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Guia de melhores práticas em gestão de frota de carros
Gestor de veículos, esse guia é para você!
Quando uma empresa possui veículos de serviço inscritos em seu CNPJ, é importante que haja um responsável pelos cuidados dos veículos. Pensando nisso, preparamos um guia para te ajudar na gestão de frota de carros de uma maneira simples. Vamos lá?
Frotas de carros corporativos são fundamentais para o deslocamento de profissionais de pequenas, médias e grandes empresas. Seja qual for seu porte, é preciso investir no gerenciamento eficiente do setor, com estratégias e ferramentas de gestão de veículos, sempre tendo em vista as complexidades e burocracias que envolvem o departamento.
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Para começar, precisamos entender que o conceito de frota é válido a partir de dois veículos, e apenas se estes tiverem a finalidade única e exclusiva de servir ao trabalho e não a fins individuais. Portanto, vale reforçar que na frota não são considerados os carros pessoais dos colaboradores. Para confirmar se um veículo pode ou não ser considerado corporativo, basta analisar seu dono e seu propósito: deve servir ao trabalho e ser registrado no CNPJ da companhia.
Por que ter frota de carros?
As vantagens de comprar um veículo com o CNPJ da empresa começam na economia financeira. A venda para pessoa jurídica enquadra-se na modalidade direta, isso significa que a empresa irá comprar o veículo diretamente com a transportadora, podendo ter até 10% de desconto no valor final.
Além disso, possuir veículos específicos sob o nome da empresa atribui mais credibilidade e profissionalismo para o negócio e melhor gestão e organização dos gastos referentes ao transporte, como manutenção, controle de qualidade dos pneus, relatório de consumo de combustível, entre outros.
Exemplos de empresas que precisam de frotas
Qualquer empresa que presta serviços ou oferece produtos pode fazer bom uso de veículos com fins corporativos. As vantagens vão além da economia e ajudam a otimizar a gestão e profissionalizar o negócio.
Como exemplo, advogados que precisam fazer visitas a clientes, representantes de compras que estão em constante deslocamento, comerciantes que precisam fazer pequenas entregas no dia a dia estão sempre usando os veículos como uma extensão de sua profissão, o que torna essencial o investimento em uma frota corporativa.
Overview sobre a gestão de frota de carros
Conceito de gestão de frotas
O setor da gestão de frota de carros de uma empresa deve garantir o uso seguro e eficiente dos veículos, assim como a manutenção para que estejam sempre em boas condições. Também é da responsabilidade deste gestor garantir a disponibilidade do automóvel e administrar todos os detalhes técnicos e de logística, como cálculo de rota e pedágio, planejamento de trajeto, monitoramento do motorista e relatório de consumo de combustível.
No Brasil, os dados do setor de frotas de veículos mostram o forte impacto que o segmento exerce na economia do país. De acordo com o Sindicato Nacional da Indústria de Componentes para Veículos Automotores (Sindipeças), em 2020 foram registrados 108 milhões de veículos, sendo carros, camionetes, motocicletas, ônibus e caminhões.
O mercado de gestão de frotas movimenta 30 bilhões de dólares por ano no mundo, segundo a empresa de consultoria americana Market and Markets.
Importância de uma gestão bem estruturada
Seja falando de uma empresa com três carros corporativos ou uma entregadora com uma frota mais robusta, os veículos dão gastos e precisam de manutenção.
Imagine você, como pessoa física, cuidando do seu carro do abastecimento à troca de peças. No caso das companhias, são múltiplos automóveis movidos por diferentes motoristas. Além disso, como os veículos são usados, em sua maioria, diariamente, estratégias com rotas e gastos durante as viagens também exigem atenção. Por isso, é necessário centralizar a responsabilidade sobre a frota e estruturar bem a gestão. Fazendo isso, é possível notar benefícios como:
- Redução de despesas referentes a combustível, uma vez que as rotas são planejadas de maneira estratégica e os relatórios de consumo de combustível são gerados, oferecendo mais clareza sobre as melhores opções no momento (gasolina ou etanol, por exemplo);
- Controle da agenda da frota para garantir que sempre haja veículos disponíveis e não aconteçam conflitos entre as datas de utilização;
- Gestão de manutenção periódica para cada veículo de maneira mais eficaz;
- Processos claros para tomar decisões benéficas no que diz respeito à compra, venda e manutenção de veículos.;
- Relatórios precisos que permitem realocar custos para aumentar o faturamento.
