Onboarding digital: o que é e como fazer em tempos de home office?

O onboarding digital é uma grande tendência entre as organizações modernas. Essencial à integração de novos colaboradores, as tradicionais boas-vindas ganharam um formato mais acessível, integrado e seguro — principalmente em tempos de home office. 

Enganam-se aqueles que pensam que, ao priorizar a integração online, os gestores deixam de entregar uma experiência positiva. Um onboarding digital bem estruturado vai muito além da instrução de processos: por trás das informações corporativas, desponta a missão de encantar o funcionário desde o primeiro contato.

Neste post, você entenderá um pouco mais sobre o assunto. Primeiro, explicaremos a importância de manter o onboarding em tempos de isolamento social. Em seguida, mergulharemos no onboarding digital, pontuando seus principais desafios e as características mais comuns.

Por fim, partiremos à prática: você saberá como implantar um processo eficiente no seu dia a dia de integração. Boa leitura e bons insights!

Qual a importância de fazer o onboarding mesmo durante a pandemia?

De forma geral, o onboarding descreve os esforços da companhia para integrar um colaborador recém-contratado. Neste momento, o primeiro passo para um relacionamento de sucesso — no qual o funcionário se identifica com os desafios da empresa e toma consciência da importância de seu papel no sucesso da equipe — é compartilhar valores, resultados e recursos.

Durante o onboarding, é comum que toda a estrutura corporativa seja apresentada ao novo integrante, incentivando-o a se sentir parte ativa do time. Além disso, as responsabilidades do cargo são totalmente esclarecidas, e qualquer eventual dúvida acerca da função ou sobre a empresa é respondida de imediato. 

Depois de passar por todo o processo, o colaborador está preparado para assumir seu cargo. Mas, além disso, é bem provável que o novo funcionário também esteja engajado, inspirado e, claro, motivado para perseguir os desafios individuais e coletivos do negócio — e isso faz, de fato, toda a diferença!

Em função da pandemia de coronavírus, uma grande parte das organizações adotou o trabalho remoto. A equipe de RH, por exemplo, teve que repensar seus fluxos e implementar rotinas digitais para manter as entregas do departamento. 

Enquanto as entrevistas de seleção agora são feitas pela internet, o processo de onboarding também ganhou traços digitais. As companhias mais competitivas estão conscientes da relevância da integração, e a melhor alternativa foi apelar à eficiência da tecnologia.

Na prática, o onboarding é uma ferramenta essencial para alavancar o desempenho dos colaboradores desde o primeiro contato com a empresa. Uma equipe forte, alinhada e orientada para a alta performance de suas tarefas começa a ser construída no primeiro dia de trabalho! Por isso, fica a mensagem: presencialmente ou em home office, o onboarding deve ser uma prioridade das organizações modernas.

O que é onboarding digital?

O onboarding digital segue as mesmas premissas do modelo presencial de integração. A diferença é que, em vez do contato físico, todo o processo é feito virtualmente, com o apoio de softwares específicos. Para atender às recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde) e no intuito de assegurar a integridade dos colaboradores, a tecnologia nunca foi tão indispensável.

De forma geral, o onboarding digital não precisa perder conteúdo ou interatividade. Pelo contrário! A experiência online pode (e deve) ser tão impactante e instrutiva quanto se a equipe estivesse frente a frente. Isso é possível a partir de um planejamento afinado e por meio de ferramentas integradas, que facilitam a interação de qualidade.

Logo, o onboarding digital é a versão atualizada da famosa integração de novos funcionários. O foco é uma apresentação didática sobre a marca, um aprofundamento educativo a respeito das responsabilidades do cargo e uma introdução inspiradora sobre as oportunidades pessoais e profissionais que o colaborador poderá aproveitar na empresa — inclusive os benefícios corporativos, que são essenciais para o bem-estar no trabalho.

O pensamento de que a experiência online é menos rica, portanto, é bastante equivocada. E mais: lembre-se de que a recepção online, tendência recorrente em alguns segmentos de mercado, veio para ficar. Prepare sua operação!

Como fazer o onboarding digital na prática?

De início, vale dizer que a finalidade do onboarding digital permanece a mesma da versão convencional: acolher e instruir o profissional recém-contratado. Para atingir o objetivo primordial, é preciso lançar mão de estratégias online, capazes de transmitir as mensagens — da alegre acolhida às descrições de cargo — de modo coeso e eficaz. Confira as principais dicas!

Capriche na elaboração do cronograma

Não existe um padrão irretocável: cada empresa pode determinar a duração do seu onboarding de acordo com o volume de informações que devem ser repassadas ao novo colaborador. Na verdade, só deve haver uma exigência inegociável: é preciso elaborar um cronograma detalhado, listando atividades e ferramentas, no intuito de entregar a melhor experiência virtual.

Para engajar o indivíduo, é comum que o cronograma seja apresentado logo no primeiro dia. Assim, o profissional já sabe o que esperar e pode se preparar melhor para extrair o máximo valor das atividades programadas pelo departamento de Recursos Humanos.

Mobilize outros funcionários

A manutenção de uma equipe alinhada, motivada por desafios grandiosos e inspirada a melhorar sempre é, sem dúvida, a receita ideal para o sucesso de mercado. Por isso, mobilizar os demais funcionários — principalmente aqueles que dividirão a rotina de tarefas com o profissional recém-contratado — faz toda a diferença no êxito do onboarding digital.

Assim sendo, dedique-se a formatar um programa que inclua a participação dos colegas de trabalho. Incentive-os a enviar boas-vindas, a compartilhar dicas e a evidenciar o suporte a quem está chegando.

Abuse dos e-mails para engajar o colaborador

Os e-mails são ótimas ferramentas de comunicação — antes, durante e após o onboarding virtual. Uma dica é, por exemplo, criar um fluxo de mensagens, explicando como a integração digital funciona. Aqui, entra o cronograma e as recomendações iniciais.

Ao longo do processo, então, novos e-mails são disparados para enviar orientações pertinentes e, sempre que possível, também para medir o nível de satisfação e de engajamento do novo colaborador. Ao final do onboarding, vale reforçar que o time de RH permanece à disposição para esclarecer dúvidas e questionamentos sobre algum comunicado interno.

Agende chamadas de vídeo

Videochamadas são grandes aliadas do onboarding digital. Em tempos de isolamento social, o formato se popularizou e ganha cada vez mais adeptos. Certifique-se de explorar todas as nuances da tecnologia!

Um dos maiores benefícios do vídeo é permitir uma conexão multisensorial: a audição e a visão se complementam, propiciando uma experiência mais completa e efetiva. Além disso, o modelo abre muitas possibilidades de interação e corresponde às demandas de um processo online. Aposte nele!

Acompanhe os indicadores de performance 

Os KPIs (Key Performance Indicators) são essenciais para validar a eficiência do processo de onboarding virtual. Depois de concluído, é recomendado que a equipe de RH acompanhe o novo funcionário e analise o desempenho dele nos primeiros meses de trabalho.

Caso algum desvio seja identificado, deve-se partir para a aplicação de um plano de ação individual, a fim de identificar as lacunas de informação — sobre o cargo ou sobre a cultura da empresa, por exemplo — que estão prejudicando a performance do profissional.

Diante disso, fica fácil perceber a relevância do onboarding digital. Durante a pandemia de coronavírus e mesmo depois dela, investigue as vantagens do modelo virtual e expanda as ações de integração na sua empresa. O resultado é imediato: mais agilidade, consistência e satisfação desde o primeiro contato!

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