Gestão de Veículos

6 práticas e 8 ferramentas para aprimorar a gestão de frotas pesadas

  

Como definir a gestão de frotas pesadas?

O sucesso na gestão de frotas pesadas só é conquistado com organização absoluta. Apenas através de processos meticulosamente delineados e um monitoramento rigoroso de cada veículo é que se pode melhorar significativamente os resultados. 

Pensando nisso, este guia é um recurso indispensável para gestores que buscam otimizar suas operações. Repleto de dicas administrativas, explicações sobre leis e listagem de tecnologias essenciais, preparamos um conteúdo exclusivo para solidificar a posição da sua empresa como referência no setor de transporte. 

Sem Parar Empresas - Gestão de Veículos

O perfil do gestor de frotas pesadas

O gestor de frotas é responsável pelos motoristas e pelos veículos que estão constantemente fora do seu alcance visual. Ou seja, para administrar algo que está distante, é necessário se apoiar na tecnologia e acompanhar seus avanços.

Enfim, a característica principal do profissional é a disposição para aprender. O restante das habilidades são princípios que podem ser treinados com o tempo. Dentre elas, estão:

1

Planejamento

É necessário desenhar cenários. O responsável pela gestão de frotas pesadas precisa criar um calendário de reparos preventivos, processos burocráticos e viagens que não coincidam, bem como saber lidar com imprevistos.

Planejamento
2

Visão estratégica

Desde o olhar sobre a capacidade do caminhão até os produtos que estão sendo transportados, deve-se visar o faturamento.

Visão estratégica
3

Liderança

Independente da área, todo gestor precisa ter espírito de liderança. E atenção! Quando falamos em líderes, estamos nos referindo a pessoas que capacitam equipes, conciliando boas práticas para obter lucro às adequadas condições de trabalho.

Liderança
4

Conhecimento mecânico

Se o gestor entende sobre a estrutura dos caminhões, fica mais fácil resolver eventuais problemas. Isso porque ele mesmo pode identificar o motivo da falha e encaminhar o veículo para o conserto com assertividade.

Conhecimento mecânico

Responsabilidades do gestor de frotas

Quando alguém compra um carro, precisa estar atento a diversas responsabilidades, como a manutenção periódica, a documentação do veículo e do condutor, o consumo de combustível e os eventuais reparos. O gestor de frotas pesadas tem essas mesmas responsabilidades. Mas, por precisar cuidar de vários veículos, a demanda acaba sendo maior.

Além das tarefas básicas de administração de veículos, o gestor ainda tem algumas responsabilidades adicionais que compõem sua agenda:

1

Gestão financeira

Manter reservas para manutenção, quitação de dívidas e emergências que podem acontecer;

Gestão financeira
2

Controle de manutenção

Como são múltiplos veículos, é importante se atentar às diferentes datas de pagamento de impostos e manutenção de cada automóvel;

Controle de manutenção
3

Gestão de pessoas

É necessário administrar a rotina trabalhista dos motoristas, garantindo seus direitos;

Gestão de pessoas
4

Compra e venda

Sempre que necessário, o gestor deve priorizar a venda de caminhões antigos e a reposição por modelos mais novos.

Compra e venda
  

A complexidade da gestão de frotas pesadas

Como o gestor possui diversas tarefas que envolvem diferentes setores - humanos, mecânicos e legais - encontrar a melhor forma de administrar tudo pode ser um processo complexo. Mas calma, vamos te ajudar nessa missão com algumas dicas.

Desafios da gestão de frotas pesadas

O maior desafio do responsável pelas frotas é evitar, ao máximo, que problemas previsíveis aconteçam. No entanto, para que eles sejam previamente inibidos, é essencial conhecê-los. Pensando nisso, separamos, abaixo, os atritos mais comuns na gestão de frotas pesadas.

1

Acionamento de consertos constantes

Se algum caminhão está sempre parado no mecânico, significa que há algo errado. Nesse caso, o gestor precisa avaliar se é falta de controle de manutenção periódica, problemas crônicos daquele veículo ou mau uso.

Acionamento de consertos constantes
2

Identificação de motorista

Se ocorre multas, roubo de carga ou uso excedente da média de combustível, como saber qual motorista da frota foi o responsável?

Identificação de motorista
3

Combustível

Manter o controle de abastecimento de frota é uma tarefa complexa por diversos motivos. Dentre eles, a variabilidade dos preços nos postos, o rendimento, os hábitos de direção e, em casos extremos, a prática do extravio feita por motoristas.

Combustível
4

Controle sobre as viagens

O gestor precisa se certificar que o trajeto roteirizado previamente foi seguido, se os itens foram entregues e garantir que as leis de trânsito sejam seguidas.

