Comunicação interna: entenda por que ela é essencial

Manter uma comunicação eficaz com os colaboradores é tão importante quanto a interação com clientes e público externo. Se ela não for eficiente, dificilmente a empresa conseguirá atingir os resultados que deseja, além de aumentar as taxas de rotatividade.

Logo, aplicar estratégias certeiras na hora de potencializar a comunicação com os funcionários requer planejamento e conhecimento das ferramentas que estão disponíveis no mercado.

Criamos um post com várias informações sobre o assunto e que ajudarão você a planejar ações de acordo com o perfil do time que atua em sua empresa. Acompanhe a leitura!

O que é a comunicação interna?

A comunicação interna tem o objetivo de promover a interação entre a empresa e os colaboradores que atuam nela. Dessa forma, consiste em um conjunto de práticas e ações que visam estabelecer um diálogo eficiente entre as duas partes.

Os canais de comunicação são estabelecidos e, a partir disso, é possível engajar os funcionários e criar um relacionamento mais aberto e bem-sucedido. Todas as informações relevantes para a organização, desde valores e metas, são compartilhadas por meio desses recursos.

Assim, a comunicação interna pode ser realizada de duas formas. Ou seja, é possível criar canais para serem usados entre superiores e subordinados, que é o método conhecido como vertical. Além disso, poderá ser aplicada também a gestão horizontal, que ocorre com colaboradores de uma mesma hierarquia.

Com isso, a empresa alinha objetivos, metas e padrões para que os funcionários tenham conhecimento e, assim, consigam ter um engajamento maior. Fazendo isso, os gestores contribuem para um clima harmonioso, em que o time esteja empenhado em alcançar os resultados esperados seguindo os valores da organização.

A comunicação interna também é utilizada como meio de transmitir conhecimento e treinar os funcionários para desempenhar determinada função ou, ainda, crescer profissionalmente e, com isso, colaborar de maneira mais eficaz na performance da empresa.

Esse tipo de comunicação é implementado na empresa para diferentes objetivos, como definição de metas, transmissão de missão e valores da organização e até mesmo fornecer feedback ao time.

Comunicação interna e endomarketing é a mesma coisa?

A comunicação interna e o endomarketing atuam de maneira conjunta na empresa e ambos visam promover o engajamento do colaborador. Entretanto, os termos contam com conceitos distintos e há alguns aspectos que ajudam na diferenciação das duas estratégias.

O endomarketing é voltado para ações que incentivam e motivam o funcionário. Pode ser visto como um marketing interno, em que a empresa busca a satisfação dos colaboradores que atuam nela e, com isso, eles se sintam motivados a contribuir de maneira eficiente e ativa para os resultados.

De maneira similar, a comunicação interna desenvolve os informativos e estabelece canais que ajudam na interação com os funcionários. O principal objetivo é criar um discurso alinhado aos valores e às metas da organização e transmiti-lo ao time.

Ainda que os dois conceitos apresentem diferenças, é possível aplicá-los simultaneamente, isto é, divulgar ações e estratégias que aproximem a empresa dos colaboradores e contribuem para o bom relacionamento e bem-estar dos funcionários.

Quais são os objetivos da comunicação interna?

Há alguns objetivos que pretendem ser alcançados por meio da comunicação interna. Eles são fundamentais, pois afetam de forma direta o desenvolvimento dos colaboradores e o modo como são realizados os processos e as atividades desempenhadas por eles. Conheça quais são os principais objetivos fixados:

• aumento da produtividade;
• colaboração entre as equipes;
• satisfação dos colaboradores;
• alinhamento entre os funcionários e valores da empresa.

Os aspectos apontados acima são relevantes no crescimento de um negócio. Para ser bem-sucedido neles, é preciso manter uma boa comunicação com os funcionários, garantindo a motivação deles em relação ao trabalho executado e a satisfação com o que é ofertado na organização.

Por que a comunicação interna é tão importante?

Manter uma boa comunicação interna gera vários benefícios para a empresa e, também, para os colaboradores que trabalham nela. Um RH ágil e eficiente consegue utilizar canais que atuam no engajamento do time de funcionários e aumentam os índices de satisfação do público interno. Separamos algumas vantagens que indicam a importância dessa estratégia!

Clima organizacional

A interação entre todos os colaboradores contribui para um bom clima organizacional e aumenta o engajamento no ambiente de trabalho. Com uma comunicação interna, é mais fácil estimular os funcionários a desenvolverem bons relacionamentos entre si, além de promover aspectos, como o senso de colaboração e a ajuda mútua nos setores.

