Aprenda a desenvolver um comunicado interno prático e eficiente

Sem Parar Empresas: Aprenda a desenvolver um comunicado interno prático e eficiente

O comunicado interno é uma importante ferramenta para alinhar processos e expectativas dentro de uma empresa. É por meio dele que os direcionamentos são transmitidos a toda a equipe. Com isso, todos podem caminhar rumo aos objetivos organizacionais de maneira mais ordenada e consciente.

Nesse cenário, um comunicado interno é uma importante ferramenta de comunicação interna e serve para alinhar expectativas, informar sobre novos processos — bem como mudanças — e expor novidades. Além disso, é usado para orientar os colaboradores sobre tudo o que de mais importante acontece na organização e que pode ter impacto direto nas rotinas individuais e coletivas.

Portanto, trata-se de uma importante ferramenta de gestão, por isso deve ser bem utilizada a fim de assegurar um bom employee experience. Quer saber como desenvolver um comunicado interno prático e eficiente? Então, continue a leitura!

Faça um planejamento

Primeiramente, você deve saber o que informar e como fazer isso. Para tanto, deve conhecer bem a rotina e o processo da companhia, bem como o seu público interno. Isso possibilitará adequar a linguagem de maneira que todos possam entender, evitando os ruídos de comunicação.

Logo, para o comunicado interno atingir os objetivos traçados, é importante dedicar tempo para fazer um bom planejamento, a fim de identificar ideias que possam colaborar para que a mensagem chegue de forma clara, objetiva e consistente para a compreensão de todos.

Trabalhe com objetividade

Vivemos em um mundo de muita informação, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Por isso, quanto mais objetivo for o comunicado, maior será a chance das pessoas lerem e interpretarem o que está sendo dito.

Portanto, evite redundâncias e seja o mais direto possível. Isso ajudará os colaboradores a assimilarem de maneira mais rápida a mensagem. Outra vantagem de fazer um comunicado objetivo é que, indo direto ao ponto, você não abre margens para interpretações que possam fugir das metas propostas por essa comunicação.

Analise o impacto da mensagem

É sempre bom pensar em como os colaboradores receberão as mensagens, sejam elas positivas, sejam elas negativas. Isso porque um comunicado interno pode gerar muitas expectativas que podem impactar o rendimento da equipe.

No caso de notícias de corte de despesas, por exemplo, os colaboradores podem entender que a empresa está passando por um momento de crise financeira. Com isso, eles podem se sentir ameaçados, sendo esse um fator muito prejudicial para o clima organizacional da empresa.

Diante disso, seja o mais transparente possível, mas sempre pensando em como as pessoas receberão a informação. Quando você faz esse exercício, pode se antecipar a demandas, informando na mesma mensagem os reais motivos e os benefícios que tal ação trará para a companhia. Aliás, esse é o melhor caminho para conquistar o engajamento dos funcionários, ou seja, sendo verdadeiro e transparente.

Utilize bons canais de comunicação

Agora que você já fez o planejamento da mensagem e analisou os impactos que ela pode causar, chegou a hora de escolher os canais de comunicação nos quais será veiculada. Pode ser por meio de uma circular interna, utilizando os murais da empresa, e-mail, redes sociais internas, intranet e outros canais disponíveis.

O que você precisa pensar é em qual canal a sua audiência está e como você pode usar esses recursos para ser melhor entendido. Por exemplo, se o seu público é operacional, ou seja, atua em um trabalho mais braçal, talvez o comunicado disposto nos murais seja mais acessível a eles.

No entanto, se trabalha no setor financeiro, um comunicado por e-mail pode ser mais efetivo. Você também pode usar mais de um canal de comunicação para reforçar a mensagem e garantir que todos tenham acesso a ela.

Empregue uma linguagem clara

A não ser que o seu comunicado seja direcionado a uma área muito específica da empresa, termos técnicos devem ser evitados. O mais coerente ao se fazer um comunicado interno é usar uma linguagem clara e bastante acessível, utilizando as palavras de forma direta.

Assim, você garante que todos os envolvidos entenderão a mensagem e, dessa forma, os objetivos podem ser alcançados mais facilmente. Além disso, foque na informação principal a ser passada. Com isso, o texto ganha mais objetividade e clareza, prendendo a atenção do leitor.

Use as ferramentas tecnológicas a seu favor

As empresas estão se modernizando a cada dia, e a tecnologia tem sido fundamental para diminuir distâncias e aproximar as pessoas. Por isso, use-a para elevar o poder de alcance do seu comunicado interno.

Uma boa ideia é gravar um vídeo com o conteúdo do comunicado e disponibilizar na intranet ou redes sociais internas. Isso serve para reforçar a mensagem e também torná-la mais acessível a todos.

Fique atento ao tom da mensagem

Lembre-se de que um comunicado é a posição da empresa acerca de determinado assunto. Por isso, seja sempre educado, cheque bem as informações e, em caso de dúvida do que pode ou não ser divulgado, consulte a diretoria ou o setor jurídico. Além disso, evite expor pessoas ou situações que possam constranger toda a equipe.

Redija o comunicado considerando os valores da empresa e a cultura organizacional, tendo em vista que o comunicado é uma ferramenta para facilitar as relações interpessoais a favor de todos.

Revise para garantir que as informações estão completas

Carlos Drummond de Andrade já dizia que “escrever é cortar palavras”, e no processo de revisão do seu comunicado interno, você vai perceber que períodos podem ser encurtados; palavras, substituídas por outras mais simples; e vírgulas e pontos finais, acrescentados.

Logo, revisar é uma etapa muito importante do desenvolvimento de um comunicado interno, sendo fundamental para deixar o seu texto mais claro e objetivo, com uma leitura mais fluida. Tudo isso colabora para uma melhor compreensão das informações que se deseja transmitir.

Como vimos ao longo desta leitura, para fazer um comunicado interno prático e eficiente, você vai precisar de um bom planejamento, bem como conhecer o seu público e ter certeza do que precisa ser informado. Além disso, é importante saber usar os canais de comunicação e a tecnologia para alcançar os melhores resultados.

Se você gostou deste artigo prático e eficiente, confira também este sobre comunicação digital nas empresas!

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