Guia para Gestão de Recursos Humanos

1 Chegou a hora de transformar suas rotinas de RH!
2 Responsabilidades do setor de Recursos Humanos
3 Como conquistar praticidade para rotinas de RH?
4 A tecnologia como aliada da praticidade para rotinas de RH
5 Torne sua gestão de RH mais prática!

1 Chegou a hora de transformar suas rotinas de RH!

A Gestão de Recursos Humanos é responsável por cuidar das condições de trabalho, bem-estar, contratações e desligamentos de cada um dos colaboradores. Por isso, à medida que a empresa cresce, novos profissionais passam a fazer parte do time e, consequentemente, o departamento de RH também precisa de mais talentos, afinal, são muitas tarefas para administrar.

Quanto mais profissionais de recursos humanos trabalhando juntos, mais necessária uma estruturação do departamento com divisão clara de tarefas. Só assim, a praticidade para rotinas de RH será conquistada. Venha conosco explorar como organizar e simplificar o dia a dia do setor!

Definir um orçamento de Recursos Humanos que englobe todas as atividades relacionadas ao departamento.

Pesquisar quais são os principais pontos de dores relacionados aos Recursos Humanos para buscar profissionais qualificados que possam superá-los.

Criar um plano de alocação de pessoal, determinando quantos funcionários são necessários no departamento de RH, dispondo de descrições de cargos que estabelecem claramente as responsabilidades.

Criar processos de avaliação de desempenho e feedback, em que os colaboradores tragam suas percepções sobre o andamento do setor de RH.

Delimitar funções para cada profissional de RH, considerando seus níveis de senioridade, especialidades e necessidades da empresa.

Estruturando o pessoal do RH

Assim como as demais áreas da empresa, o setor de RH possui divisões de tarefas e estruturação hierárquica. É claro que o tamanho dessa “teia de aranha” irá variar de acordo com o porte da sua empresa.

Para exemplificar, uma estrutura completa do setor de RH seria composta pelos seguintes cargos:

Líder do setor (Chief Human Resources Officer - CHRO)
A pessoa que faz a ligação direta com o CEO, entendendo as necessidades da empresa, ao mesmo tempo em que reporta a realidade dos colaboradores e performance da equipe de RH.
Gestor de RH
Além de supervisionar os profissionais do departamento de Recursos Humanos, tem funções mais complexas, como criação do manual de cultura, defesa dos valores da empresa e decisões sobre ferramentas que serão utilizadas pelo setor.
Consultor de RH
Muitas vezes, é contratado como terceirizado. Seu papel é fundamental para certificar que todas as exigências legais e boas práticas sejam seguidas.
Recrutador
Responsável pelo mapeamento de vagas necessárias, abertura de processos seletivos, avaliação de candidatos, seleção e acolhimento de novos talentos.
Generalista
Tem a função de administrar os recursos do dia a dia, como benefícios, administração de documentos, controle de ponto etc.

Lembrando que, exceto os cargos gerenciais, todos os demais podem ser preenchidos por diferentes pessoas com níveis de senioridade distintos. Assim, as tarefas ficam melhor distribuídas.

Antes de explorar as melhores práticas para simplificar a rotina, é fundamental listar as tarefas de RH que devem ser realizadas para garantir o funcionamento da área. A elaboração dessa lista proporciona uma visão clara das responsabilidades do departamento, ajudando a garantir que nada seja esquecido.

Principais tarefas do RH

Para te ajudar a estabelecer tarefas e se certificar de que todas estão sendo seguidas pelos profissionais de RH, criamos uma listagem com as principais responsabilidades do setor.

