esse processo de aprendizagem.

De todo modo, não basta apenas conhecer como cada membro da equipe se destaca na sua área de atuação. Dentro do possível, quem gerencia uma equipe e distribui as obrigações deve ter alguma noção, ainda que básica, de como os processos são desenvolvidos na empresa. Isso envolve, por exemplo, conhecer quais são as ferramentas demandadas e o prazo necessário para cada atividade.

Esses cuidados evitam que a pessoa na liderança delegue uma tarefa para quem não é capaz de desenvolvê-la ou determine que o projeto seja concluído dentro de um prazo inexequível por desconhecer sua complexidade. Tudo isso certamente comprometerá a qualidade do resultado entregue.

Em todo caso, vale sempre reforçar que muitas tarefas podem ser terceirizadas sem maiores problemas, garantindo ainda mais eficiência a processos que antes poderiam tomar tempo e recursos preciosos da equipe. Um exemplo disso é a gestão de benefícios, que pode contar com o apoio de uma empresa especializada no setor, garantindo uma série de vantagens e liberando parte da equipe para outras atividades.

2. Seja claro na comunicação

Na hora de transmitir o que precisa ser feito em cada tarefa, invista sempre numa comunicação clara, direta e concisa. Nessa hora, o excesso de informações pode ser prejudicial e gerar desencontros, impedindo que o subordinado saiba exatamente o que deve ser feito.

Se a tarefa a ser delegada for nova ou complexa demais, vale sempre investir numa reunião para transmitir as informações necessárias e alinhar as expectativas, ainda mais se o trabalho está sendo feito de forma remota, em regime de home office.

Dessa forma, fica mais fácil explicar tudo o que está envolvido na tarefa de uma única vez, em vez de fornecer as explicações a conta-gotas, o que pode fragmentar a mensagem.

3. Antecipe dúvidas e problemas

Na hora de passar as instruções para a realização da tarefa, seja em uma reunião ou em outra forma de contato, um bom gestor deve não apenas fornecer as informações necessárias para o cumprimento do que for proposto, como também se antecipar a dúvidas e problemas que possam surgir.

Como algumas dessas questões podem se repetir sempre, o líder pode organizar um arquivo com as principais respostas e disponibilizá-lo para consulta, gerando uma economia considerável de tempo.

Quem delega tarefas também pode se antecipar e remover alguns obstáculos que costumam aparecer no caminho em determinados projetos. Em muitos casos, para alcançar o objetivo esperado, será necessário solicitar um equipamento diferenciado ou ainda demandar um prazo maior junto ao cliente. Nessas hipóteses, não é preciso esperar que o pedido seja feito para resolver a situação o quanto antes.

4. Defina prazos

O prazo, como não deveria deixar de ser, é parte importante de qualquer tarefa, das mais simples às mais complexas. Então, quando a responsabilidade pela conclusão do trabalho for delegada, é importante manter a organização a respeito desse quesito.

Para tarefas grandes ou complexas, uma boa dica é dividi-las em etapas menores, cada uma delas com prazos próprios. Isso evita a procrastinação, reduz a chance de atrasos e permite que ajustes sejam feitos ao longo do projeto, à medida que novas dificuldades vão sendo observadas.

5. Acompanhe o andamento do trabalho

Após delegar a tarefa, é importante acompanhar como ela anda, seja quanto ao prazo proposto, seja quanto a qualidade esperada. Tal conferência pode ser feita de diversas formas.

As mais comuns envolvem a entrega de planos de ações com o que já foi concluído ou ainda a utilização de plataformas online de gerenciamento, que otimizam esse processo e ajudam no gerenciamento daquilo que está sendo desenvolvido em diferentes frentes.

6. Dê a liberdade necessária para o desenvolvimento da tarefa

Ao mesmo tempo em que é essencial acompanhar o desenvolvimento da tarefa delegada, o gestor deve ter consciência de que é preciso garantir a quem assumiu tal responsabilidade desenvolver o que foi proposto com a liberdade necessária.

Exagerar no acompanhamento da tarefa interferindo no trabalho alheio frustra e compromete a produtividade, já que o colaborador se sente intimidado e inseguro em relação ao que está fazendo. É necessário a liberdade do funcionário para que o mesmo consiga mostrar todos os seus talentos. São com essas oportunidades que descobrimos talentos incríveis, e até são destaques quando em um futuro próximo você precise de alguém para lhe ajudar em um controle financeiro empresarial. 

Dessa forma, quem delega uma tarefa precisa ter a consciência de que sua principal função nesse momento é acompanhar o andamento, solucionar dúvidas, remover barreiras e prestar o suporte necessário. Isso sempre que demandado, mas dando o espaço adequado para quem está conduzindo o trabalho.

7. Tenha confiança

Por fim, todas as dicas anteriores deste conteúdo passam pelo estabelecimento da confiança entre quem delega a tarefa e entre quem assume a responsabilidade de concluí-la. Num cenário ideal, essa relação tem como principal valor a autonomia plena. Com isso, fica mais fácil, inclusive, definir quem receberá cada missão, a partir dos pontos fortes de cada um dos membros da equipe.

Por outro lado, delegar uma tarefa não significa se eximir de todas as responsabilidades e deve haver também uma sinergia entre todos para dividir os méritos e as críticas que eventualmente surjam.

Saber como delegar tarefas não é uma ciência exata: o que funciona para uma equipe pode não funcionar para outra, de acordo com as particularidades de cada um dos integrantes. De qualquer maneira, algumas das diretrizes apontadas neste conteúdo dão o respaldo necessário para que tal rotina favoreça melhores resultados para a empresa.

Para fortalecer ainda mais a produtividade, veja agora mesmo quais os benefícios da flexibilidade no trabalho.