7 melhores dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Saber como aumentar a produtividade no trabalho pode resultar em muitos benefícios, como o melhor aproveitamento do tempo, o crescimento das entregas diárias e o aumento da satisfação dos colaboradores. A questão é: como colocar isso em prática?

Muita coisa pode ser feita! É interessante estudar e lidar com seus atuais pontos fracos, de modo que consiga neutralizá-los ou eliminá-los. Também é útil definir objetivos, melhorar o gerenciamento do seu tempo e adotar uma comunicação interpessoal fluida.

Pensando na importância do assunto, criamos um artigo completo para você. Pontuamos as 7 melhores dicas para aumentar a produtividade no trabalho. Acompanhe!

1. Tenha clareza sobre seus objetivos

Em grande medida, produtividade depende de direção. Se você ou a equipe não sabem o que deve ser feito, nem entendem o que é prioridade, podem perder tempo com atividades triviais. Por isso, o primeiro passo é esclarecer os objetivos de curto, médio e longo prazo.

Grosso modo, pense no objetivo como um “alvo”. Por exemplo, aumentar a produção em 19%, tendo em vista os resultados do último mês. É útil destacar que os objetivos podem ser coletivos (atribuídos às equipes ou à empresa) ou individuais (de cada profissional).

Bons objetivos seguem um padrão chamado de SMART, um acrônimo de 5 palavras do inglês. Quer dizer que são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo (isto é, prazo) bem definido. Assim, conseguirá definir objetivos realmente inteligentes.

2. Melhore o gerenciamento do tempo

O tempo é um recurso escasso. Independentemente da sua posição na empresa, nível de experiência ou saldo em conta bancária, existem apenas 24 horas por dia — e é necessário aproveitá-las do melhor modo possível. Logo, precisamos de organização do tempo.

Diariamente, você precisará decidir sobre onde aplicar seu tempo. Uma nova reunião de alinhamento ou o atendimento ao cliente, por exemplo. A melhor escolha aumenta o nível de produtividade, também gera qualidade de vida. Aqui, a questão é: como escolher bem?

Uma ferramenta bastante útil é a matriz do tempo, que classifica as tarefas diárias com base em duas variáveis: importância e urgência. Tarefas que não satisfazem a nenhum dos dois quesitos devem ser eliminadas ou delegadas, de modo que foque no que é relevante.

3. Conte com boas tecnologias

A tecnologia é uma das principais aliadas ao aumento da produtividade no trabalho. Na medida que você adota bons softwares, consegue otimizar seus controles, melhorar suas conexões interpessoais no trabalho e até automatizar as tarefas mais simples.

Felizmente, hoje, existem muitos tipos de tecnologia disponíveis. A melhor vai depender das suas atuais “dores”. Alguns softwares otimizam o gerenciamento dos recursos, outros melhoram sua gestão do tempo e ainda outros facilitam a comunicação interpessoal.

Para escolher o software ideal, atente-se a 4 coisas:

1. suas atuais necessidades de trabalho;
2. a cobertura da tecnologia, isto é, suas funcionalidades;
3. o prestígio do fornecedor, que será um parceiro de longo prazo;
4. a relação entre custo e benefício da solução.

4. Promova bem-estar e qualidade de vida

Outra dica importante está no qualidade de vida. Sim, há uma correlação positiva entre o aumento do bem-estar e a produtividade. O motivo é simples: se os profissionais sentem-se mais apreciados, trabalham mais e melhor, também cometem menos erros.

Por esse motivo, é importante investir no bem-estar pessoal e coletivo. Isso pode ser feito de muitas maneiras, como ao melhorar o espaço de trabalho, agregar mais flexibilidade ao longo do expediente, reforçar a liderança e oferecer boas recompensas pela dedicação.

Aqui, uma boa cesta de benefícios corporativos faz muita diferença — itens como vale-alimentação e auxilio home office, entre outros, agregam segurança e qualidade de vida aos talentos. Para definir os melhores benefícios, atente-se ao perfil das equipes de trabalho.

5. Estude e lide com os pontos fracos

A falta de produtividade pode derivar de muitos problemas, como processos precários, tecnologias obsoletas, falta de conhecimento técnico e baixa autonomia. Então, é preciso estudar o que está acontecendo, de modo que consiga diagnosticar os “gargalos”.

Uma ótima ferramenta para o diagnóstico é o Diagrama de Ishikawa, que relaciona certos efeitos (neste caso, baixa produtividade) com determinadas causas e subcausas, até que se encontre a raiz do problema. Assim, poderá ter uma atuação mais assertiva na correção.

Após identificar as causas da baixa produtividade, é preciso trabalhar para neutralizá-las, corrigi-las e/ou eliminá-la — o que exige trabalho conjunto e contínuo. Na medida em que gerencia os pontos fracos, a produtividade pode crescer de forma significativa.

6. Invista em comunicação interpessoal

É muito difícil falar em produtividade no trabalho sem tocar em comunicação. Em grande medida, as entregas envolvem diferentes pessoas e/ou áreas, exigindo relação interpessoal e comunicação precisa. Se o diálogo falha, erros, problemas e conflitos ganham espaço.

Para melhorar a comunicação, primeiro, é importante que todos entendam a importância do assunto e comprometam-se pessoalmente com o diálogo. Também é útil adotar ótimos canais de comunicação, como redes sociais corporativas e aplicativos especializados.

Aqui, vale destacar que comunicação não é apenas falar bem. Na verdade, parte crucial é a prática da escuta ativa, de modo que os colegas de trabalho, clientes, fornecedores e outras partes interessadas sintam-se efetivamente entendidos. Sem isso, a comunicação é falha.

7. Invista no aprendizado contínuo

O aprendizado é um dos mais importantes mecanismos para a produtividade. Na medida em que os profissionais aprendem e desenvolvem competências, conseguem trabalhar de forma mais ágil, precisa e segura. Portanto, nunca pare de investir no aprendizado.

Uma boa questão é: o que aprender? Ai depende muito! É preciso identificar as lacunas técnicas e comportamentais existentes, só depois definir os treinamentos. Tal diagnostico pode ser feito por meio de avaliações de performance e testes de competência.

Note que agora você está por dentro do tema e sabe como aumentar sua produtividade no trabalho. Nossa última dica é: lembre-se de mensurar seus resultados, o que pode ser feito com indicadores de eficiência, prazo médio de entrega e volume produtivo. Assim, terá dados para monitorar sua performance, estudar seus resultados e continuar melhorando.

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