Processo de contratação
Recrutamento e seleção são processos em que o RH identifica, atrai e avalia candidatos para preencher posições na empresa. Isso inclui a criação de anúncios de emprego, entrevistas, avaliação de currículos e a escolha do(s) profissional(is).
Integração de novos talentos
Quando um profissional é contratado, é necessário acolhê-lo e familiarizá-lo com a cultura, políticas e procedimentos da empresa. Isso ajuda a garantir uma transição suave e uma adaptação mais eficiente à organização.
Avaliação e feedback
Análise do desempenho individual dos funcionários para identificar áreas de melhoria e reconhecer realizações. Essa prática deve ser transparente nos feedbacks, o que ajuda a alinhar metas e melhorar o desempenho da equipe.
Programas de treinamento
Oportunidades para os funcionários adquirirem novas habilidades, conhecimentos e competências necessários para melhorar seu desempenho e avançar em suas carreiras.
Tarefas operacionais
O RH é responsável por cumprir todas as obrigações legais trabalhistas, como o registro de ponto, fornecimento de ajuda de custo, garantia de direitos trabalhistas e manutenção de documentação para cumprir a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Endomarketing
Promoção da cultura da empresa e do engajamento dos funcionários. O RH desempenha um papel importante na comunicação de valores, missão e visão da empresa, criando um ambiente de trabalho positivo e motivador.
Gestão de benefícios
Administração de programas como plano de saúde, auxílio alimentação, licenças e outros benefícios oferecidos. O RH gerencia esses benefícios, garantindo que sejam competitivos e atendam às necessidades dos colaboradores.

O primeiro passo para simplificar a Gestão de Recursos Humanos é estruturar as tarefas básicas (essas que citamos acima), algo que algumas empresas comumente deixam de fazer. Assim que o departamento estiver bem estruturado, é hora de melhorar as técnicas e usar estratégias inteligentes para aprimorar o funcionamento do setor.

7 boas práticas para simplificar a Gestão de Recursos Humanos

Com os cargos necessários no seu departamento de RH preenchidos e as tarefas estabelecidas, chegou a hora de colocar em prática as melhores formas de seguir com a rotina. São elas:

Estabelecimento de expectativas transparentes

Definir metas claras e deixar todos os funcionários na mesma página ajuda a alinhar esforços e orienta o desempenho individual e da equipe em direção aos objetivos da empresa.

Investimento em capacitações

O desenvolvimento profissional não apenas aprimora as habilidades dos funcionários, mas também contribui para a eficiência do RH, uma vez que os colaboradores podem desempenhar com mais conhecimento e segurança seu papel, tornando a experiência de trabalho mais positiva.

Programas de recompensa

Bônus de desempenho ou reconhecimento público motivam os funcionários. Assim, é possível que haja menos feedbacks negativos sobre a empresa, tornando a rotina do RH mais prática.

Pesquisas e feedbacks constantes

Essas ferramentas permitem ao RH identificar problemas e oportunidades de melhoria, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável.

Automatização de Recursos Humanos

A automatização de tarefas rotineiras, como folha de pagamento e gerenciamento de benefícios, economiza tempo e reduz erros, simplificando significativamente a Gestão de Recursos Humanos.

Desenvolvimento de plano de carreira

Planos de carreira claros e acessíveis ajudam os funcionários a visualizarem seu progresso na empresa, incentivando o crescimento interno e a retenção de talentos.

Organização de banco de horas

Permite que os funcionários acumulem e utilizem horas extras de trabalho de forma eficiente, garantindo conformidade com as regulamentações trabalhistas e simplificando o gerenciamento de períodos trabalhados.

E os custos da empresa?

As boas práticas para a gestão de Recursos Humanos colaboram para tornar a rotina mais simples. Porém, para implementá-las, é necessário avaliar o gasto frente ao caixa. Por exemplo, na automação de processos, será necessário investir em softwares. Já nas capacitações, o montante seria destinado aos cursos e/ou workshops.

Enfim, para se organizar financeiramente, economizar e, ainda assim, aplicar as melhorias, é possível seguir as seguintes estratégias:

Oferecer os melhores auxílios possíveis, considerando a necessidade dos colaboradores. O RH pode selecionar estrategicamente os vales e cartões oferecidos, evitando gastos com benefícios desnecessários em opções que não são tão relevantes.
Trabalhar com corretores e seguradoras para identificar economias de custos. Esses serviços costumam fornecer pacotes favoráveis de inúmeros investimentos necessários no setor de RH.
Priorizar a saúde e o bem-estar dos colaboradores, o que, além de melhorar a produtividade, reduz custos relacionados a licenças médicas e tratamentos de longo prazo, tornando-se uma economia.
Educar os funcionários sobre como seguir a cultura da empresa, de uma maneira que eles se sintam acolhidos e pertencentes. Quando toda a equipe está alinhada, há menos chances de solicitações de melhorias e, consequentemente, mais gastos.
Dar dicas de como os funcionários podem usar seus benefícios. Isso pode ajudar a garantir que esses recursos sejam usados de forma eficiente, maximizando o retorno sobre o investimento da empresa.

