Recibo de vale-transporte: passo a passo para elaborá-lo

Um dos benefícios mais importantes previstos na CLT é o vale-transporte. Justamente por ser obrigatório, é necessário estar atento à sua concessão e aos procedimentos para a gestão.

Nesse sentido, um protocolo que não pode faltar no seu checklist é a elaboração do recibo de vale-transporte. E se você não está familiarizado com ele ou possui dúvidas sobre algum detalhe, não se preocupe. A seguir, vamos explicar o passo a passo! 

O que é o recibo de vale-transporte?

O recibo do VT é um documento que comprova a disponibilização de saldo no cartão do colaborador todos os meses. Ele é diferente da declaração de vale-transporte, que é fornecida apenas na contratação para verificar se o funcionário deseja ou não receber o benefício. Enquanto a declaração é preenchida uma única vez, no início do contrato de trabalho, o recibo é emitido regularmente, conforme a entrega.

O recibo de vale-transporte deve ser assinado tanto pelo colaborador quanto pela empresa, garantindo que fique confirmada o recebimento do valor acordado sobre a rota para o trabalho  – que deve sempre ser pago com antecedência ao mês trabalhado. Além de colher as assinaturas, a empresa deve manter esses documentos arquivados por um período de cinco anos, para fins de controle e evitar possíveis dores de cabeça. 

Com essa prática implementada na rotina, é possível assegurar a transparência na entrega dos benefícios ofertados, como também facilitar a comprovação de que a empresa está cumprindo suas obrigações caso isso seja necessário no futuro. 

Importância do recibo de vale-transporte

O vale-transporte CLT é um benefício obrigatório, regulamentado pela Lei nº 7.418/85 para auxiliar os colaboradores no deslocamento casa-trabalho-casa. O recibo do VT, por sua vez, tem a função de provar que o contratante está em conformidade com a legislação trabalhista, realizando o pagamento como assegura a lei. 

Mas não se trata apenas de atender às exigências legais. O recibo ajuda também em um melhor controle financeiro, pois registra os valores pagos e os respectivos períodos de utilização. Outra vantagem é a criação de comprovantes de pagamento, que podem ser utilizados para eventuais auditorias. 

Por fim, vale destacar que esse acompanhamento da utilização do vale-transporte ajuda o RH a monitorar a frequência e pontualidade dos colaboradores, pois comprova os dias de deslocamento até o trabalho. 

Afinal, como elaborar o recibo de vale-transporte?

Para simplificar esse processo, há modelos prontos de recibo de vale-transporte disponíveis na internet – sendo o fornecido pelo Governo a opção mais confiável. Cada empresa tem a possibilidade de adaptar o documento às suas necessidades, inserindo dados relevantes. 

Para fazer esse processo da forma correta, porém, é preciso estar atento às seguintes etapas:

1. Use o modelo disponibilizado pelo governo ou crie um documento próprio que inclua as informações básicas como o nome da empresa, CNPJ, nome do colaborador, CPF, período de referência e a quantidade de vales entregues;
   
   
2. Depois de preencher essas informações, não esqueça de coletar a assinatura do colaborador para confirmar o recebimento do VT;
   
   
3. Em seguida, o representante da empresa também deve assinar o documento;
   
   
4. Com as etapas anteriores concluídas, o recibo deve ser arquivado em um local seguro, mantendo-o disponível para auditorias e comprovações futuras. 

Lembre-se: essa prática simples garante transparência na solicitação de vale-transporte, entrega desse benefício e comprovação do cumprimento das obrigações, se necessário.

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Mantenha sua empresa em conformidade legal!

A Lei do Vale-Transporte tem um papel primordial para garantir que os colaboradores tenham acesso facilitado ao transporte casa-trabalho-casa, conforme determina a CLT. Conhecer e aplicar corretamente essa legislação não só assegura a conformidade, como também contribui para gestão de benefícios mais inteligente e organizada. 

Se você quer implementar as melhores práticas, não deixe de se aprofundar sobre a Lei do Vale-Transporte para manter seu RH em conformidade e proporcionar benefícios adequados ao seu time.