Saiba como fazer um checklist veicular para sua frota

Manter a qualidade e a produtividade da sua frota é uma atividade que deve ser feita com precisão. Uma ferramenta que auxilia e facilita esse processo é o checklist. Ele funciona como uma listagem de itens que devem ser verificados em alguns processos que envolvem a sua frota. Então, há mais de um tipo de checklist veicular que deve ser usado.

Com o avanço tecnológico, hoje é possível fazer essa conferência por meio de aplicativos, que otimizam o processo, reduzem o tempo, o uso de papel e facilitam o registro das informações no sistema de gestão. Se você quer saber como fazer um checklist veicular para sua frota, então, continue a leitura!

Qual é a importância do checklist veicular?

O checklist veicular é uma ferramenta indispensável para garantir a segurança de toda a frota da empresa. É impossível e muito arriscado contar somente com a memória para avisar ao gestor sobre alguma irregularidade ou solicitar a manutenção periódica de um veículo.

Se nos esquecemos de pequenas tarefas cotidianas vez ou outra, imagine deixar isso acontecer com um trabalho de tamanha responsabilidade? Para endossar essa constatação, ainda vale lembrar que na direção de um veículo é preciso ter total controle para verificar tarefas executadas e registrá-las corretamente. E ainda prevenir riscos e mensurar resultados no final de cada viagem realizada.

Um checklist veicular bem desenvolvido evita esquecimentos, faltas e falhas que podem prejudicar condutores e causar prejuízos às empresas. Sem contar que a boa conservação e aparência da frota faz toda a diferença: é a imagem inicial que se passa a seus clientes e é assim que eles sempre se lembrarão da sua empresa.

O checklist ainda é uma forma de facilitar essa conferência por parte do condutor. Quando ele sabe o que fazer e onde registrar, não adia a tarefa e mantém todos os registros em dia. O que é muito importante também para acompanhar a condição da frota, já que em uma única viagem muita coisa pode mudar.

Essa é uma providência que ainda contribui para uma gestão eficiente, reduz custos e permite um maior controle operacional da frota. O checklist pode ser realizado manualmente, com um documento personalizado da empresa, mas também por meio de softwares e aplicativos para quem deseja começar a modernizar seus processos.

Quais são as vantagens de utilizar o checklist na gestão de frotas?

O checklist veicular é uma ferramenta que contribui para reduzir os custos com a sua frota e, consequentemente, os erros. Com ele, você tem mais controle sobre o ativo da empresa, garantindo mais durabilidade das peças mecânicas e reduzindo a depreciação do veículo. Além disso, ele é essencial para garantir a segurança e dirigibilidade do carro.

Quais são os principais itens que devem constar no checklist?

Os itens que compõem um checklist veicular dependem de qual é a finalidade dele. Há alguns que têm como propósito o recebimento do veículo após a compra, a entrega do veículo em um fornecedor para manutenção, bem como a devolução após o serviço, e aqueles voltados para a desativação do carro. Abaixo, confira as principais informações que devem constar nos processos mais comuns relacionados à frota.

Licenciamento de veículo

Todo início de ano, começa a saga para renovar a documentação da frota. É um processo moroso e que demanda muito controle sobre as informações dos carros, bem como alinhamento com o setor financeiro da empresa.

Para fazer o licenciamento anual da sua frota, o ideal é que seu checklist veicular seja feito por uma planilha de Excel. Nessa aplicação, devem ser listadas todas as placas e modelos presentes na frota. É preciso criar uma coluna para cada etapa do processo:

• emissão da guia de licenciamento;
• guia de IPVA;
• data de vencimento do licenciamento;
• data de vencimento do IPVA;
• data de pagamento do licenciamento;
• data de pagamento do IPVA;
• data da emissão da documentação;
• data de recebimento da documentação.

Com essas informações, você pode construir um painel com indicadores de SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço), que nada mais é o prazo para a conclusão de cada etapa. Assim, você tem os seus indicadores de performance e pode, ainda, incluir colunas com os custos previstos e os efetivos, caso o pagamento tenha sido feito adiantado. Com isso, você tem uma visão muito interessante na sua gestão de frota.

Manutenção da frota

Realizar a manutenção preventiva é muito importante para garantir a vida útil da sua frota, reduzindo a depreciação do ativo e os custos não previstos. Ao deixar o carro em um fornecedor, é muito importante ter um checklist para garantir que ele não inclua produtos e serviços desnecessários. A mesma coisa deve ser feita ao buscar o veículo, garantindo que o serviço foi feito conforme o orçamento contratado.

Nesses dois tipos de checklist veicular para a manutenção da frota, é preciso inserir a data do evento, quem foi o motorista responsável por conduzir o carro ou buscá-lo no fornecedor, detalhar o estado da carroceria, motor, pneus, sistema de freio e embreagem, sistema elétrico, além da presença de ferramentas e de documentos do veículo.

Como o checklist deixa a gestão de frotas mais eficiente?

A gestão de frotas fica mais eficiente com um checklist veicular em vários sentidos. Para começar, o processo de avaliação e liberação dos veículos acontece de maneira muito mais rápida.

Assim, o gestor de frotas tem uma visão mais clara a respeito das condições dos veículos que são colocados para operação. Além disso, as inspeções rotineiras permitem a identificação de problemas mecânicos e de segurança.

Dessa forma, as ações preventivas podem ser programadas. A segurança, então, é reforçada mais uma vez, pois é possível evitar a quebra de veículos e manutenções que exigem maiores investimentos. Além de afastar outros prejuízos mais graves e veículos mal conservados.

A documentação da frota, por sua vez, se mantém sempre em dia. O que reduz as chances de multas ou irregularidades que possam gerar transtornos na hora de colocar os veículos para rodar.

Caso você decida vender ou trocar a sua frota, conseguirá ainda um maior potencial de valorização para os veículos. Eles estarão com tudo em dia, da parte elétrica à aparência. Os trâmites e negociações ocorrerão com mais fluidez e você ainda conseguirá um excelente valor no fim das contas.

Por fim, ainda vale citar que a empresa consegue trabalhar com mais produtividade. Afinal, tem menos preocupações em relações a gastos e manutenções e o trabalho passa a ser mais ágil por parte do condutor, que já sabe exatamente como proceder durante toda a conferência.

Quais são as boas práticas de gestão de frotas nas empresas?

Para uma gestão de frotas inteligente, é preciso contar com o apoio de sistemas de controle e de gerenciamento do ativo, informando o histórico do veículo e também do condutor. Ter um controle à vista das manutenções — incluindo as datas e os custos — e das infrações, bem como dos condutores responsáveis, são boas práticas que garantem mais produtividade para o seu negócio.

Detalhando as informações por meio da coleta de dados com o checklist veicular, você consegue criar painéis de gestão mais certeiros, que vão ajudar o seu negócio a prever tendências como a época que mais tem infrações ou custos com manutenção. Assim, é possível planejar melhor como direcionar a logística do seu negócio, inclusive quando será necessário fazer a renovação de frota.

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