Passo a passo: como estabelecer banco de horas na empresa

Todo trabalhador com carteira assinada tem uma série de direitos e deveres que devem ser respeitados para a manutenção da relação trabalhista, sempre de acordo com o que prevê a legislação. No entanto, alguns temas costumam levantar dúvidas. É o que acontece com o banco de horas, mecanismo essencial para o controle da jornada.

Para mudar isso, este conteúdo traz um passo a passo de como estabelecer um banco de horas na empresa, explicando desde como ele funciona até quais as ferramentas que podem ser utilizadas para fazer esse gerenciamento. Boa leitura!

Como funciona um banco de horas?

O banco de horas funciona como um regime de compensação das horas trabalhadas a mais ou a menos do que a jornada de trabalho previamente combinada entre empregador e empregado. Pensar em uma conta corrente, em que são feitas transações financeiras, ajuda a entender melhor a dinâmica de um banco de horas.

Para isso, imagine um profissional com uma carga horária de 8 horas diárias. Toda vez que ele ultrapassar esse limite, receberá um “crédito” no seu banco de horas, com o tempo trabalhado a mais naquele dia.

Assim, vamos supor que o nosso funcionário tenha trabalhado uma hora a mais em determinado dia. Com isso, ele terá essa hora adicional de jornada registrada.

No sentido oposto, se um dia ele precisar entrar uma hora mais na tarde no trabalho, essa hora a menos poderá ser debitada do seu banco de horas. Como nesse nosso exemplo o funcionário tinha uma hora acumulada, ele terá o seu saldo de tempo zerado.

É sempre importante não confundir banco de horas com horas extras, embora, muitas vezes, esses termos apareçam lado a lado. O primeiro, como já mostramos, é essa espécie de conta, na qual são registrados os períodos trabalhados além da jornada normal e que podem ser compensados depois.

Já nas horas extras, o pagamento por elas é feito no mesmo mês, por meio da folha de pagamento. Como em tudo, o banco de horas tem vantagens e desvantagens.

Ele pode ser interessante para que empresas consigam responder a demandas pontuais e permite que a relação trabalhista seja mais flexível, já que o colaborador poderá usufruir das horas acumuladas quando precisar. Por outro lado, exige muita organização para que o controle seja feito conforme as regras estabelecidas, aspecto que abordaremos a seguir.

Quais são as regras para estabelecer um banco de horas?

Entender como funciona um banco de horas não é complicado, como você deve ter percebido. Todavia, para implementá-lo conforme a legislação, é sempre preciso tomar cuidados específicos para que todas as regras sejam respeitadas.

As regras do banco de horas estão no artigo 59 da CLT. Ela limita a duas as horas que podem ser acumuladas por dia no banco de horas.

Depois da reforma trabalhista de 2017, o estabelecimento do banco de horas passou a ser liberado, também, por meio de acordos individuais. Abaixo, mostramos o que mais é necessário saber para a implementação dessa contabilização da jornada de trabalho.

Saiba qual a identidade sindical da categoria

Ainda que seja possível fazer acordos individuais a respeito do banco de horas, o caminho mais adotado envolve a negociação com a representação sindical dos colaboradores. É ela que estabelece acordos coletivos para a categoria.

A partir disso, serão definidos pontos importantes, como qual o período das horas adicionais trabalhadas e de que forma elas poderão ser compensadas. Vale observar que, em determinadas condições, o banco de horas não pode ser estabelecido nem em convenção coletiva. É o caso, por exemplo, de trabalhadores de atividades insalubres.

Organize o registro do banco de horas

O controle de registro das horas trabalhas é essencial na implementação de um banco de horas. Afinal de contas, como será possível fazer as compensações sem saber exatamente quanto cada um tem de saldo nessa “conta de tempo”? Ademais, a falta de cuidado nesse gerenciamento pode gerar inúmeras dores de cabeça jurídicas para a empresa.

Não é raro ver esse controle feito com o auxílio de planilhas eletrônicas. Muitas empresas optam por esses arquivos por eles serem simples e rápidos de criar. No entanto, como o processo de inserção de novas informações é feito manualmente, a chance de erros é muito maior.

Felizmente a tecnologia no RH é cada vez mais presente e oferece, também, soluções para auxiliar nessa tarefa. Além do controle eletrônico de ponto, existem softwares que fazem o gerenciamento do banco de horas de forma automatizada.

Neles, assim que o colaborador bate seu ponto, a informação é inserida automaticamente e fica ali registrada. Sempre que necessário, basta gerar relatórios para saber a quantas anda o saldo de horas de cada um dos funcionários.

Comunique a mudança

Trabalhe bem a comunicação a respeito da implementação do banco de horas. Além de comunicados formais, invista em conversas sobre as razões da adoção desse sistema e quais as vantagens dele. Esteja aberto, também, durante todo o processo, a esclarecer eventuais dúvidas.

Com o banco de horas em andamento, mantenha a transparência. A melhor forma de fazer isso é disponibilizar ferramentas que permitam ao próprio funcionário saber seu saldo de tempo. Isso evita que ele tenha que recorrer a um profissional do RH.

Defina o que será feito com o acúmulo de horas

Como regra, o acúmulo de banco de horas deve ser compensado em até um ano, salvo se o acordo coletivo tiver estabelecido algo diferente. É comum, também, que algumas categorias tenham direito a hora dobrada: ou seja, uma hora adicional trabalhada se transforma em duas horas a serem compensadas no futuro.

O ideal é que a forma de compensação seja escolhida no momento em que for definida a necessidade de trabalhar além da jornada. Isso evita que horas fiquem acumuladas.

Se o prazo de compensação não for respeitado, é preciso pagar o colaborador como se fossem horas extras. Do mesmo modo, é preciso determinar se atrasos e faltas serão descontados automaticamente do banco de horas.

Seja qual for o tamanho da sua empresa, no momento da implementação do banco de horas, é fundamental contar com o papel central do setor de RH. Ele será responsável por colocar a medida em prática e acompanhar seu resultado, para se certificar de que tudo está saindo conforme combinado.

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