Dessa forma, a empresa também sai ganhando, pois o time se torna mais unido e motivado a buscar melhores resultados. Sabemos que o clima da organização faz toda a diferença na satisfação dos colaboradores e, quanto mais leve e amigável for o ambiente, melhor será o dia a dia.

As equipes também conseguem ser mais produtivas por meio de uma comunicação interna eficiente, já que as informações são claras e objetivas, reduzindo o retrabalho e o estresse gerado por causa de equívocos.

Alinhamento de times

Uma boa comunicação também é importante para que os times fiquem alinhados, ou seja, tenham um objetivo em comum. Com esse diálogo interno, os gestores conseguem estimular o entrosamento dos funcionários — o que é essencial quando falamos de uma equipe.

Logo, a produtividade no andamento de processos será maior e os objetivos de cada projeto ou atividade ficarão mais esclarecidos aos envolvidos.

Ter esse alinhamento contribui para um espaço colaborativo e focado em resultados que sejam realmente relevantes para a empresa.

Satisfação dos funcionários

Uma comunicação interna tem grande importância na percepção do colaborador em relação à empresa. Assim, se há uma troca de informações eficiente, as chances de alcançar a satisfação do time são maiores. Afinal, nenhum colaborador deseja fazer parte de uma organização que não valoriza a comunicação e não busca criar um local agradável.

Se os funcionários se sentem parte da empresa e são motivados constantemente, as taxas de rotatividade também diminuem. Não há motivos que impulsionem o time a procurar outra oportunidade na concorrência, e você consegue manter uma equipe engajada e satisfeita com o ambiente.

Portanto, uma comunicação transparente e concisa é essencial para melhorar a qualidade do local de trabalho para os funcionários e fornecer o melhor espaço possível.

Otimização em processos

Outro benefício em implementar uma boa comunicação interna é a otimização de processos. A troca de informações entre os setores agiliza o andamento dos projetos e a entrega de tarefas, porque existe a integração de setores. Isso contribui para a eficiência dos funcionários em suas funções.

Por outro lado, a empresa que não adota uma comunicação interna efetiva corre o risco de aumentar o retrabalho do time por causa de uma informação incorreta ou equivocada. Nesse sentido, trabalhar de forma isolada sem compartilhar dados, ideias e informações entre as diferentes áreas da organização gera prejuízos e afeta diretamente a produtividade.

Uma equipe engajada se torna mais produtiva e toma decisões positivas para a empresa quando tem conhecimento de informações importantes sobre os processos e outros departamentos.

Resposta rápida e eficiente em meio às crises

Em meio a alguma crise na empresa, manter uma comunicação interna efetiva e transparente é indispensável. Nesses momentos, é muito importante que os gestores e demais superiores esclareçam todos os detalhes em relação ao problema enfrentado, independentemente da situação.

Fazendo isso, é mais fácil decidir que ações podem ser implementadas para solucionar as questões que impulsionaram o problema. Além disso, é necessário que a empresa se preocupe em expor ao público interno quais tipos de estratégias serão colocadas em prática e quais motivos foram decisivos para a decisão.

Por isso, é essencial que a organização sempre estabeleça um modelo de comunicação claro e eficiente. Busque escutar propostas e soluções apresentadas por funcionários com o objetivo de aplicar melhorias que beneficiem o time e sejam vantajosas para os resultados do negócio.

Integração de novos funcionários

A adaptação de um novo funcionário nem sempre é fácil, principalmente se ele precisa executar tarefas novas ou é incluído em um ambiente diferente daquele que já está habituado. Quando a empresa preza por uma comunicação interna de qualidade, essa integração se torna mais tranquila.

Dessa maneira, o novato se sentirá bem recebido em um clima organizacional harmonioso e amigável. Além disso, será mais simples caso ele receba as informações que precisa e o suporte para os primeiros dias no novo local de trabalho.

Quanto mais rápido for a adaptação, melhor será para toda a equipe. Assim, é necessário que a comunicação seja simplificada e completa.

A comunicação interna evoluiu?

Os mecanismos utilizados para a comunicação interna evoluíram e diversos canais foram implementados com o objetivo de agilizar o diálogo no ambiente corporativo. Isso acontece, em grande parte, por meio da tecnologia, que é um recurso eficiente para compartilhar informações facilmente.

Há alguns anos, documentos e murais exerciam a função de comunicar os funcionários sobre determinada decisão. Recentemente, existem ferramentas que podem ser usadas a favor das empresas e colaboradores, aumentando a eficiência desse tipo de interação. Por meio da inovação, você pode apostar em tendências tecnológicas que tornam a comunicação mais dinâmica e simplificada independentemente da informação que você deseja transmitir e a quem ela será direcionada.

