Reembolso de despesas em home office: como funciona e o que considerar

Antes restrito apenas a alguns profissionais e somente em determinadas circunstâncias, o trabalho remoto se tornou disseminado com a chegada do novo coronavírus, causador da COVID-19, que desde o começo de 2020 jogou o mundo em uma das maiores emergências sanitárias do último século.

Porém, além das questões envolvendo as adaptações necessárias na rotina para que o trabalho de casa garanta resultados satisfatórios, é preciso pensar também nas despesas em home office, incluindo estratégias de reembolso dos colaboradores e possíveis benefícios adicionais para esse período. Esses e outros pontos estão abordados ao longo deste texto. Acompanhe!

O home office na pandemia

Uma das medidas mais efetivas para conter a disseminação do Sars-Cov 2, vírus que provoca a COVID-19 são as práticas de isolamento social. Isso é sabido desde o começo da pandemia, que registrou seus primeiros casos entre o final de 2019 e o começo de 2020, antes de se espalhar pelo resto do globo.

Assim, à medida que os primeiros casos eram registrados, as empresas que podiam ter suas atividades desenvolvidas de forma remota não hesitarem em enviar seus trabalhadores para casa, permitindo que eles executassem suas tarefas de casa, quase sempre por meio da internet.

Essa prática, chamada de home office, não é nova. Antes da pandemia ela já era uma tendência, mas quase sempre estava restrita a poucos profissionais ou ainda feita de forma intercalada com períodos de trabalho presenciais.

No entanto, diante da mudança repentina, é natural que muitas empresas e profissionais não estivessem plenamente adaptados ao novo regime de trabalho. Nisso surgiram uma série de problemas, desde a falta de um espaço adequado para trabalhar, entraves com a conexão à internet ou falta de políticas claras sobre a jornada de trabalho e a disponibilidade do funcionário que está trabalhando de casa.

Contudo, aos poucos, esses obstáculos foram sendo transpostos e, hoje, muitas empresas já cogitam manter o home office de forma permanente.

Os negócios que assumiram essa postura perceberam que tal modelo de trabalho não reduz a produtividade, pode garantir uma melhor qualidade de vida para os colaboradores (que perdem menos tempo com deslocamentos desnecessários) e reduz uma série de custos, principalmente aqueles decorrentes do transporte e da manutenção da estrutura física de um escritório, por exemplo.

As despesas geradas pelo home office

Se por um lado as empresas notam uma redução de uma série de custos, por outro, os funcionários podem ter uma elevação de uma série de despesas para conseguir trabalhar de casa. Entre as principais delas estão:

• energia elétrica;
• rede de internet e telefonia;
• materiais de escritório e equipamentos de informática;
• gastos com alimentação, entre outros.

Nessas horas, surgem uma série de dúvidas sobre quem deve arcar com essas despesas. A atual legislação determina que o custo do trabalho não pode ser totalmente repassado para o empregado.

Por isso, a empresa pode custear um novo equipamento caso ele seja necessário para o desenvolvimento das atividades. No entanto, isso deverá estar previsto em contrato, inclusive para determinar qual será a política de utilização do equipamento concedido.

Outro custo que deve ser suprido pela empresa envolve qualquer despesa extra que o funcionário venha a ter por trabalhar de casa. Imagine, por exemplo, que para conseguir trabalhar, o profissional tenha que aumentar sua conexão de internet, contratando um plano que custa R$ 100,00 a mais do que ele paga atualmente.

Nesse cenário, cabe à empresa reembolsar a diferença para que o empregado não saía no prejuízo e tenha que assumir essa despesa para conseguir desenvolver suas atividades de forma efetiva. O mesmo vale para serviços de telefonia, quando necessários.

Os demais benefícios, como vale-alimentação e refeição, por exemplo, podem ser negociados à parte, mas são ferramentas interessantes para manter os colaboradores motivados e facilitar a rotina em uma realidade em que todos estão sobrecarregados.

Estratégias para realizar os reembolsos

Normalmente, a maioria das empresas adota como forma de suprir as despesas geradas pelo reembolso o home office. Em linhas gerais, funciona assim: o colaborador paga tudo do próprio bolso, depois envia os comprovantes e é ressarcido conforme combinado.

Para empresas que não tinham uma política de reembolso antes da pandemia, pode ser complicado montar toda essa estrutura de uma hora para outra. O ideal, de qualquer forma, é contar com o auxílio da tecnologia para fazer a gestão desses pagamentos e evitar erros.

Por fim, diante do momento atípico, é sempre importante manter espaço aberto para o diálogo e estabelecer novos acordos e diretrizes sempre que necessário, de modo a tornar essa nova realidade na qual o trabalho remoto é predominante, mais confortável e produtivo para a empresa e seus colaboradores.

Os melhores benefícios para quem está em home office

Diante dos obstáculos que podem ser notados na hora de adotar uma política de reembolso, muitas empresas estão optando por oferecer ajuda de custos ou mesmo incluir benefícios adicionais para quem está em home office e com isso tem novas despesas para honrar.

Em muitos casos, essa acaba sendo a melhor opção. A VB, por exemplo, colocou no mercado recentemente o VB 4work, um cartão que proporciona mais facilidade e agilidade para empresas e funcionários.

Com ele em mãos, o colaborador consegue pagar as despesas necessárias (como contas de internet, material de escritório ou mesmo viagens com carros de aplicativos de transporte), sem precisar mostrar comprovantes ou solicitar reembolso posteriormente.

O VB 4work é oferecido em um cartão de bandeira MasterCard, o que garante sua ampla aceitação em estabelecimentos físicos e virtuais. Além disso, ele conta com a tecnologia contactless, que permite pagamentos por aproximação sem nenhum contato com a maquininha, garantindo mais uma proteção na prevenção a COVID-19.

Toda a gestão do VB 4work é feita pelo portal VB, que fornece relatórios de saldo e extrato de utilização com poucos cliques. Para garantir a utilização adequada do benefício, a empresa também pode estabelecer categorias para o emprego do cartão.

As despesas do home office não precisam se transformar em uma dor de cabeça em um período tão difícil. Com a gestão adequada, os colaboradores, podem, inclusive, ter acesso a uma nova série de benefícios, que farão da sua rotina mais tranquila e confortável, permitindo um melhor rendimento no dia a dia de trabalho.

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