Como elaborar um plano de manutenção para sua frota?

Se tem algo que gera enormes problemas para o gestor de frota, é um veículo quebrar durante o serviço. Além dos atrasos no trabalho a ser realizado, esse estrago costuma ter um custo elevado. Portanto, saber como elaborar um plano de manutenção de frota é fundamental.

Esse é um assunto de seu interesse? Então, prossiga com a leitura. Neste post, você vai aprender como elaborar um plano de manutenção de frota eficaz na sua empresa!

O que é a manutenção preventiva e qual a sua importância para a frota?

Antes de descobrir como elaborar um plano de manutenção de frota, é necessário saber exatamente o que é a manutenção preventiva e qual a sua importância. Dessa forma, fica mais fácil para entender os passos a serem seguidos.

Do mesmo modo que qualquer máquina, um veículo é desgastado pela sua utilização e pelo tempo. Dessa maneira, cedo ou tarde, seus componentes deverão ser trocados ou quebrarão. Portanto, existem dois tipos de manutenção de veículos: a preventiva e a corretiva. A primeira é realizada antes da ocorrência de quebras, com o intuito de evitar imprevistos. Já a segunda acontece quando a avaria já ocorreu.

Diante desse contexto, realizar a manutenção preventiva é mais vantajoso, pois envolve menos custos, e a parada do veículo é programada. Enquanto isso, a corretiva demanda a troca de diversos componentes, pois a peça defeituosa sobrecarrega as demais. Além disso, o veículo fica parado quando não deveria, deixando o motorista e o cliente na mão.

Um plano de manutenção preventiva ajuda na redução de custos?

Sem rodeios, a resposta para essa pergunta é: sim! Uma das grandes vantagens da manutenção preventiva é identificar falhas nos veículos da frota antes que elas aconteçam. O custo é reduzido, pois a troca e manutenção de peças tem um valor menor em relação ao conserto quando há uma pane capaz de danificar outras partes do veículo, exigindo um investimento financeiro maior.

Ao montar um planejamento de manutenção, o custo também será reduzido com peças de reposição. Criar uma rotina de balanceamento e alinhamento, além de um rodízio de pneus, colabora para que a troca e compra de peça aconteça em um intervalo maior.

Além disso, a manutenção preventiva permite identificar peças que precisam de reposição mais ou menos frequentemente. E a depender da frota, é vantajoso analisar a compra de peças em uma quantidade maior para estocar. Assim, você consegue economizar fazendo uma boa negociação com fornecedores e não fica exposto à flutuação de preços do mercado.

Enfim, por meio da manutenção preventiva os veículos passam a sofrer menos desgaste com o tempo, aumentam sua vida útil e, por consequência, se envolvem menos em acidentes com falha mecânica que podem gerar custos elevados à frota.

Quais são os principais erros ao elaborar um plano de manutenção para a frota?

Muitos gestores entendem a importância de planejar, mas cometem erros básicos que acabam inviabilizando o esforço da manutenção preventiva. A seguir, vamos listar quatro atitudes a serem evitadas.

Comprar peças de má qualidade

Já dizia o ditado: existe o barato que sai caro! Ao tentar gerar economia, há gestor que prefere priorizar peças mais baratas que, muitas vezes, têm qualidade questionável. Um erro gravíssimo, pois isso pode encadear em desgaste de outras partes do veículo e gerar um custo extremamente alto para reparar o erro. Portanto, adquira sempre peças de procedência confiável e adequados ao modelo do veículo.

Gerir mal o uso de combustível

Saber como está o consumo do combustível pela frota é uma informação preciosa para a manutenção preventiva. Quando um caminhão está gastando mais do que a média para determinada viagem, provavelmente há algo de errado no veículo. Se você não tem o esse controle detalhado, não adianta apenas fazer a manutenção dos veículos. É fundamental investir em um bom controle desse recurso.

Negligenciar os pneus

A gestão de pneus interfere no consumo de combustível do veículo que, como vimos, impacta a vida útil do transporte. Rodar com pneus carecas ou com grande desgaste, além de irresponsável, gera multas e deixa o caminhão suscetível a acidentes. Portanto, esse cuidado deve fazer parte do seu planejamento.

Tratar a frota por igual

Cada caminhão tem suas particularidades. Um modelo novo requer menos atenção do que aquele que tem mais anos de estrada. Por isso, é importante acompanhar o desempenho de cada veículo individualmente a fim de entender as necessidades de cada um e poder montar um plano de manutenção preventiva ajustado para a frota.

Agora que você já sabe o que evitar, é hora de começar a se planejar.

Como elaborar um plano de manutenção eficiente?

Sabendo o quão importante é a prevenção para a gestão da frota, chegou a hora de descobrir como elaborar um plano de manutenção. Os detalhes estão logo abaixo!

Faça o levantamento dos dados atuais

Se quiser elaborar um plano de manutenção bem-feito, você vai precisar de um ponto de partida, que é o levantamento de informações. Somente assim será possível saber a real situação dos veículos e suas necessidades de reparo.