Aplicativos, e-mails, softwares especializados e diversos outros recursos fazem parte do dia a dia do mundo empresarial. Usar essas soluções para otimizar processos e aumentar o engajamento do time tem grande importância no alcance de resultados em seu negócio.

O modo de se comunicar também mudou ao longo dos anos no quesito linguagem. Em anos recentes, percebemos que muitas empresas adotaram um modelo de comunicação mais informal e próximo do funcionário em algumas ocasiões.

Quais são as principais ferramentas da comunicação interna?

Uma etapa importante de sua estratégia de comunicação interna é a escolha dos canais que serão utilizados. Definir quais ferramentas serão úteis na rotina da empresa é um processo fundamental e exige que os gestores reflitam sobre o perfil dos colaboradores, orçamento e assim por diante.

Selecionamos as principais ferramentas da comunicação interna para que você entenda qual é a função de cada uma e como aplicá-la!

E-mail

O e-mail já é bastante conhecido. Mesmo sendo um recurso utilizado há um tempo, ele ainda é útil e eficiente em ambientes corporativos. O compartilhamento de informações por meio dele é constante até mesmo com o público externo, como clientes e fornecedores.

Por isso, o e-mail é uma maneira rápida e fácil de enviar comunicados, avisos e outros dados relacionados à rotina da organização. Nele os colaboradores podem incluir informações extensas ou curtas e decidir por uma linguagem tanto formal quanto informal, levando em conta cada situação.

Ainda que a empresa opte por usar esse modelo de comunicação, o indicado é que ele não seja o único. Por ser um canal rápido e com grande circulação de informações, é importante que os gestores também invistam em outros mecanismos.

Jornal interno

O jornal interno é uma forma de comunicar aos colaboradores os principais acontecimentos, novidades ou eventos da empresa. Nos últimos anos, o modelo impresso perdeu força no mundo corporativo devido às opções digitais. Contudo, ainda é possível optar pelo uso das duas formas, avaliando o perfil da organização e dos funcionários.

Na versão digital, por exemplo, os colaboradores podem acessar as informações online e em qualquer dispositivo móvel. Essa é uma solução prática e rápida para interagir e compartilhar as novidades da empresa.

Intranet

A intranet é um recurso que tem diferentes funções e é útil em várias ocasiões, principalmente ao compartilhar informações internas, como documentos e arquivos relacionados aos processos da empresa. Por meio de uma rede corporativa, somente os funcionários conseguem ter acesso aos dados, o que facilita as integrações entre setores e até mesmo filiais.

Dessa forma, sempre que precisar de alguma informação para determinada tarefa ou projeto, o colaborador poderá entrar na rede e acessá-la, mesmo que seja de outro departamento.

Outro ponto é a possibilidade usar a intranet como um acervo digital, em que tudo que é relevante para a organização fica armazenado na rede compartilhada entre os usuários.

Aplicativos

Existe uma série de aplicativos que são úteis no dia a dia, desde gerenciamento de tempo até controle financeiro. Logo, o uso de Apps para melhorar a comunicação interna nas empresas também tem sido um recurso eficiente e que aumenta o engajamento dos colaboradores.

Essa ferramenta surgiu por causa da ascensão no uso de celulares, já que a maioria das pessoas utiliza seu aparelho para otimizar o tempo por meio de aplicativos. No mercado, existem várias alternativas de apps específicos para a comunicação digital nas empresas, sendo que muitos deles podem ser personalizados e adaptados de acordo com os processos e as necessidades da organização.

Além disso, é possível aproveitar aqueles que já estão inseridos no mercado e utilizá-los como meio de comunicação na organização. Basta adaptá-los e estabelecer alguns critérios para que o compartilhamento de dados seja feito de maneira adequada.

Um dos principais fatores que impulsionam o sucesso desses aplicativos é a interação entre os colaboradores. Por exemplo, a equipe envolvida em determinado projeto tem acesso compartilhado em um aplicativo usado para troca de informações e, por meio da ferramenta, pode gerenciar cada etapa de maneira integrada e fácil, independentemente do local em que cada um dos envolvidos esteja.

É importante que você entenda quais são suas preferências e que tipo de aplicativo funciona dentro da realidade da empresa.

Rede social

A rede social tem o objetivo de integrar indivíduos e estimular o compartilhamento de conteúdo e informação rapidamente. Em um ambiente corporativo, as mídias também têm ganhado força e são uma maneira de promover a comunicação entre os funcionários.

