Departamento pessoal online: saiba o que é e como funciona

Uma pesquisa conduzida pela consultoria Deloitte revelou que 56% dos gestores de Recursos Humanos já estão trabalhando na modernização dos processos do setor e na integração com ferramentas digitais. Os números revelam que o departamento pessoal Online está entre as principais tendências de RH.

Assim, é possível prever um crescimento das demandas dessa área. Sua atuação cada vez mais digital já é uma realidade para as organizações de todos os portes.

Ao longo deste artigo, trazemos para você o que é o departamento pessoal online e como ele funciona. Acompanhe!

O que é departamento pessoal online e como funciona?

A modernização dos processos chegou ao setor de departamento pessoal (DP) das empresas, com a ajuda da tecnologia, para que a área tenha condições de absorver de forma ágil, e com redução de erros, as demandas do cotidiano. Assim, dá origem ao departamento pessoal online.

Com isso, ocorre a automatização das tarefas do setor, como folha de pagamento e registro de ponto. Para isso conta com a ajuda de ferramentas, seguindo as diretrizes da indústria 4.0, em que os processos são automatizados para reduzir erros, aumentar a eficiência e otimizar custos.

Nesse sentido, o profissional do setor passa a agir de forma mais estratégica, dando atenção a situações mais relevantes dentro da companhia. Veja, a seguir, quais as principais mudanças proporcionadas pelo departamento pessoal online!

Prestação de contas

Organização, compilação, e prestação de contas referente à documentação trabalhista de cada empregado e da própria empresa utilizando sistemas digitais.

Controle de ponto

Por meio de um sistema, as horas trabalhadas dos colaboradores são computadas, assegurando a assiduidade dos funcionários e o justo pagamento dos honorários.

Organização e distribuição de férias

O profissional de DP analisa no sistema, ao longo do calendário anual, qual é o melhor período de férias para cada funcionário, contribuindo para um menor desfalque nas equipes. Além disso, zela para que todos possam descansar, cumprindo as exigências trabalhistas, ao mesmo tempo em que é assegurado o bem-estar do colaborador.

Comunicação com o Governo Federal

Com a ajuda das novas tecnologias, a empresa tem à disposição ferramentas para fazer a automação de boa parte dos processos de DP. Isso torna o tempo da equipe muito mais produtivo, além de atender a demandas do Governo Federal, como o eSocial.

Essa ferramenta tem por objetivo automatizar a fiscalização nas empresas, enquanto reduz as chances de questões judiciais envolvendo a companhia e o Fisco.

Quais são as diferenças entre o departamento pessoal online e o tradicional?

No departamento pessoal tradicional, processos descritos acima são realizados de forma manual. Além de demorar mais tempo e exigir uma equipe maior para dar conta de todas as atividades, sem os parâmetros de um sistema digital, as chances de erros são aumentadas.

Isso pode trazer para a organização grandes prejuízos, inclusive para a reputação da marca empregadora da companhia. Afinal, qual profissional deseja trabalhar em uma empresa que não tem processos bem definidos e que ainda incorre em erros que prejudicam o trabalhador?

Quais são os benefícios do departamento pessoal online?

Como você pode perceber, o departamento pessoal online é uma realidade a que toda empresa deve se adaptar para se tornar cada vez mais competitiva. Além disso, ele ajuda no atendimento, com agilidade, às demandas dos funcionários, e até mesmo do Governo Federal, cujos processos são cada vez mais automatizados.

O investimento na modernização das ferramentas de trabalho ainda pode render benefícios aos funcionários, culminando em melhores resultados para as empresas. Diante disso, o DP online deve fazer parte do planejamento estratégico de RH.

Isso é ainda mais importante em tempos em que o trabalho home office é cada vez mais comum, e a diminuição das distâncias se faz necessária. Listamos para você quais os principais benefícios da implantação do departamento pessoal online. Acompanhe:

• com a automatização, as chances de erros são reduzidas;
• os processos se tornam mais ágeis;
• com uma maior organização, é possível antecipar demandas e mitigar erros;
• aumento na satisfação dos colaboradores;
• melhoria da marca empregadora da empresa, culminando em uma maior atração e retenção de talentos, devido ao aumento do nível de satisfação no trabalho;
• tomada de decisão baseada em dados, pois os softwares são capazes de copilar informações e gerar relatórios que podem ser usados pela gestão da companhia para tomar decisões mais certeiras.

Diante disso, fica evidente o crescimento da eficiência dos processos internos, o que, somado a fatores como clima organizacional positivo e aumento da produtividade, pode contribuir para elevar a performance da empresa no mercado.

O que avaliar para implementar o DP online na empresa?

A implementação do DP online é necessária em todas as empresas, independentemente do segmento e do tamanho do negócio. Para que as ações sejam executadas com sucesso, você vai precisar analisar o nível de maturidade digital da companhia e contratar as ferramentas certas.

Nesse cenário, será preciso um investimento inicial em um ERP (Enterprise Resource Planning), ou sistema de gestão integrado, caso a empresa ainda não tenha um.

Como implementar o departamento pessoal online na empresa?

Como em toda mudança, é comum que alguns funcionários criem resistência à implementação do sistema, principalmente, com receio de perder o emprego. Mostre a eles que a tecnologia é uma aliada, e que eles poderão se dedicar a funções mais estratégicas, que contribuirão para o desenvolvimento da companhia.

Além disso, é preciso organizar e padronizar os processos e avaliar de forma contínua os métodos empregados, a fim de garantir a máxima eficiência.

Como vimos ao longo desta leitura, o DP online é uma realidade impulsionada pelas demandas tecnológicas, que já fazem parte da organização. Também, é indispensável para atender da melhor forma possível aos funcionários, aos interesses da empresa e do Governo Federal.

Logo, o investimento em recursos e ferramentas que viabilizem a implementação do departamento pessoal online é uma necessidade que já não faz parte do RH do futuro, mas é urgente e deve ser considerada. O objetivo é destacar a empresa no mercado e também como marca empregadora.

Se você gostou deste artigo sobre departamento pessoal online, aproveite e confira por que montar um departamento de RH na sua empresa!