Faça um dossiê contendo o máximo de informações, como a quilometragem atual, a idade e todas as manutenções já realizadas. Depois, analise no manual se existem verificações que não foram feitas e as que deverão ser realizadas em breve.

Determine um orçamento

Para realizar as revisões e os reparos nos veículos, serão necessários recursos financeiros. Com base nas informações levantadas anteriormente, faça orçamentos junto às oficinas, de modo a ter uma noção de quanto será gasto.

Depois, verifique se existe a disponibilidade de recursos na empresa, pelo menos para as manutenções mais urgentes. O ideal é que um percentual do faturamento seja apartado objetivando uma reserva para a manutenção da frota. Isso evita ser pego desprevenido.

Estabeleça a periodicidade dos check-ups

Não há um período definido para efetuar check-ups, pois tudo depende do uso de cada veículo ou mesmo da frota inteira. Uma dica é considerar as horas de uso registradas no horímetro e a quilometragem, pois carros antigos e com uso diário intenso estão mais vulneráveis a defeitos.

Outra possibilidade é consultar o fabricante dos veículos. Algumas marcas podem indicar períodos em que devem ser feitas revisões para a verificação das condições do carro.

Elabore checklists de verificação

Sabendo o que precisa ser feito e o quanto poderá ser gasto, chegou a hora de montar uma checklist para verificar os diversos componentes do carro e outro para acompanhar a realização das manutenções preventivas. A base de informações será o manual do veículo.

Dessa forma, se checará periodicamente a situação dos fluidos, pneus e itens de segurança, além de garantir as revisões preventivas necessárias. Isso tudo conforme a quilometragem e o tempo.

Classifique a situação de cada componente do caminhão

Quando o veículo é recebido na oficina, o responsável registra, em um diário de bordo, todos os eventos observados pelo motorista, como ruídos e problemas para controle da direção. Para ter certeza de que o plano de manutenção será efetivado conforme as reais necessidades do veículo, o ideal é separar áreas diferentes. Veja alguns exemplos:

• lubrificação — se responsabiliza por checar e trocar os filtros e os lubrificantes;
• mecânica — se ocupa da manutenção do motor e de todos os elementos associados ao funcionamento dele;
• elétrica — garante a tensão ideal de energia que será direcionada a todos os sistemas;
• funilaria e pintura — trata da aparência externa dos caminhões;
• borracharia — efetua o rodízio dos pneus e a troca deles sempre que for preciso;
• tapeçaria — faz as adequações e os consertos nos estofados e tapetes.

Faça um cronograma

Como você já viu, uma das vantagens da manutenção preventiva é a possibilidade de programar a parada do veículo. Porém, um gestor de frota não pode encaminhar muitos carros para revisão ao mesmo tempo. Além de comprometer os serviços da empresa, essa conta tende a estourar o orçamento.

Sabendo disso, verifique quais são os veículos que estão em estado mais crítico e monte uma lista em ordem decrescente de prioridade de parada. Depois, veja com a oficina a disponibilidade para recebê-los e agende suas paradas. Não se esqueça de informar a todos os envolvidos, principalmente aos motoristas.

Acompanhe os indicadores de produtividade

Outro ponto é a elaboração de relatórios de acompanhamento ao final de cada etapa do plano da manutenção de frota. É responsabilidade do gestor determinar quais serão os indicadores de produtividade e quais serão registrados.

Com a periodicidade dessa ação, é possível fazer uma análise minuciosa, identificando erros e acertos e em quais pontos a manutenção preventiva deve melhorar. Ainda, é possível registrar as despesas e o prazo médio para a realização de algumas tarefas.

Mantenha um histórico de manutenções preventivas

É importante registrar de forma abrangente todas as manutenções realizadas. Para isso, é necessário manter um histórico detalhado, especificando as datas. O gestor pode comparar dados e verificar o que houve de melhorias e quantas vezes foi necessário recorrer à manutenção corretiva mesmo depois das manutenções preventivas.

O histórico funciona como um documento de registro, garantindo que os trabalhos estão sendo realizados no tempo certo e também ajuda na avaliação da qualidade deles. Serve, inclusive, para identificar as oficinas que efetivaram o melhor trabalho.

Conte com um sistema especializado

O ideal é dispor de uma solução digital para o planejamento da manutenção de frota. Existem diversas tecnologias disponíveis nesse sentido. O gestor deve procurar a ferramenta que mais se adéque às suas necessidades, considerando o tipo de negócio e as dimensões da frota.

A solução tecnológica permite a sistematização e automação de todas as etapas do plano de manutenção, reduzindo o tempo despendido em atividades operacionais. A elaboração de relatórios, por exemplo, costuma levar apenas alguns minutos, enquanto no procedimento manual essa tarefa pode consumir horas.

Pronto, você já sabe como elaborar um plano de manutenção de frota. Juntando todas essas informações em um único documento, será possível aumentar a segurança e a qualidade de trabalho dos motoristas, além de reduzir os custos no setor de transporte.

Outro item a ser considerado para contribuir na melhoria da gestão da sua frota é o CTe. Veja agora o que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, como funciona e esclareça todas as suas dúvidas a respeito do tema.