RH estratégico: um novo conceito

O RH Estratégico considera os colaboradores como o sistema central do crescimento da empresa. Essa abordagem tem como propósito aprimorar os processos e as decisões por meio de uma análise de dados, garantindo que a gestão de talentos esteja alinhada com os objetivos da organização.

Essas decisões baseadas em dados contribuem para a redução de custos da empresa, pois permitem uma alocação mais eficiente dos recursos financeiros e recursos humanos para áreas que realmente precisam de investimento. Para isso, porém, é necessário recorrer a tecnologias que permitam gerar relatórios completos, afinal, é por meio dos gráficos e seus detalhamentos que o RH Estratégico poderá seguir com as melhores práticas.

A tecnologia tem um impacto altamente positivo tanto no cotidiano das tarefas de gestão de RH, quanto nos seus resultados. Ela agiliza e automatiza tarefas manuais, como o processamento de folha de pagamento e a triagem de candidatos, poupando tempo e reduzindo erros. Além disso, fornece acesso rápido a dados e análises detalhadas, permitindo decisões mais estratégicas.

Quais tarefas de RH podem ser automatizadas?

A automação é essencial para que o RH possa focar sua atenção em tarefas estratégicas, enquanto os softwares realizam as tarefas repetitivas. Dentre as principais responsabilidades que podem ser realizadas por sistemas, podemos destacar:

Gestão de documentos

Permite que os profissionais de RH armazenem, organizem e acessem documentos de forma digital, eliminando a necessidade de papel e simplificando a localização e o compartilhamento de informações. Os softwares de gestão de documentos também proporcionam segurança e conformidade com regulamentações de privacidade de dados.

Processo seletivo

É possível gerenciar currículos, agendar entrevistas, enviar comunicações automatizadas aos talentos e até mesmo realizar a triagem inicial com base em critérios predefinidos. Isso economiza tempo e recursos, tornando o processo de contratação mais eficiente.

Controle de ponto

Os funcionários podem registrar suas horas de trabalho por meio de dispositivos biométricos, cartões de ponto eletrônicos ou aplicativos móveis. Essa automação reduz erros de registro, elimina fraudes e simplifica o cálculo da folha de pagamento.

Coleta de feedbacks

Uso de ferramentas de pesquisa online e sistemas de gerenciamento de feedback. Isso permite a criação de pesquisas personalizadas para funcionários, que podem ser distribuídas automaticamente via e-mail ou plataforma interna. As respostas podem ser disponibilizadas em gráficos, fornecendo informações valiosas para melhorias organizacionais implementadas pela Gestão de Recursos Humanos.

Gestão de benefícios

A automação é realizada por meio de sistemas de gerenciamento de benefícios e plataformas online. Isso permite que os profissionais de RH gerenciem os auxílios oferecidos, automatizando processos administrativos, como disponibilização de saldo mensal, monitoramento de uso, elegibilidade e emissão de relatórios.

Com uma gestão de Recursos Humanos bem organizada, avaliação sobre necessidades da empresa, investimentos bem direcionados e tecnologia estratégica, é possível simplificar - e muito - a rotina do RH!

No entanto, uma área crítica que merece atenção é a gestão de benefícios, em que a tecnologia desempenha um papel vital. É aqui que a Sem Parar Empresas se destaca como uma solução completa para simplificar o dia a dia do RH! Com o portfólio mais completo do mercado, é possível elaborar um plano de benefícios pertinente e que vai surpreender os colaboradores. Tudo isso com o mesmo fornecedor, centralizando a plataforma de controle e facilitando a comunicação com a central de atendimento, sempre que precisar.

Venha explorar as vantagens da Sem Parar Empresas e descobrir como podemos tornar a gestão de benefícios mais eficiente e conveniente para sua empresa. Simplifique e otimize sua rotina de RH conosco!

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