Ganho de eficiência no reembolso de quilometragem: veja como conseguir

Gerenciar as despesas de uma frota pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente quando o objetivo é cortar gastos! Sendo assim, os gestores utilizam uma variedade de métodos para conseguir equilibrar seus custos, mantendo a operação produtiva e, até certo ponto, barata. Pensando nisso, desenvolvemos este post para explicar o reembolso de quilometragem.

Trata-se de uma etapa importante para todas as empresas, já que o combustível pode ser um dreno para boa parte dos recursos de uma frota. Por isso, utilizaremos esse conteúdo para esclarecer o reembolso tradicional da maneira como ele é realizado normalmente e, por fim, apresentar soluções alternativas para aumentar a eficiência no controle dos abastecimentos da sua empresa. Acompanhe!

O que é o reembolso de quilometragem?

Trata-se de um método bastante utilizado para ressarcir os funcionários que tiveram despesas de deslocamento com veículos próprios. A partir desse primeiro entendimento, a prática perde seu mistério, sendo caracterizada pelo gestor arcando com os custos que o colaborador teve durante uma viagem a trabalho.

O reembolso de quilometragem é uma prática mais recorrente nas empresas que não dispõem de uma frota particular. Para algumas operações, é um modelo de negócio válido, já que a empresa dispensa todos os custos pertinentes à propriedade dos veículos, a exemplo dos impostos.

O que deve ser considerado durante o cálculo?

No entanto, o cálculo do reembolso costuma considerar vários pontos inerentes ao uso e desgaste nos veículos dos funcionários. Veja, a seguir, o que eles consideram!

Combustível

Divide-se o custo do litro do combustível pelo consumo médio do veículo. Digamos que o funcionário tenha um carro com 12 km/l de média. O valor da gasolina está em R$ 4,56 no momento da apuração.

O cálculo será: 4,56 / 12 = 0,38.

Portanto, o gestor deverá pagar 38 centavos para cada quilômetro rodado pelo seu colaborador.

Higienização

Divide-se a despesa mensal com a higienização pela quilometragem rodada. Digamos que o funcionário rodou 1000 km durante 30 dias e, nesse período realizou quatro limpezas, totalizando R$ 100.

O cálculo será: 100 / 1000 = 0,10.

Sendo assim, o gestor deverá pagar 10 centavos para cada quilômetro rodado pelo seu funcionário.

Mas para além de qualquer coisa, perceba que essa é uma estimativa conservadora. Isso acontece porque tanto o preço dos combustíveis quanto o custo dos serviços podem variar, mensal e localmente. Também vale ressaltar que o acordo de reembolso ainda poderá incluir:

• o seguro anual dividido pela quilometragem do período;
• o IPVA dividido pela quilometragem no ano.

Quais as vantagens e desvantagens desse método para a empresa?

Como vimos, não há como descreditar essa prática por completo, já que ela provou seu valor durante muito tempo entre as empresas. Mas, atualmente, ela não pode não ser uma solução tão eficiente. Afinal, trata-se de um método que ainda depende da confiança absoluta entre gestor e empregado.

Embora seja possível exigir as notas fiscais dos abastecimentos, ainda existirá um espaço vulnerável a fraudes e desvios éticos. Por exemplo, não há como identificar se os deslocamentos foram, de fato, a trabalho, abrindo a possibilidade para o oportunismo de funcionários mal-intencionados.

Para além disso, deve-se considerar o custo flutuante dos combustíveis no Brasil, em que ou você determina um valor fixo ao cálculo, perdendo com a variação. Ou, então, passa pelo incômodo de refazer a equação a todo reembolso, com todos os funcionários.

Apesar desses contratempos, já existem alternativas a esse método. A Sem Parardesenvolveu várias soluções ao setor, conquistando a reputação e satisfação de clientes de todos as dimensões e partes do Brasil! O CTF Abastecimento é um painel de controle que centraliza o monitoramento de todos os detalhes pertinentes ao abastecimento, de todas as unidades da frota e em tempo real.

Agora que você conhece as nossas alternativas ao reembolso de quilometragem, já pode entrar em contato conosco, tirar suas dúvidas e contratar as nossas soluções para a sua frota!