Método GTD: saiba o que é e como aplicá-lo na gestão de frotas

A gestão de frotas é uma das profissões mais complexas do setor logístico, exigindo habilidades de relacionamento interpessoal, raciocínio lógico e, principalmente, uma boa capacidade de gerenciar o tempo disponível. Pensando nisso, aproveitamos o post de hoje para apresentar o método GTD, criado a partir de uma obra reverenciada entre os entusiastas da produtividade.

Com essa técnica, o gestor consegue otimizar a sua atenção, entregando maior performance durante a sua jornada de trabalho. Achou a proposta interessante? Então não perca a oportunidade de implementar a técnica no seu cotidiano e acompanhe!

A definição do método GTD

O método consiste em um conjunto de práticas desenvolvidas para esvaziar a sua mente, categorizando toda e qualquer informação que chega até você, reduzindo o estresse e facilitando a abordagem de tarefas ao longo do dia, do mês ou da semana.

O conceito ficou famoso por conta de sua eficiência, sendo amplamente utilizado por multinacionais, que reconheceram que o sistema de priorização das atividades conseguia agilizar a entrega das demandas dentro da operação.

Os 3 tipos de atividades

Todos os dias, você é abordado com uma série de problemas, desafios e pendências. Em cada um desses casos, existem urgências, tolerâncias e flexibilidades diferentes. Agora conheça as categorias descritas pelo conceito!

1. Não planejadas

São as atividades inusitadas, podendo se tratar de um imprevisto com os caminhões, uma situação emergencial na elaboração de uma nota fiscal, questões familiares ou, até mesmo, alguns desejos pessoais que ficam trabalhando em segundo plano na sua cabeça.

2. Predefinidas

Essas são as ações premeditadas, como as tarefas do próximo dia de trabalho, as reuniões, as elaborações de projeto, os encontros, o acompanhamento das manutenções programadas e afins. O ponto positivo dessas atividades é reconhecer o tempo necessário para cada uma delas.

3. A serem definidas

Tarefas que são exceções das categorias anteriores, compostas inclusive pelo tempo gasto na organização do método — período em que você passa categorizando as tarefas do seu dia e organizando a ordem de realização para cada uma das atividades.

As 5 etapas para a aplicação do método

Como sugerimos no parágrafo acima, você precisará dedicar um tempo diário para a prática, entre 15 e 30 minutos — a depender da sua experiência em realizar as etapas na ordem correta, com agilidade. Veja!

1. Capturar

A primeira etapa consiste na coleta. Sempre que uma ideia referente a uma pendência, um projeto ou um problema surgir na cabeça, é fundamental anotar em uma lista chamada “Caixa de Entrada”, que pode ser digital ou manuscrita. Dessa forma, você se livra do peso do “será que esqueci alguma coisa?”, pois sempre estará terceirizando a função de lembrete à confiabilidade de uma anotação.

2. Esclarecer

Nessa etapa, você examina as anotações da caixa de entrada e, então, decide o que fazer para cada uma delas: tomar uma ação ou não fazer nada. Preste atenção! Nesse caso, não fazer nada não é o mesmo que procrastinar, mas sim que não faz sentido realizar a tarefa neste momento.

Para as tarefas em que você não trabalhará imediatamente, você tem três opções: descartar por completo, colocar em uma lista de “talvez em outro momento” ou em uma de “referência”, caso a anotação seja uma citação, a indicação de um livro, entre outros.

Nas atividades em que você resolve tomar uma ação, existem outros caminhos. Se a tarefa for simples (menos de dois minutos), resolva-a imediatamente! Caso ela exija mais tempo do que isso, escolha entre delegar a tarefa para outra pessoa imediatamente ou agendar um prazo para a sua realização.

3. Organizar

Deixe as coisas bem separadas, com listas distintas para áreas referentes à vida profissional e pessoal. Assim, você não mistura as atividades e não se distrai durante o trabalho pensando nos desafios particulares.

4. Refletir

Semanalmente, é muito importante que revisar a separação das atividades, reajustando as prioridades, avaliando os prazos e a eficiência das suas anotações.

5. Engajar

Planejar sem tomar uma atitude deixa você no mesmo ponto que não ter feito nada. Portanto, siga as listas e as suas categorias como um ponto de referência, devorando as pendências que aparecem pela frente, com o máximo de produtividade.

Por fim, vale investir na leitura integral do livro Getting Things Done do David Allen. Apesar de soar complexo e metódico no início, você perceberá que a aplicação ao longo do tempo será capaz de esvaziar a sua mente nos períodos em que você está descansando, o que aumentará a sua qualidade de vida junto à produtividade profissional.

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