Controle sobre as viagens

Um destaque para o desvio de combustível

O controle de combustível é, sem dúvidas, um dos maiores desafios do gestor, porque envolve muitas variáveis, como:

  • Mudanças constantes no preço do combustível;
  • Mapeamento de postos confiáveis;
  • Consumo médio de cada caminhão;
  • Forma de direção do motorista;
  • Peso da carga - quanto maior, mais consumo;
  • Trajeto - se é plano ou irregular.

Além dessas variantes, há uma conduta antiética que pode interferir nos custos de combustível de frotas: o extravio de combustível. A prática é feita por alguns motoristas que, na hora de abastecer, utilizam o dinheiro fornecido pela empresa para encher galões extras. Esses galões são revendidos de forma autônoma pelo caminhoneiro, que, na prestação de contas, apresenta a nota fiscal do posto ao seu gestor, sem indicar que parte do valor não foi usado para o trabalho.

Gestão de frotas pesadas para superar os desafios

O gestor tem como missão se manter atualizado sobre as melhores práticas, bem como mapear ferramentas que facilitem suas tarefas. Ou seja, não basta a empresa contratar um responsável, é necessário que esse profissional possua senso de organização e bom relacionamento para lidar com os motoristas. 

    

Como aprimorar sua gestão de frotas pesadas

Para auxiliar profissionais a superarem os desafios da gestão de frotas pesadas, reunimos as principais leis que devem ser seguidas com sete práticas que podem transformar sua rotina. Vamos lá?

O que é necessário saber sobre legislação

De maneira geral, os gestores devem se atentar à Lei do Motorista, ao Código de Trânsito Brasileiro e à Legislação do Transporte Rodoviário de Cargas.
1

Lei do Motorista (nº 13.103/15): é a lei que determina as condições trabalhistas do condutor do veículo. Dentre as principais regras, estão:

  • Jornada de trabalho de até 8 horas por dia;
  • Horas extras de, no máximo, 2 horas por dia - ou 4 horas, em casos extremos;
  • 1 hora de almoço;
  • Tempo de direção contínua de, no máximo, 5 horas e meia, com intervalo de, no mínimo, 30 minutos;
  • Tempo de descanso de 11 horas, que podem ser fracionadas;
  • Em viagens longas, o alojamento pode ser no veículo (se tiver condições) ou fornecido pelo gestor;
  • O tempo de espera para carga e descarga não pode ser descontado do salário;
  • Registro da jornada em diário de bordo.
Lei do Motorista (nº 13.103/15): é a lei que determina as condições trabalhistas do condutor do veículo. Dentre as principais regras, estão:
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Código de Trânsito Brasileiro (nº 9.503/97): o gestor precisa entender sobre a conduta na estrada para orientar os motoristas. Dentre as principais regras, estão:

  • Validade da CNH de 3 a 10 anos, a depender da idade e saúde do motorista;
  • Limite de pontos na CNH de 20 a 40, a depender da gravidade da infração; 
  • Exame toxicológico obrigatório a cada 2 anos e 6 meses;
  • Detalhes básicos, como limite de velocidade, uso de pneus apropriados, uso de cinto de segurança, faróis etc.
Código de Trânsito Brasileiro (nº 9.503/97): o gestor precisa entender sobre a conduta na estrada para orientar os motoristas. Dentre as principais regras, estão:
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Legislação do Transporte Rodoviário de Cargas (nº 11.442/07): diz respeito aos produtos que são transportados pelo veículo. Dentre as principais regras, estão:

  • Não exceder o peso limite suportado pelo modelo do veículo;
  • Garantia dos documentos fiscais obrigatórios, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
  • Identificação correta do tipo de carga que está sendo transportada;
  • Cuidados apropriados para transporte de cargas perigosas, de acordo com o grau de risco indicado pelo produtor.
Legislação do Transporte Rodoviário de Cargas (nº 11.442/07): diz respeito aos produtos que são transportados pelo veículo. Dentre as principais regras, estão:

6 boas práticas para gerenciar veículos pesados

Além de potencializar os resultados, as boas práticas de gestão de frotas pesadas tornam o dia a dia do gestor mais simples. Confira as dicas que separamos:

1

Otimize rotas

Nem sempre, o caminho mais curto é a melhor opção. Considere pedágios, condições de estrada, tendência de tráfego, entre outros fatores que podem impactar na velocidade, consumo do veículo e segurança do motorista;

Otimize rotas
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Dedique tempo para treinar motoristas

Cada um tem seus hábitos de direção. Contudo, alguns “vícios” podem prejudicar o desempenho, como forçar demais na frenagem, deixar o motor em alta rotação e utilizar as marchas incorretamente. Busque padronizar o modelo de direção desejado, disseminando práticas de condução econômicas e seguras;

Dedique tempo para treinar motoristas
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Forneça ETAs em tempo real

ETA é a sigla para Estimated Time of Arrival - em tradução livre, chegada do navio ao porto. Ela se refere à estimativa de tempo que o gestor fornece ao seu cliente. Para preservar a boa experiência, o ideal é manter o consumidor atualizado sobre as condições de viagem. Essa transparência garante mais confiança sobre o seu serviço;

