Faça um controle de veículos eficiente seguindo estes 9 passos

O controle de veículos é muito importante para otimizar a economia e a logística da empresa. O gestor que consegue implantar essa conduta em suas obrigações diárias, certamente, conquistará resultados estratégicos. Sem falar na obtenção de dados para avaliar o desempenho da frota.

No entanto, são muitas as práticas relacionadas a esse tema. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para auxiliá-lo a controlar seus caminhões com eficiência. Siga a leitura para entender quais são os passos essenciais para um bom controle de veículos!

1. Reconheça a importância e os impactos do controle de veículos

Antes de adotar qualquer estratégia dentro da empresa, é necessário entender como as ações e investimentos podem impactar o negócio. Por isso, vamos observar, na lista a seguir, os principais diferenciais e vantagens a partir do controle de veículos:

• aumento da produtividade dentro da equipe;
• redução de despesas;
• apoio a outras estratégias necessárias e relevantes para a empresa, como a manutenção preventiva de veículos.

Vale também reconhecermos como a falta de investimentos relacionados ao controle e gestão de veículos pode prejudicar o andamento da rotina de trabalho. Podemos considerar situações em que caminhões podem quebrar e parar durante as entregas, por exemplo, atrasando toda a cadeia de responsabilidades da equipe.

2. Faça um diagnóstico da frota

Uma conduta fundamental para obter excelência na gestão da frota é mapear toda a operação. Assim, é possível coletar dados sobre todos os processos que envolvem a gestão de frotas, garantindo uma análise mais cuidadosa na hora de tomar decisões de médio a longo prazo.

Na representação gráfica do mapa de planejamento, devem conter dados relevantes como:

• modelos de caminhões disponíveis;
• área de atuação;
• recursos necessários para executar os serviços.

O mapeamento também ajuda na identificação de gargalos e problemas durante os trajetos, permitindo que você identifique as possíveis falhas na operação, além de favorecer a criação de soluções eficientes.

3. Defina metas

Obtendo e analisando tantas informações importantes, o gestor de veículos deve traçar um caminho de trabalho por meio de metas, assim conquistamos uma postura potencializadora, e o controle de frota fica ainda mais produtivo. As metas consideradas podem ter relação com o consumo de combustível, com consertos corretivos na frota e redução de multas, por exemplo.

4. Providencie a manutenção preventiva dos veículos

A manutenção preventiva é indispensável para consertar qualquer falha nos caminhões. Ela deve ser realizada de acordo com o cronograma de revisões. Muitos gestores a encaram como um gasto supérfluo, mas, na verdade, ela é um investimento econômico e inteligente.

Dessa forma, você evita a quebra total de sistemas elétricos e/ou mecânicos, o que encarece os reparos. Um exemplo comprovado é que máquinas que não estejam em boas condições “bebem” mais combustível do que o normal. Logo, ao realizar todas as prevenções necessárias, você garante que seus veículos tenham boas condições para o trabalho.

5. Levante as despesas de viagem

Pegando o gancho do tópico anterior, fazer o controle de abastecimento de frota é ótimo para reduzir gastos com esse recurso. Alguns aplicativos para dispositivos móveis, por exemplo, podem apontar os estabelecimentos com melhor custo-benefício para fazer as reposições de combustível.

Há postos que conseguem até conceder descontos para empresas que necessitam de reabastecimento recorrente. Você pode obter bons abatimentos para o seu fluxo de caixa.

Além disso, em vez de tornar as viagens um problema por causa dos pedágios, é possível usar soluções que fazem cobranças automáticas, como o vale-pedágio. Isso evita que a empresa forneça previamente o valor em dinheiro aos motoristas da frota ou que eles paguem do próprio bolso para serem reembolsados depois.

6. Avalie o desempenho dos condutores

É claro que, apenas colher informações e oferecer estratégias para a equipe de motoristas, não é suficiente para concretizar um controle de veículos e frota eficiente. Se você concorda, deve estar se perguntando o que fazer a partir daí. 

Reforçamos aqui a importância de medir resultados, rever métodos que podem não funcionar e reforçar outros que foram assertivos. Para isso, é importante que haja uma avaliação do desempenho da equipe de condutores. Nesse sentido, tecnologias como a telemetria e o rastreamento veicular podem ser úteis.

A missão de controle de veículos não para por aí. Considere, observando todas as avaliações estratégicas sugeridas no post, adotar medidas corretivas para atingir melhorias contínuas, comunicando constantemente a equipe e trabalhando com coletividade.

7. Aplique e monitore indicadores de desempenho

Você, gestor, já deve estar cansado de reconhecer a importância de dados, números e resultados. Mais uma vez conversamos sobre isso: contar com indicadores é crucial para qualquer gestão de sucesso.

Coletando e armazenando corretamente os números, você acompanha a performance dos processos e detecta deficiências que podem ser corrigidas para melhorar os resultados econômicos, operacionais e estratégicos da equipe.

Nesse sentido, os KPIs são grandiosos parceiros. Conheça algumas dessas parcerias de sucesso, que podem ser obtidas na hora de gerir os veículos da sua empresa:

• consumo de combustível: custo total da frota, custo por km rodado e desempenho médio da frota;
• quantidade de multas: multas por veículo, multas por condutor e valores gastos no período (mês e ano) com multas;
• manutenção de veículos: valor total com manutenções, número de veículos consertados, custo por veículo e custo por manutenção.

8. Mantenha o registro dos dados

O bom funcionamento da frota de veículos é responsabilidade de toda a equipe, concorda? Por isso, as informações coletadas por você, enquanto gestor, precisam estar na mão de todos os integrantes. Reconhecer isso é também compreender a necessidade da central de registros.

Físico ou digital, o registro precisa estar completo, compreensível para todos e, também, incluir detalhes do percurso, como:

• nome do motorista;
• data da viagem;
• as horas de partida e chegada;
• quantidade de veículos em tráfego.

Não se esqueça de garantir a conferência do motorista e a assinatura dele! Digitalizar tais informações é uma ideia interessante. Assim, todos que precisarem podem acessar o documento — inclusive simultaneamente.

9. Invista em soluções de gestão

Direcione uma parte do capital da empresa para investir em um bom software de gestão de frotas para coletar e gerenciar informações sobre processos, veículos e motoristas. Desse modo, você consegue automatizar atividades de rotina, minimizar erros e economizar tempo. Faça pesquisas de mercado para saber qual ferramenta se adéqua melhor às demandas do seu negócio.

Com as recomendações mencionadas ao longo deste post, você fará um controle de veículos competitivo e eficiente. Para melhorar seus resultados, sugerimos o Cartão Combustível, que concede segurança, proteção, integração, economia e acessibilidade aos usuários e gestores, além de oferecer integridade às suas operações logísticas.

Confira também o CTF Abastecimento, sistema automático e funcional que registra dados relevantes dos veículos, como quilometragem, volume e valor do combustível abastecido.