O que é TCO e como ele pode ajudar a reduzir custos na gestão de frotas

A gestão de frotas é uma grande responsabilidade, principalmente quando enfrentamos crises econômicas graves e precisamos controlar e reduzir as despesas da organização.

Mas é importante que os custos sejam reduzidos sem que a qualidade dos serviços prestados caia. Ou seja, é um grande desafio para os gestores. Alguns conceitos são valiosos nesse sentido. Neste post, vamos analisar o que é TCO e sua importância na gestão de custos. Venha entender melhor!

O que é TCO?

TCO é a sigla para Total Coast of Ownership ou, em português, Custo Total de Propriedade. Trata-se de uma importante ferramenta de gestão. O controle de gasto eficaz é da máxima importância para seu negócio porque representa uma relevante parcela como custo na empresa.

O Custo Total de Propriedade é o termo usado para o cálculo do custo total da compra de uma mercadoria (no caso, um veículo) durante sua vida útil.

Qual é a importância desse índice para a gestão de frotas?

Esse índice sempre foi importante e ganhou destaque na década de 1990 do século passado, época em que o TCO foi introduzido no mercado.

Trata-se de um método para comparar gastos, que vem se tornando atraente para a efetivação de planejamentos, projetos e melhorias de orçamentos.

Como aplicar o cálculo do TCO à gestão de frotas para reduzir custos?

Depois de saber o que é TCO e da sua importância para a empresa, vamos ver como fazer o cálculo de TCO e aplicar o resultado à gestão de frotas para reduzir gastos.

Primeiramente, devemos saber que existe uma quantidade grande de variáveis e, por isso, não há um modo predefinido de fazer o cálculo. É necessário identificar os números que devem fazer parte da conta para que sejam fornecidas informações precisas.

Devemos considerar os gastos visíveis (manutenção preventiva do veículo, tributos, combustível) e os gastos ocultos (manutenção corretiva, sinistros, manutenção desnecessária, indisponibilidade da frota, depreciação, utilização de equipamentos inadequados).

Ao contratar uma frota, por exemplo, não precisamos levar em conta os valores associados a sinistros, pois estão sujeitos a variações. Caso seja preciso produzir um relatório detalhado, aí deveremos calcular o índice de sinistros e os gastos atrelados.

Para o cálculo mais preciso, podemos seguir as etapas:

• organize os objetivos de seu indicador: efetue uma avaliação sobre o propósito a ser atingido (por exemplo, a viabilidade sobre o investimento em frotas novas) — assim, podemos definir metas com a intenção de reduzir os gastos;
• determine os custos mais importantes: avalie os gastos mais significativos, levando em conta as peculiaridades do negócio (alguns itens são muito importantes na gestão de frotas, como combustível e manutenção);
• defina um período para o cálculo: depois do processamento de dados, escolha um período para considerar o cálculo, como o período do ano em que existe uma maior movimentação da frota.

Podemos aplicar a seguinte fórmula para calcular o TCO:

TCO = valor de compra do veículo + despesas de utilização + custos de manutenção – valor de revenda do veículo

Depois do cálculo, pode ser elaborado um relatório preciso do TCO para fundamentar as decisões futuras (relativas, por exemplo, a novos investimentos e a cortes de gastos) e, assim, melhorar os resultados de sua administração. A partir do valor de TCO, é possível investir em mudanças estratégicas. Além disso, temos a fundamentação necessária para efetivar contratações ou demissões muito importantes.

Agora você já sabe o que é TCO e que, se devidamente calculado e usado, ele se torna uma ferramenta estratégica. Contar com um sistema de integração de dados vai facilitar na hora de identificar e reunir as variáveis para o cálculo do TCO.

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