Afinal, o que faz o gestor de frota de carros para empresas?
Um gestor de carros para empresas observa o estado dos veículos na companhia e cuida das manutenções periódicas. Ele também é responsável pela equipe de motoristas, instruindo boas práticas e auxiliando no que for preciso. Mas a função vai muito além, envolvendo tarefas como:
Aquisição e venda de veículos
A análise sobre o tempo de vida da frota, assim como a necessidade de compra de novos veículos também é de responsabilidade do gestor;
Segurança e manutenção da frota
Manter em dia a agenda de manutenção preventiva dos veículos para garantir seu uso seguro e correto. Além disso, se for necessário um reparo urgente, também é de sua responsabilidade administrar os trâmites;
Disseminação de boas práticas
De nada adianta o profissional entender sobre leis de trânsito, dicas de economia de combustível e roteirização se os motoristas da sua empresa não seguirem as boas práticas. Por isso, o treinamento e a orientação também fazem parte da gestão de veículos;
Planejamento de rota
Tarefa que pode economizar tempo e dinheiro da empresa, pois são feitas escolhas estratégicas dos melhores postos de abastecimento, rotas mais rápidas para chegar até os clientes e que ofereçam melhor infraestrutura (ou seja, menos danos ao veículo);
Administração do combustível
Mapeamento dos melhores postos de abastecimento e monitoramento do consumo de combustível em tempo real;
Aquisição da frota de veículos do zero
É responsabilidade do gestor identificar as necessidades e investir nos veículos mais adequados para a empresap
Regulamentação dos veículos
Do pagamento de impostos à documentação, cabe ao gestor manter a frota em dia.
Guia para aprimorar sua gestão de frota de carros
Vamos à prática? O dia a dia do gestor, muitas vezes, entra no piloto automático, mas sempre há meios de aprimorar as tarefas, otimizando a manutenção dos carros, as viagens dos motoristas e as próprias obrigações do líder. Isso porque há muitas formas de tornar trabalhos recorrentes mais rápidos e práticos, principalmente com a ajuda da tecnologia.
Quais desafios o gestor pode encontrar?
É importante conhecer os desafios e possíveis problemas da gestão de frota de carros, a fim de se adiantar quanto a eles e tornar a rotina mais prática e eficiente.
Um dos principais problemas no dia a dia do gestor de veículos é o desperdício de combustível, que pode ser um dos fatores mais prejudiciais ao faturamento da empresa. Alguns motivos que ocasionam esse problema são a falta de estratégia na criação da rota, negligência do motorista em não se preocupar em escolher os postos corretos ou fazer uso pessoal do veículo.
Outros desafios comuns na administração de frota de carros são os custos de manutenção, necessários para garantir a segurança do veículo; mudanças constantes nas rotas, o que exige novas estratégias para os trajetos; gerenciamento e monitoramento de acidentes e riscos aos condutores; e carga excessiva de trabalho, especialmente em empresas pequenas, onde uma pessoa é responsável por todas as tarefas.
