Quais os maiores custos com mobilidade nas empresas e como otimizá-los?

Pessoas precisam trabalhar, cuidar de si e dos outros, e resolver problemas. É com esse objetivo que, todos os dias, milhares de trabalhadores no Brasil e ao redor do mundo saem de suas casas para cumprir com suas obrigações. Esses deslocamentos, contudo, têm como consequência um intenso volume de pessoas nas ruas, avenidas e estradas, gerando congestionamentos e transtornos diários — sobretudo nas grandes metrópoles.

É possível afirmar, então, que as empresas possuem um papel estratégico na busca por soluções que minimizem os problemas causados pelos deslocamentos casa-trabalho-casa. Entendendo que o poder público não é o único responsável na busca por soluções nesse sentido, o setor corporativo passou a se preocupar com essa questão, procurando alternativas como a mobilidade corporativa.

Mas você já sabe do que se trata esse conceito? Conhece quais são os maiores custos com mobilidade nas empresas? Entende como eles podem ser reduzidos? É justamente para responder a essas perguntas que criamos este post. Acompanhe!

O que é mobilidade corporativa?

De acordo com um estudo conduzido pela WRI Brasil Cidades Sustentáveis, 50% dos deslocamentos realizados todos os dias nos grandes centros urbanos são para ir ao trabalho. Contudo, é preciso lembrar que nem todas essas pessoas utilizam meios de transporte como ônibus, metrô, bicicleta e afins. A verdade é que grande parte delas conta com o próprio veículo para chegar à empresa.

Todo esse volume de pessoas nas ruas  faz com que as empresas também precisem se responsabilizar pelos problemas de mobilidade urbana do Brasil. Foi justamente a partir daí que surgiu o conceito de “mobilidade corporativa”, ou seja: estratégias de incentivo aos colaboradores para adotar formas inteligentes e sustentáveis de ir ao trabalho.

Essas medidas servem também para a redução dos custos com mobilidade dentro das empresas, o que faz com que ambas as partes saiam ganhando — a organização, por conseguir reduzir o capital que gasta com o deslocamento de funcionários e os colaboradores, por poderem contar com meios seguros para chegar ao trabalho.

Entre esses principais custos com mobilidade, estão:

• gastos com transporte público;

• custeio de combustível;

• gastos com a manutenção da frota de carros.

Abaixo, falaremos sobre cada um deles separadamente.

Quais são os maiores custos com mobilidade?

Transporte público

Segundo dados da Conferedação Nacional da Indústria (CNI), 1 em cada 4 brasileiros (25%) usa ônibus para ir ao trabalho ou à escola todos os dias. O valor restante corresponde às pessoas que utilizam automóveis, motocicletas, vans fretadas ou bicicletas.

No Distrito Federal, a Pesquisa Distrital por Amostra de Domicílios (Pdad) de 2015/16 revelou que 40% da população utiliza o transporte público para ir trabalhar, sendo 38,07% por ônibus e 2,64% de metrô.

Mas como será que essa mobilidade é acordada entre empregador e funcionário? Por lei, as empresas não têm a obrigação de providenciar transporte aos colaboradores, contudo, ela deve fornecer o vale-transporte (que não tem natureza salarial nem pode ser oferecido em dinheiro). ​

Dessa forma, é dever das organizações providenciar o vale referente ao deslocamento casa-trabalho-casa por meio do sistema de transporte coletivo público, urbano, intermunicipal ou interestadual.

Combustível

Outro dos principais custos com mobilidade nas empresas é com combustível, fornecido muitas vezes como uma ajuda de custo mensal para cobrir os gastos do colaborador com gasolina e afins (despesas de transferência, acompanhamento de clientes internos ou externos, etc.). Trata-se de um valor fixado unilateralmente pelo empregador, pago com a frequência acordada.

O valor concedido nessas condições tem natureza indenizatória, uma vez que visa ressarcir o trabalhador das despesas decorrentes de necessidades do serviço. Em outras palavras, essas ajudas de custo (independentemente do valor estipulado) não possuem natureza salarial, não integram a remuneração do colaborador e não são consideradas no cálculo de verbas trabalhistas como férias,13º, aviso prévio, etc.

Há também empresas que fornecem carros (que pertencem à organização) para uso dos funcionários, sendo elas as responsáveis pelos gastos com combustíveis e manutenção da frota, como veremos a seguir.

