4 dicas para os cálculos de banco de horas dos funcionários

Flexibilidade é uma palavra que brilha aos olhos dos colaboradores de qualquer empresa. E uma das formas de proporcionar esse diferencial no dia a dia é por meio do banco de horas. Esse sistema é benéfico tanto para o time, quanto para atender demandas do seu negócio.

Quer saber como funciona na prática? A seguir, explicamos tudo sobre o cálculo e como aplicar! 

Entendendo o banco de horas

O banco de horas é um sistema de compensação de horas extras. O trabalhador acumula o tempo excedente trabalhado para usar em folgas ou redução da jornada em outros dias. Nesse caso, as horas ficam registradas e podem ser compensadas dentro de um período estabelecido em acordo entre empresa e colaborador.

Esse formato oferece flexibilidade tanto para a empresa quanto para o funcionário, pois permite que as horas trabalhadas além do expediente normal sejam compensadas de acordo com as necessidades de ambas as partes. Ou seja, a empresa pode solicitar essas horas quando houver demandas, como a entrega de um projeto, por exemplo, e o funcionário pode solicitar usar essa “reserva” quando precisar.

Para que o banco de horas funcione de maneira eficiente, porém, é preciso estabelecer um controle eficiente de entradas e saídas, que pode ser feito por meio de ferramentas de gestão eletrônicas de ponto. Assim, o banco de horas permite uma gestão mais ajustada do tempo de trabalho, oferecendo a possibilidade de equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Diferença entre banco de horas e reembolso de hora extra

Não existe muito mistério: a hora extra é o tempo trabalhado além da jornada diária definida em contrato. Para compensar esse tempo adicional, existem duas opções: o banco de horas e o reembolso.

• Banco de horas: nesse modelo, as horas excedentes são acumuladas para que o funcionário possa compensá-las com folgas ou redução da jornada em outros dias. Esse sistema é mais flexível e pode ser vantajoso, especialmente quando a empresa e o colaborador preferem ajustar o tempo de trabalho ao longo de um período, evitando o pagamento adicional imediato.
  
  
• Reembolso de horas extras: já o reembolso acontece quando o trabalhador recebe o valor correspondente às horas trabalhadas além do expediente. Essas horas são pagas com um adicional que varia conforme a legislação ou convenção coletiva, e geralmente têm um valor maior do que o pagamento regular. Além disso, o cálculo das horas extras também pode envolver benefícios, como explicaremos a seguir.

Como ficam os benefícios corporativos em relação ao banco de horas?

Quando uma empresa adota o sistema de reembolso para horas extras, os benefícios essenciais de caráter salarial, como o vale-refeição, são impactados. Por isso, atenção: se um funcionário faz horas extras, o valor do vale-refeição deve ser ajustado, refletindo o tempo adicional que ele dedicou ao trabalho.

No caso do banco de horas, a situação é diferente. Como o sistema permite que o colaborador compense suas horas extras com folgas em outros dias, não há necessidade de se preocupar com ajustes nos benefícios. Assim, a implementação desse sistema pode ser uma maneira de manter  a tranquilidade na administração dos direitos dos funcionários.

Embora não haja compensação de benefícios, o banco de horas ainda exige um cálculo preciso para que nenhuma das partes seja prejudicada. Veja as quatro dicas que separamos para você: 

1. Registre as horas trabalhadas, seja por meio de planilhas ou softwares específicos;
   
   
2. Defina regras claras sobre como as horas podem ser acumuladas e compensadas;
   
   
3. Realize conferências regulares na revisão dos saldos do banco de horas para garantir que estão corretos e que os colaboradores estão cientes do período a ser desfrutado;
   
   
4. Comunique-se com os colaboradores sobre seu saldo de horas e as oportunidades de compensação. 

Lembre-se: o acúmulo de horas tem validade de 3 meses. Caso o colaborador não as compense nesse período, será necessário pagar pelo excedente. Neste caso, você deve calcular o reembolso seguindo estes quatro passos: 

1. Calcule as horas extras e aplique o percentual de acréscimo conforme a legislação (geralmente 50% ou 100%, dependendo do dia e horário).
   
   
2. Ajuste o vale-refeição conforme as horas extras, garantindo que o colaborador receba o benefício proporcional.
   
   
3. Considere outros benefícios e se eles precisam ser ajustados devido ao pagamento de horas extras, como auxílio-alimentação ou bônus.
   
   
4. Documente tudo, com os registros e comprovantes de pagamento das horas extras para evitar possíveis questionamentos futuros.

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Fique de olho nas leis trabalhistas!

A escolha entre reembolso de hora extra e banco de horas varia conforme as necessidades de cada empresa e seu quadro de colaboradores. Cada sistema tem suas vantagens, e é estratégico que a administração compreenda qual se adapta melhor à rotina da organização.

Independentemente da opção escolhida, é essencial que o setor administrativo esteja atualizado e siga a legislação vigente. Isso garante que os direitos dos colaboradores sejam respeitados e evita erros nos cálculos, que podem virar complicações trabalhistas no futuro. Por isso, não deixe de se informar!