Boas práticas para a gestão de frota de carros
Para se prevenir quanto aos problemas que podem acontecer na gestão de frota de carros empresariais e contornar os desafios comuns, separamos sete boas práticas que você pode aplicar no dia a dia:
Estabelecer metas
Quando todos trabalham com um objetivo claro, a meta é atingida de maneira mais eficiente e ágil. Alinhar as expectativas da empresa com todos, desde os motoristas até os diretores executivos, fará com que estejam na mesma página e com maior sintonia;
Escolher corretamente os veículos
Adquirir vários carros pode não ser a melhor opção se sua empresa precisa de vários colaboradores em viagens de negócios. Avaliar todas as necessidades para obter os veículos corretos otimiza tempo e recursos da empresa;
Oferecer treinamento e capacitação aos motoristas
Contratar bons motoristas e fazer cursos de reciclagem regularmente aumenta a produtividade e diminui a ocorrência de acidentes;
Cuidar dos veículos da frota
A manutenção preventiva é sempre mais eficaz e mais barata do que consertos necessários, causados por falta de cuidado e negligência;
Registrar e analisar
Tenha sempre atualizada planilhas de controle dos veículos, datas de manutenção, condição dos pneus, preços de combustível e outros aspectos relevantes. A clareza e a organização que as planilhas trazem são indispensáveis para o bom funcionamento do negócio;
Usar a tecnologia a seu favor
Existem softwares que automatizam as informações e processam dados de maneira mais rápida, como otimização de rotas, ranqueamento de preços de combustíveis e relatórios personalizados de gestão;
Implementar um programa de gerenciamento de frotas e uma cartilha de políticas na empresa
Mesmo que seu negócio esteja indo bem, documentar e implementar protocolos e regras fará com que a empresa não perca faturamento por falta de organização. O programa de gerenciamento pode incluir tópicos sobre uso pessoal para veículos da empresa, custos com combustíveis, treinamento para motoristas, padrões de segurança, indicadores de performance, entre outros.
Ferramentas para gestão de frota de carros
Da tag pedágio aos softwares de gestão, aplicar as boas práticas por meio de ferramentas atualizadas pode transformar sua rotina, tornando-a mais prática e agilizando tarefas.
Importância da tecnologia
Usar softwares e outras ferramentas tecnológicas promove melhorias na gestão, como agilidade, centralização de informações, fim dos erros manuais, praticidade, entre outros. Atualmente, existem programas que fazem importação de dados de maneira automática, geração de relatórios, otimização de rotas e muito mais.
Exemplo de ferramentas para a gestão de veículos
Separamos ferramentas direcionadas tanto para sua gestão, quanto para otimização de viagens pelos motoristas. Vamos lá?
- Roteirizador
O Google Maps e/ou Apple Maps já pode ajudar - e muito - na disponibilização dos melhores trajetos para chegar aos destinos. Dependendo da demanda e quantidade de viagens da sua empresa, também é possível utilizar softwares específicos para a função; - Cartão Combustível
Além de disponibilizar um valor exclusivo para o abastecimento, evitando desvio de dinheiro, a solução disponibiliza relatórios de acompanhamento para aprimorar sua gestão. E o Cartão Combustível da Sem Parar Empresas vai além, proporcionando mais economia e possibilidade de cashback conforme o uso. Ele também pode ser utilizado para comprar pneus, fazer manutenções, troca de óleo etc. Ou seja, com um produto, você centraliza o investimento e o acompanhamento de diversas tarefas recorrentes.
- Tag Pedágio
Imagine em quantos pedágios os motoristas da empresa passam ao longo de suas viagens? Logicamente, a tag para o pagamento automático e passagem rápida deve fazer parte dos veículos da empresa, evitando o estresse na estrada. A solução da Sem Parar Empresas vai além, pois pode ser utilizada em estacionamentos e postos de combustível. Ela também possui serviços inclusos, como reparos nos carros, audiobook, software para pagamento de impostos e regularização de carros etc.
Maximize sua gestão de frota de carros!
A gestão de frota de carros corporativos é um dos braços mais importantes de uma empresa que busca implantar melhorias de gerenciamento, aumentar o faturamento e garantir mais satisfação de seus clientes. E a função do gestor é planejar e administrar todo o universo que envolve o setor, com planilhas, cronogramas de manutenção, estabelecimento de metas e implementação de ferramentas, visando sempre um funcionamento harmônico entre todos para que o objetivo seja atingido.
A Sem Parar Empresas já é autoridade no assunto de gestão de veículos - dos carros corporativos aos caminhões. Por isso, não deixe de conhecer nossas possibilidades para sua empresa e descubra como centralizar suas soluções em um único fornecedor pode facilitar sua rotina de administração!
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