Manutenção da frota de carros

O carro é definitivamente um dos meios de transporte mais cômodos, sobretudo para quem deseja se locomover nas grandes cidades sem precisar depender do transporte público ou outros. Todavia, é preciso ter em mente de que ter um veículo não significa somente praticidade, conforto e rapidez, mas também gastos periódicos com manutenção.

Uma empresa que possui uma frota de carros para uso dos colaboradores precisa despender custos para manter em dia a manutenção dos veículos — o que certamente não costuma sair barato. Afinal de contas, estamos falando de gastos com manutenções preventivas e até mesmo contratempos (bateria, filtros, sistema de escapamento, pneus, entre outros fatores).

Como reduzir os custos relacionados à mobilidade?

Lembra do estudo feito pela WRI Brasil Cidades Sustentáveis que mencionamos no início do post? Ainda de acordo com essa fonte, 71% das pessoas que se deslocam diariamente para trabalhar afirmam que deixariam o carro na garagem caso pudessem contar com uma opção melhor de transporte. ​​

Tendo isso em mente, separamos algumas ações para reduzir os custos com mobilidade.

Optar por prestadoras de serviços que fazem a gestão do vale-transporte

O vale-transporte, como já mencionamos, é uma obrigatoriedade do empregador, concedido independentemente da distância entre a residência e o trabalho. A desobrigação ocorre somente caso a empresa forneça aos trabalhadores um meio de transporte gratuito que cubra integralmente esse percurso de ida e volta. ​

A empresa precisa fornecer o vale-transporte para estar de acordo com a legislação trabalhista e, mesmo que em alguns casos seja possível descontar até 6% do salário do empregado, ainda há gastos importantes por parte da organização.

Contudo, é possível reduzir esse valor quando se opta por uma empresa fornecedora de benefícios como a VB, que permite a economia no pedido de vale-transporte, pois calcula a quantidade exata de créditos necessários para garantir a locomoção de seus colaboradores, evitando o acúmulo de saldos não utilizados. Outras vantagens dessa escolha incluem:

• economia — cálculo exato dos créditos necessários para locomoção;

• agilidade — não é necessário alterar o cadastro da empresa nem dos colaboradores para obter economia;

• segurança — total amparo legal;

• gestão — toda a análise e emissão do pedido é realizada pela VB;

• praticidade e pontualidade — todo o trabalho de economia é feito em poucas horas.​

Incentivar o transporte colaborativo

O transporte colaborativo, além de ser uma tendência sustentável, ajuda na redução de custos com transporte, tanto por parte das empresas quanto para os colaboradores. É possível que o compartilhamento de carros seja instituído, por exemplo, em organizações com grandes números de trabalhadores que moram próximos.

Quando grupos de 3 ou 4 pessoas combinam de se deslocar até a empresa em apenas um carro, por meio de um sistema de rodízio, evita-se que pelo menos outros 3 carros estejam nas ruas (sobretudo em horários de pico) apenas com uma pessoa dentro. ​Para tornar essa opção viável, a empresa pode organizar grupos e oferecer vale-combustível para suprir o gasto.

Optando, mais uma vez, por empresas prestadoras de serviços que fazem a gestão do benefício, é possível centralizar todos os gastos em um único meio de pagamento, eliminando processos manuais de adiantamento, prestação de contas e reembolsos.

O VB Combustível é a melhor forma de pagar as despesas com abastecimento dos seus colaboradores, pois simplifica o seu o dia a dia operacional e centraliza os gastos em um único meio de pagamento, garantindo uma melhor gestão. Essa solução permite também eliminar os processos manuais de adiantamento, reembolso e prestação de contas.

Adequar os horários da empresa

Por fim, é possível que a empresa adote a prática de adequação de horários, tanto para os carros compartilhados quanto para os usuários de transporte público e demais. Ela consiste em reorganizar os horários de trabalho para que os momentos de chegada e saída não coincidam com os períodos de pico, quando as ruas estão cheias (ou seja, no começo da manhã e no final da tarde).

No post de hoje listamos os maiores custos com mobilidade nas organizações. Como você pode perceber, existem maneiras de fazer com que esses gastos sejam diminuídos e direcionados para outros setores da empresa, colaborando também com a sustentabilidade e com a redução no volume de congestionamentos nas cidades.

Por falar em políticas de mobilidade corporativa, temos outro post que explica o que mudou nas relações de trabalho e benefícios. Clique no link e amplie ainda mais o seu conhecimento sobre o assunto?