Elabore um relatório de RH impactante seguindo estes 7 passos!

Com o tempo, os relatórios foram ganhando uma péssima fama no mundo corporativo, inclusive, no departamento de RH. Eles seriam documentos chatos, enfadonhos e que ninguém lê. No entanto, esse é um pensamento equivocado, já que eles são essenciais para o desenvolvimento do planejamento estratégico de qualquer empresa.

Por isso, que tal aprender a elaborar um relatório de RH impactante e com propósito a partir de uma série de passos? Esse é, justamente, o objetivo deste post, que vai auxiliar você a apresentar documentos que merecem ser lidos e que geram ótimos resultados. Boa leitura!

1. Estabeleça propósitos

Antes de começar a elaborar o relatório, é preciso saber onde se quer chegar com ele. Sem um rumo claro, o documento pode ficar disperso e perder sua razão de ser logo na primeira página. Quem tem um relatório em mãos precisa saber, imediatamente, com que objetivo ele foi desenvolvido, para ter ideia de quais informações estarão presentes ali.

Um relatório pode ser elaborado a partir de um período específico, como um documento que apontará os resultados da atuação do setor de RH no primeiro semestre do ano. Outra possibilidade é um arquivo que relate dados de um evento ou de uma atuação específica do setor, como os processos de recrutamento ou da gestão de benefícios.

O estabelecimento de propósitos ajuda, também, a definir a qual público aquelas informações estão destinadas e quem poderá ter acesso a elas. Isso afeta o tom da linguagem adotada (mais informal ou mais técnica) e a estratégia escolhida para a exposição dos dados reunidos.

2. Use ferramentas de automação

Com a tecnologia já amplamente presente no RH, é normal que esses setores contem com softwares específicos de gestão para o desenvolvimento das mais diversas atividades de rotina. Eles armazenam de forma organizada dados valiosos a respeito do andamento das atividades.

Nessa hora, vale lançar mão dos recursos de automação desses softwares para ter acesso a uma série de dados essenciais para o desenvolvimento do relatório, de acordo com seu propósito.

Ou seja, em vez de fazer a coleta manual de dados de frequência e desempenho em determinado período, por exemplo, é possível gerar tabelas e planilhas a partir das ferramentas disponibilizadas. Além da economia de tempo, essa possibilidade diminui a chance de erros, que podem comprometer o trabalho final.

3. Selecione informações relevantes

Relatórios devem ser sucintos, não necessariamente em sua extensão, mas na relevância das informações incluídas neles. Portanto, não coloque dados que não tenham conexão direta com os objetivos propostos para a elaboração do documento.

Um relatório sobre a quantia de horas extras trabalhadas não precisa, a princípio, trazer dados sobre absenteísmo, por exemplo. Além de economizar tempo de quem faz o relatório e de quem lê o que está ali, esse cuidado na seleção das informações torna o documento um instrumento mais relevante na hora da tomada de decisões.

4. Faça comparações

Uma estratégia interessante, principalmente, na hora de discutir dados e indicadores de RH em um relatório, é usar comparações temporais. Isso significa dizer que tal número cresceu ou diminuiu em relação a determinado período do passado.

Elas são úteis, principalmente, para demonstrar a evolução (ou não) de determinado comportamento e se tornam mais ricas à medida que a empresa se desenvolve.

Dados com evolução histórica positiva indicam que o trabalho do setor de RH está sendo bem sucedido naquilo em que ele se propõe a fazer. Se os indicadores avaliados apresentarem tendência de queda, cabe apontar as prováveis causas disso.

5. Analise as causas e consequências

Na hora de apresentar as análises em um relatório, é essencial saber determinar se as causas apontadas são realmente consequência daquilo que foi observado. Algo que aconteça ao mesmo tempo (uma correlação) nem sempre significa uma relação de causa e consequência.

Ou seja, é provável que exista uma correlação entre um maior número de faltas no trabalho e o inverno, mas a estação mais fria não é necessariamente a causa disso. Uma análise mais cuidada pode chegar à conclusão de que funcionários faltam mais no inverno, não pelo frio em si, mas por terem mais infecções respiratórias, o que fará com que o setor de RH receba mais atestados médicos, inclusive.

A partir do estabelecimento dessas relações, é possível propor no relatório medidas para amenizar o problema. Isso é essencial para melhorar os resultados alcançados pela empresa como um todo.

6. Adote uma linguagem acessível

Tome cuidado com o tom da linguagem adotada. Não abuse de termos complicados nem de uma linguagem técnica além do que for necessário. É comum encontrar relatórios cheios de palavras difíceis, que estão ali apenas para reforçar a autoridade do documento.

Nesse sentido, um relatório redigido de forma simples e direta costuma ser mais valioso e não se tornará um documento tedioso, que vai para o fundo da gaveta depois de poucos minutos, sem cumprir o seu propósito.

O processo de redação de um bom relatório de RH deve incluir o espaço para uma revisão final de todo conteúdo, indo da introdução até as conclusões apresentadas, passando pelos dados inseridos. Isso é feito para evitar erros ortográficos e gramaticais, que causam uma péssima impressão e colocam em xeque a credibilidade do documento.

7. Prepare uma apresentação dinâmica

Na hora de tornar público o relatório, vale sempre investir em uma apresentação dinâmica. Para isso, você pode adotar gráficos, tabelas, imagens e infográficos que tornem a absorção das informações mais simples e direta.

Contudo, na hora de elaborar essa apresentação, tome alguns cuidados para que ela não fuja do tom institucional exigido para a situação. Para isso, adote tons de cor sóbrios e mantenha a linguagem condizente com o contexto.

Para ter mais segurança, ensaie a apresentação e pratique seu discurso. Com isso, você ganha mais naturalidade na hora de mostrar o trabalho feito, o que ajuda a melhorar a impressão causada.

Elaborar um relatório de RH seguindo essas dicas fará com que seu documento seja verdadeiramente impactante na rotina da empresa. Também vai permitir que quem tenha acesso a ele valorize seu trabalho e tome as melhores decisões com base nas informações ali apresentadas.

Quer mais dicas para tornar seu setor de RH cada dia mais eficiente? Assine nossa newsletter, agora mesmo, e receba os melhores conteúdos no seu e-mail.