Alguns gestores optam pelas redes sociais tradicionais e utilizadas já no dia a dia, como Facebook e WhatsApp, pois elas oferecem recursos direcionados à comunicação interna em empresas e voltadas para o espaço profissional.

Além de buscar versões para empresas das redes sociais populares, é possível ter opções corporativas, com o uso de funções direcionadas ao ambiente de trabalho. Elas estreitam o relacionamento entre os times e estimulam a colaboração, com a possibilidade de enviar mensagens rápidas em um local restrito aos funcionários da empresa.

Nessas redes, é feito o compartilhamento de arquivos e documentos, troca de ideias e gestão de atividades. Assim, a equipe conta com várias funcionalidades que agilizam o trabalho diariamente e contribuem com a comunicação interna.

Como otimizar a comunicação interna da minha empresa?

Colocar em prática algumas estratégias ajuda a alavancar os resultados positivos da comunicação interna. Elas melhoram o engajamento entre os colaboradores e tornam os processos da empresa mais eficazes e produtivos. Confira quais são as principais ações que otimizam a interação em ambientes corporativos!

Entenda o perfil do público interno

No tópico acima, citamos alguns exemplos de ferramentas para a comunicação interna. No entanto, elas só terão um impacto positivo se forem adequadas para o público interno da empresa. Caso contrário, os resultados podem ser abaixo do esperado, o que gera frustração e perda de produtividade em processos e atividades.

Por isso, um dos principais aspectos antes de incluir o modelo de comunicação que será utilizado é o conhecimento do perfil de seus colaboradores. Entenda como eles estão alinhados com os valores e objetivos da empresa e de que maneira a interação pode ajudá-los.

Reúna informações importantes sobre a organização e, também, características específicas dos funcionários, como personalidade, faixa etária, níveis de formação e assim por diante.

Após estudar esses dados, fica mais fácil definir que tipo de comunicação será implementada e que resultados esperar. Fazer isso aumenta as chances de acerto e colabora para a uma comunicação que seja agradável e funcional para ambas as partes.

Defina objetivos

A comunicação corporativa precisa ser eficiente e cumprir os objetivos que foram definidos anteriormente. Sem um planejamento prévio que alinhe as expectativas com as necessidades da empresa, os riscos de não alcançar uma interação positiva são altos.

Desse modo, organize a estratégia para melhorar os pontos necessários, considerando recursos disponíveis, orçamento e metas que pretende alcançar a partir da comunicação interna. É importante registrar todas essas informações, pois, ao fazer isso, você consegue planejar cada ação ou projeto com precisão. Alguns objetivos são frequentemente fixados em empresas, tais como:

• aumentar a satisfação dos funcionários;
• garantir uma performance maior em metas e resultados da empresa;
• alinhar a interação dos colaboradores com os valores e objetivos da organização.

Esses são pontos relevantes e que, com um planejamento estratégico eficiente de comunicação, são melhorados. Assim, entender quais são as falhas no diálogo com os colaboradores é o ponto de partida para estabelecer seus objetivos e conseguir aprimorar cada vez mais as ações da empresa.

Simplifique a comunicação

Para otimizar sua comunicação interna, busque alternativas que simplifiquem os processos. Durante a rotina, estabelecer um diálogo burocrático e com diversas etapas não é o mais indicado. Afinal, em um ambiente corporativo, o que se espera é o aumento da produtividade e, quanto mais ágil as soluções forem aplicadas, melhor será para o crescimento do negócio.

O uso de formulários ou outros recursos que atrasam a interação entre os funcionários não é positivo no andamento de projetos. Portanto, não crie barreiras e coloque em prática soluções simples e rápidas com o uso de canais internos, como softwares, redes sociais e por aí vai.

Facilite a integração dos departamentos e promova ferramentas que estimulam a troca de ideias de maneira simplificada. Uma sugestão é investir em ambientes, tanto físicos quanto virtuais, em que seja possível criar um intercâmbio entre os funcionários de diferentes setores e funções.

Uma comunicação interna eficiente é essencial no desenvolvimento da empresa e tem um papel importante na retenção de talentos. Um ambiente tranquilo e a interação adequada com os funcionários fornecem excelentes resultados. Por isso, pense de forma estratégica em ações que melhoram o relacionamento com o público interno. Escolha as ferramentas corretas, considerando o modelo de comunicação que deseja adotar, levando em conta as necessidades dos colaboradores e o perfil da organização.

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