A ferramenta de gestão financeira é considerada um recurso imprescindível para a administração de qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento de atuação. Ela serve para otimizar os processos administrativos, auxiliar no controle das contas e garantir a efetividade, eficácia e eficiência da organização como um todo.
Se fossemos definir a ferramenta de gestão financeira em uma só frase, poderíamos dizer que ela se trata de um recurso voltado para a automatização de processos e a centralização de informações, por meio de recursos tecnológicos.
Seu objetivo, portanto, consiste em otimizar tarefas que envolvam planilhas, recibos, faturas, folhas de pagamentos, entre outras atividades implicadas na gestão de RH.
Se você tem interesse em implementar esses serviços no seu dia a dia de trabalho, confira as sete ferramentas que listamos a seguir!
1. Controle de custos
Controlar os custos da empresa significa avaliar os gastos e, por consequência, os resultados que eles produziram. Em outras palavras, podemos considerar que essa ação visa aferir se os valores investidos correspondem aos objetivos planejados pela empresa.
Sabe aquele papo de economista acerca de superávit e déficit? Então, é nesse sentido que o controle de custo atua, para garantir que a empresa permaneça sempre no verde e que seus investimentos tenham base em indicadores de gestão e tragam retornos expressivos.
Entre as ferramentas disponíveis no mercado para otimizar essa tarefa administrativa, encontramos o Nibo, um sistema voltado para fazer a gestão financeira da empresa, como fluxo de caixa, conciliação inteligente, relatórios gerenciais, emissão de notas fiscais, controle de estoque e, claro, controle de custos.
2. Auditoria interna
A auditoria interna, por sua vez, é um processo que avalia as práticas internas da empresa. O objetivo? Verificar se a gestão contábil e o controle financeiro estão em conformidade com as próprias políticas da empresa (compliance).
Tal iniciativa é muito importante para garantir a eficácia na gestão empresarial do negócio como um todo, sobretudo a questão do equilíbrio financeiro. É útil, também, para identificar gargalos, anomalias e evitar atividades de corrupção.
Dessa maneira, a auditoria interna é uma ferramenta indispensável para as empresas que prezam pela eficiência em seus processos e que visam à rentabilidade. Pode ser desenvolvida por um contador do negócio ou por uma terceirizada especializada.
Como se trata de um procedimento a ser desempenhado por uma análise profissional, não temos um sistema para indicar. Cabe ao responsável pelo serviço selecionar as ferramentas que utilizará em cada auditoria.
3. Fluxo de caixa
Acompanhar as entradas e saídas e dinheiro da empresa. Essa é a função do fluxo de caixa, uma ferramenta de gestão financeira que compõe a rotina empresarial de qualquer negócio.
Sua importância dispensa explicações. Isso porque ela permite que você acompanhe a movimentação das finanças, analise a capacidade de organizar as contas a pagar (como as obrigações tributárias), realize gestão de risco de crédito e ainda faça projeções futuras, como investimento em tecnologia.
O fluxo de caixa, nesse sentido, auxilia os tomadores de decisão a fazerem análises estratégicas com os recursos disponíveis, bem como adotar medidas emergenciais para superar gargalos de gerência.
No mercado, há diversas soluções tecnológicas eficientes que oferecem serviços que auxiliam o fluxo de caixa. Para pequenas empresas, um dos mais conhecidos é o QuickBooks ZeroPaper. Em linhas gerais, o aplicativo ajuda no gerenciamento para você organizar o dinheiro em um único lugar.
4. Conciliação bancária
Nessa mesma perspectiva, apresentamos a conciliação bancária enquanto uma ferramenta de gestão financeira que compara dados de entrada e saída, bem como o saldo da empresa e outras informações de movimentações bancárias.
Na prática, essa ferramenta permite que você verifique se a contabilidade da empresa bate com as movimentações bancárias, se não houve, afinal, anomalias ou gargalos oriundos de erros procedimentais de sistemas ou manuais.
Assim como as demais, ela tem como principal finalidade garantir a eficiência da gestão financeira, evitando perdas e desperdícios. Trata-se de uma ferramenta essencial para negócios que trabalham com grande volume de transações bancárias, servindo para atestar se o controle interno coincide com os registros bancários.
Entre os sistemas voltados para a conciliação bancária, podemos citar Myfinance. Ele também é útil para outras funções, como fluxo de caixa, emissão de relatórios, planejamento orçamentário etc.
5. Demonstração do Resultado do Exercício
Trata-se de um relatório contábil cuja função é descrever, na forma de extrato, todas as operações financeiras feitas pela empresa em um período de tempo específico. Essa ferramenta, entre outras coisas, serve para apresentar o resultado líquido do negócio.
Isso significa que o relatório é capaz de mostrar o lucro ou o prejuízo que a organização obteve em um determinado período. Assim como as demais soluções, permite que os gestores analisem informações importantes acerca da gestão financeira da empresa e, a partir disso, tomem decisões de modo a melhorar os resultados.
O Hiper é uma das empresas que oferecem plataformas online para a fazer a Demonstração do Resultado do Exercício.
6. Balanço patrimonial
Outra solução muito importante para garantir a eficiência da empresa por meio de uma gestão financeira responsável é o balanço patrimonial. Em síntese, podemos dizer que se trata de um estudo cujo objetivo é revelar a situação econômica da empresa, mais especificamente de seus lucros, dividendos e patrimônio.
Seu resultado permite avaliar qual é exatamente a situação financeira da empresa, visto que essa ferramenta analisa as três vertentes economicamente fundamentais de qualquer negócio. Realmente, ela é muito útil e oferece informações que podem embasar tomadas de decisão estratégicas, como iniciativas de investimento, ou promover redução de custos.
Para fazer essa demonstração contábil de forma quantitativa e qualitativa, uma das possibilidades é utilizar a plataforma Conta Azul, que é especializada em gestão financeira.
7. Cadastro de clientes e fornecedores
Na atualidade, está cada vez mais em desuso os processos manuais que podem ser desempenhados por softwares, não é verdade? O lado positivo para as empresas e profissionais é que a capacidade humana passa a ser focada nas práticas mais complexas, que demandam criatividade, capacidade de resolução, raciocínio lógico, inteligência emocional etc.
O exemplo vale para o cadastro de clientes e fornecedores, uma prática absolutamente comum em qualquer empresa e que pode ser desenvolvida por plataformas automatizadas. Uma delas é o GestãoClick, um sistema empresarial completo e voltado para o cadastro de clientes e fornecedores da empresa.
Enfim, deu para perceber que a ferramenta de gestão financeira é bastante útil e necessária para as boas práticas de qualquer empresa, não é mesmo? Além dos sistemas que mencionamos ao longo artigo, existem muitos outros que você pode consultar e ver qual se encaixa melhor às necessidades de seu negócio.
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