Forneça ETAs em tempo real
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Crie um cronograma de manutenção

A cada veículo, uma data para vencimento de impostos, troca de óleo, manutenção de pneus, troca de peças básicas, entre outros. Para organizar os múltiplos vencimentos, é essencial manter um cronograma atualizado;

Crie um cronograma de manutenção
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Invista em sistemas de comunicação

Com motoristas em campo, não tem como deixar de lado a disponibilização de celulares e planos de internet para manter a comunicação ativa;

Invista em sistemas de comunicação
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Mapeie postos de combustíveis confiáveis

O combustível adulterado impacta diretamente na performance do veículo e, a longo prazo, pode causar problemas mecânicos. Ao definir a rota, estude sobre os locais de abastecimento confiáveis.

Mapeie postos de combustíveis confiáveis
    

Ferramentas para gestão de frotas pesadas

Com dashboards e relatórios, o gestor pode analisar o que está dando certo e o que precisa melhorar. Além disso, fica mais fácil fazer previsões e seguir caminhos que tendem ao lucro. Pensando nisso, trouxemos oito ferramentas essenciais para o dia a dia do gestor de frotas.

1

Sistema de controle de manutenção

Cada veículo possui sua periodicidade de manutenção, e não dá para administrar apenas com planilhas manuais. Quando o gestor investe em um sistema de controle, é possível receber alertas sobre vencimentos, registrar peças em estoque, quais mecânicos estão operando naquela região, gastos e quais veículos estão em conserto.

Sistema de controle de manutenção
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Gerenciador de fluxos de trabalho

Esses aplicativos ajudam os gestores a identificar qual motoristas está disponível, quem acabou de chegar de uma viagem longa, quem está na estrada etc. O sistema é importante para garantir uma distribuição de serviços justa, garantindo segurança e bem-estar dos funcionários, além de avaliar suas performances.

Gerenciador de fluxos de trabalho
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Roteirizador inteligente

Nem sempre, as rotas indicadas pelos mapas online são as ideais. Além disso, muitos motoristas fazem mais de uma parada, logo, é necessário otimizar trajetos por meio de um sistema logístico inteligente, capaz de reduzir tempo e consumo de combustível.

Roteirizador inteligente
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Rastreador

É essencial para acompanhar o trajeto feito pelo caminhoneiro, possibilitando verificar se o motorista está seguindo o caminho traçado, além de garantir a segurança da carga.

Rastreador
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Sistemas ERPs

Enterprise Resource Planning - ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português - é uma plataforma de gestão empresarial que concentra informações de processos internos, produtividade e resultados. É um software essencial para gestores de todos os segmentos - inclusive, frotas.

Sistemas ERPs
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Sistema para gestão de pneus

Embora façam parte da manutenção básica do veículo, os pneus merecem uma atenção especial. Existem softwares no mercado que controlam a vida útil e criam alertas para recapagem e trocas.

Sistema para gestão de pneus
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Documentação digital

No transporte de cargas, muitos documentos precisam ser emitidos, como notas fiscais, ordens de serviços, contratos, conhecimento de transporte eletrônico, entre outros. Todos eles podem ser feitos digitalmente, evitando preenchimentos manuais que podem resultar em erros.

Documentação digital
8

Sistema de gestão de abastecimento

Ao invés de realizar o adiantamento ou reembolso com dinheiro em espécie, a melhor alternativa é utilizar softwares de gestão que garantem cálculos médios de consumo, disponibilização de saldo e controle de gastos à distância.

Sistema de gestão de abastecimento

CTF Abastecimento da Sem Parar Empresas

O CTF Abastecimento é uma solução da Sem Parar Empresas que elimina o problema do extravio de combustível. A tecnologia funciona da seguinte forma: dispositivos de reconhecimento são instalados na bomba de diesel de postos credenciados e no tanque do caminhão. Quando eles se encontram, o gestor pode acompanhar, à distância, quantos litros entraram no veículo.

Ou seja, caso o motorista tente encher um galão à parte, não haverá esse reconhecimento entre os dispositivos. Logo, o responsável pela gestão de frotas pesadas terá certeza de quanto foi gasto, de fato, para a viagem.

Outro ponto importante é que o CTF Abastecimento é totalmente automático. Assim, não há chances de uso indevido do valor destinado ao combustível, e o processo de abastecimento se torna mais seguro e rápido. 

Maximize os resultados com sua frota!

Atualizar metodologias e ferramentas é crucial no setor de logística. Com estradas cada vez mais cheias e clientes mais ansiosos, prezar por segurança, agilidade e precisão é indispensável nesse mercado.

Por isso, gestor, não hesite em investir em conhecimento e tecnologia. E não se esqueça: a Sem Parar Empresas é sua parceira na gestão de frotas pesadas. Conheça mais sobre as soluções e saia na frente!
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